审计公司印章管理办法制度

审计公司印章管理办法制度

审计公司印章管理办法第一章总则第一条目的为规范本审计公司印章的管理与使用，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的正常运营秩序和合法权益，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于本审计公司及其下属各部门、分支机构所使用的各类印章。第三条印章种类本公司印章包括但不限于公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、部门章以及各类业务专用章等。第二章印章的刻制与启用第四条刻制申请因工作需要刻制印章，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、使用部门等信息，经部门负责人签字后，报公司总经理审批。第五条刻制流程经总经理审批同意后，由行政部门负责联系公安机关指定的合法刻章单位进行刻制。刻制过程中，行政部门应确保印章的规格、样式符合国家相关规定及公司要求。第六条印章备案新印章刻制完成后，行政部门应及时将印章印模及相关信息报公安机关备案，并在公司内部进行登记，建立印章档案。第七条启用通知新印章启用前，行政部门应发布正式的《印章启用通知》，明确印章的名称、启用时间、使用范围等信息，通知公司各部门及相关外部单位。第三章印章的保管第八条保管原则印章保管遵循“专人专管、责任明确”的原则，确保印章的安全与妥善保管。第九条保管人员公司公章、法定代表人章由行政部门负责人或其指定专人保管；财务专用章、发票专用章由财务部门负责人或其指定专人保管；合同专用章根据业务需要，可由业务部门负责人或其指定专人保管；部门章及其他业务专用章由相应部门负责人保管。第十条保管设施印章保管人员应配备专门的保管设备，如保险柜等，确保印章存放安全。同时，保管场所应具备防火、防潮、防盗等措施。第十一条保管责任保管人员对所保管的印章负有直接责任，应严格遵守本办法的各项规定，不得擅自将印章交予他人保管或使用。如因保管不善导致印章丢失、损坏或被盗用，保管人员应承担相应的责任。第四章印章的使用第十二条使用审批使用印章需填写《印章使用审批表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印日期等信息，并按照以下流程进行审批：1.一般性文件、报告等使用公司公章，经部门负责人审核后，报总经理审批。2.涉及重大事项、经济合同等使用公司公章、合同专用章，需经部门负责人、法务部门审核后，报总经理审批。3.财务相关业务使用财务专用章、发票专用章，由财务部门负责人审批。4.部门章及其他业务专用章的使用，由相应部门负责人审批。第十三条使用登记印章保管人员在每次用印前，应认真核对《印章使用审批表》的审批意见，并进行详细的用印登记。登记内容包括用印日期、用印部门、用印人、用印事项、用印文件名称及份数等。第十四条使用规范1.印章保管人员应严格按照审批意见用印，不得擅自扩大用印范围或超越权限用印。2.用印位置应准确、清晰，确保印章完整、端正地加盖在文件规定位置。3.严禁在空白纸张、空白合同等文件上加盖印章。如因特殊情况确需使用，须经总经理特别批准，并在限定用途和有效期限内使用。第十五条印章外借如因工作需要将印章外借，必须填写《印章外借申请表》，经总经理审批同意后，由保管人员与借用人办理交接手续，明确外借期限、用途等。借用人在外借期间应妥善保管印章，严格按照规定用途使用，并在归还时确保印章完好无损。第五章印章的变更与销毁第十六条变更申请因公司名称变更、业务调整等原因需要变更印章，由相关部门填写《印章变更申请表》，说明变更原因、变更后的印章信息等，经总经理审批后，按照印章刻制流程重新刻制印章。第十七条变更通知新印章刻制完成后，行政部门应及时发布《印章变更通知》，向公司各部门及相关外部单位说明印章变更情况，并收回旧印章。第十八条销毁申请对于因磨损、损坏或不再使用的印章，由保管人员填写《印章销毁申请表》，经部门负责人审核后，报总经理审批。第十九条销毁流程经总经理审批同意后，由行政部门会同相关部门对印章进行销毁。销毁方式可采用切割、熔毁等确保印章无法恢复使用的方法。销毁过程应进行记录，并留存相关影像资料。第二十条档案注销印章销毁后，行政部门应及时在印章档案中注销相关信息，确保档案信息的准确性和完整性。第六章监督与检查第二十一条监督机制公司建立印章使用监督机制，行政部门、审计部门负责对印章的保管、使用情况进行定期或不定期的监督检查。第二十二条检查内容检查内容包括印章保管是否安全、使用审批是否合规、用印登记是否完整等。对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。第二十三条违规处理对违反本办法规定，擅自使用印章、超越权限用印、保管不善导致印章出现问题等行为，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等处理；构成