汽车维修公司档案归档管理细则

汽车维修公司档案归档管理细则

第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，保障档案资料完整、准确、安全，充分发挥档案在经营决策、技术创新、客户服务中的支撑作用，促进公司持续健康发展，根据《中华人民共和国档案法》《汽车维修行业档案管理规范》及公司规章制度，制定本细则。第二条本细则适用于公司各部门及全体员工，涵盖经营管理、维修服务、技术研发、人事财务等各类档案的归档管理。第三条本细则所称档案，是指公司在生产经营、管理服务等活动中形成的具有保存价值的纸质、电子、音像等不同形式的历史记录。第四条档案管理遵循“集中统一、分类管理、安全保密、便于利用”原则，实行“谁产生、谁负责收集，谁管理、谁负责归档”的责任制。第二章档案管理职责第五条行政部为公司档案管理主管部门，负责统筹档案管理制度建设、日常监督及档案库房管理；各部门指定1名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交；档案管理员承担档案接收、审核、编号、保管、借阅等具体工作。第六条行政部职责：制定档案管理细则并组织实施；指导各部门档案收集整理工作；定期开展档案检查与培训；负责档案的长期保管与利用服务。第七条部门档案员职责：按要求收集本部门日常产生的档案资料；对资料进行分类、装订（纸质）或规范命名（电子）；每月按时向行政部移交归档资料，确保移交清单清晰完整。第八条档案管理员职责：严格审核移交档案的完整性、规范性；按分类标准编号归档，建立档案检索目录；定期检查档案保管状况，做好防火、防潮、防虫、防泄密工作；办理档案借阅手续，做好登记记录。第三章档案分类与归档范围第九条公司档案分为七大类，具体归档范围如下：（一）客户服务档案：含客户基本信息（姓名/单位、联系方式、证件复印件）、车辆信息（车牌号、VIN码、登记证书）、维修工单、故障诊断报告、零部件更换清单、竣工检验单、服务合同、结算凭证、投诉处理记录及满意度调查结果。（二）维修技术档案：含维修案例汇编、故障诊断方案、厂家技术公报、维修手册、内部技术培训资料、技能考核记录、新车型维修技术研发文档。（三）设备管理档案：含设备采购合同、验收报告、安装调试记录、操作手册、维护保养计划及执行记录、故障维修记录、报废审批手续。（四）人事管理档案：含员工入职资料（简历、学历证书、资格证）、劳动合同、薪酬调整记录、绩效考核材料、培训证书、奖惩文件、离职手续。（五）财务管理档案：含会计凭证、账簿、财务报表、税务申报资料、发票存根、银行对账单、审计报告、预算方案。（六）行政管理档案：含公司会议纪要、规章制度、通知决定、采购合同（非设备类）、办公用品领用记录、市场活动资料、供应商信息。（七）其他档案：含知识产权资料、行业政策文件、应急处置预案等。第四章档案归档流程与要求第十条归档流程：1.收集：部门档案员每月5日前收集上月本部门需归档资料；2.整理：纸质资料装订成册，标注档案名称、日期；电子资料按“部门+年份+类别+序号+名称”命名，存储于指定文件夹；3.移交：填写《档案移交清单》，经部门负责人签字后移交行政部；4.审核：档案管理员3日内审核，符合要求的编号归档，不符合的退回补正；5.登记：建立纸质与电子检索目录，便于快速查询。第十一条时间要求：-月度归档：维修工单、客户服务记录等每月5日前移交；-季度归档：技术培训资料、设备保养记录等每季度首月10日前；-年度归档：财务、人事、行政年度资料等次年1月31日前。第十二条质量要求：档案内容真实完整，签字盖章齐全，不得涂改；电子档案需确保格式兼容（优先PDF、Word），无病毒感染。第五章档案保管与保护第十三条保管场所：纸质档案存放于专用档案库房，配备防火、防潮、防虫设备；电子档案存储于公司专用服务器，设置访问权限，定期备份（至少双备份，异地备份每年一次）。第十四条保管期限：-永久保管：人事档案、公司章程、重大合同、审计报告；-长期保管（15-30年）：客户档案、维修技术案例、设备档案、财务档案；-短期保管（1-10年）：日常行政文件、市场活动资料、月度报表。第十五条保密措施：机密档案（如财务数据、客户隐私）需单独存放，借阅需总经理审批；档案管理员不得泄露档案内容，离职时需办理档案交接手续。第六章档案借阅与利用第十六条借阅条件：公司员工因工作需要可借阅档案，外部单位需持有效证明并经总经理批准。第十七条借阅流程：填写《档案借阅申请表》→部门负责人审批→档案管理员审核→办理借阅（纸质档案需现场登记，电子档案需签署保密协议）。第十八条借阅权限：普通员工可借阅本部门非机密档案；部门负责人可借阅跨部门相关档案；机密档案仅限总经理及指定人员借阅。第十九条借阅期限：一般档案不超过7天，特殊情况可延期3天，需重新申请；电子档案不得拷贝，仅限在指定电脑查看。第七章档案鉴定与销毁第二十条鉴定周期：每5年组织一次档案鉴定，由行政部牵头，联合财务、技术、人事等部门组成鉴定小组。第二十一条销毁流程：对无保存价值的档案，鉴定小组提出销毁意见，编制《档案销毁清册》→总经理审批→两人监销→监销人签字确认→销毁清册永久保存。第二十二条严禁私自销毁档案，违者追究责任。第八章附则第二十三条本细则由公司行政部负责解释与修订。第二十四