汽车维修公司财务报销审批制度

汽车维修公司财务报销审批制度

第一章总则1.1为加强公司财务管理，规范费用报销行为，提高资金使用效率，保障公司财务安全，根据国家财经法规及公司实际情况，制定本制度。1.2本制度适用于公司全体员工（含劳务派遣人员），涵盖差旅费、办公费、维修材料费、业务招待费等各类日常经营费用的报销审批。1.3报销遵循实事求是、权责对等、逐级审批、成本控制原则，所有报销事项须真实合法，严禁虚报冒领、铺张浪费。第二章报销基本规范2.1凭证要求（一）报销凭证须为国家税务部门监制的合法有效发票，内容填写完整（含名称、日期、项目、金额、数量等），加盖发票专用章；电子发票需打印并经财务部门验证真伪。（二）非发票类凭证（如收据、白条）原则上不予报销，特殊情况需由经办人说明事由，经部门负责人及总经理签字确认后方可受理。（三）报销单填写应规范：项目齐全、字迹清晰，金额大小写一致，附件粘贴整齐有序，注明费用用途及关联业务事项（如维修工单编号、出差任务等）。2.2报销时限（一）差旅费：员工出差结束后15个工作日内完成报销；逾期未报且无正当理由的，财务部门可暂缓支付。（二）日常费用：当月发生的办公费、材料费等需在次月10日前报销，跨季度费用不予受理（特殊项目除外）。2.3借款管理（一）因公借款须填写《借款单》，注明借款用途、金额及还款期限，经审批后到财务部门办理。单笔借款金额超过5000元的，需提前1个工作日通知财务备款。（二）借款须在业务完成后30日内报销冲抵，逾期未清的，从借款人当月工资中扣除；连续3个月未清借款的，暂停其后续借款资格。第三章报销审批流程3.1一般审批流程（一）经办人填写《费用报销单》，附相关凭证提交部门负责人审核；（二）部门负责人审核：确认费用真实性、合理性及与业务的关联性，签字确认；（三）财务部门初审：核对凭证合法性、金额准确性，检查报销单填写规范，提出审核意见；（四）分管领导审批：对权限内费用（单次金额2000元以下）签字确认；（五）总经理审批：单次金额2000元及以上、业务招待费超标准或特殊事项，须经总经理签字批准；（六）财务付款：审批通过后，财务部门在3个工作日内通过银行转账或现金方式支付。3.2审批权限划分（一）部门负责人：单次报销金额500元以下，且属于部门日常运营费用；（二）分管领导：单次报销金额500元（含）至2000元（不含），或关联跨部门协作项目的费用；（三）总经理：单次报销金额2000元（含）以上，及业务招待费、固定资产采购等重大支出。第四章各类费用报销细则4.1差旅费（一）出差前须填写《出差申请单》，注明目的地、事由、天数及预计费用，经部门负责人审批后方可出行。（二）交通费用：市内交通凭发票报销，单日不超过50元；长途交通优先选择火车硬座/硬卧，确需乘坐高铁二等座或飞机经济舱的，须经分管领导批准。（三）住宿费用：一线城市（北京、上海、广州等）单日不超过300元，二线城市单日不超过200元，三线及以下城市单日不超过150元；多人同行住标准间的，按人均标准报销。（四）伙食补贴：出差期间按50元/天标准发放，无需发票；如已由接待方提供餐饮，则取消当日补贴。4.2维修材料费（一）维修材料采购须与维修工单对应，附供应商提供的材料清单、发票及仓库验收单（仓管员签字确认）；（二）小额材料采购（单次500元以下）可由车间主任审批，大额采购（超过500元）需提交《采购申请单》，经分管领导批准后执行。4.3业务招待费（一）招待前须填写《业务招待申请单》，注明招待对象、事由、人数及预计金额，经分管领导审批；单次招待金额超过1000元的，须总经理批准。（二）招待标准：人均不超过100元，严禁使用高档烟酒；报销时附发票、消费明细（菜单）及招待对象签到表（或合作协议复印件）。4.4办公费（一）办公用品采购实行集中管理，各部门每月提交采购需求，由行政部统一采购；报销时附采购清单、发票及验收记录。（二）办公设备维修、耗材更换需经行政部确认，凭维修单及发票报销。第五章监督与责任追究5.1财务部门定期对报销事项进行抽查，每季度出具费用分析报告，向总经理办公会汇报费用控制情况。5.2经办人虚报、冒领费用的，除追回款项外，给予通报批评；情节严重的（如金额超过1000元），解除劳动合同并追究法律责任。5.3审批人未履行审核职责，导致违规报销的，视情节轻重给予警告、扣发绩效奖金；累计3次以上的，调整岗位或免职。5.4财务人员未严格审核凭证，造成公司损失的，承担相应赔偿责任。第六章附则6.1本制度由公司财务部负责解释，未尽事宜由财务部