《社会福利机构健康档案管理规范》

ICS

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□B

宁夏回族自治区地方标准

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社会福利事业机构健康档案管理规范

点击此处添加标准名称的英文译名

（征求意见稿）

在提交反馈意见时，请将您知道的相关专利连同支持性文件一并附上。

2024-XX-XX发布2024-XX-XX实施

宁夏回族自治区市场监督管理厅发布

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目录

1范围.....................................................................................1

2规范性引用文件...........................................................................1

3术语和定义...............................................................................1

4基本要求.................................................................................1

5过程管理.................................................................................2

6归档管理.................................................................................2

7档案保管.................................................................................3

8电子档案.................................................................................3

9档案利用.................................................................................3

10质量与评价..............................................................................3

附录A（资料性）A.1社会福利事业机构健康档案移交表......................................5

附录A（资料性）A.2社会福利事业机构健康档案利用登记表..................................6

参考文献....................................................................................7

I

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刖言

本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

本文件由宁夏回族自治区民政厅提出并组织实施归口。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件起草单位：宁夏社会福利院。

本文件主要起草人：何晓艳、李艳玲、肖荣、马晓红、茹立君、常增印、黄丽娟、金晶、王丽、马

秀莲、张越、高梅林、戚秀格、高微露

II

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社会福利事业机构健康档案管理规范

1范围

本文件规定了社会福利事业机构健康档案管理基本要求、过程管理、归档管理、档案保管、档案信

息化、档案利用、质量与评价等内容。

本文件适用于社会福利事业机构健康档案管理工作。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件,

仅该口期对应的版本适用于本文件；不注口期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T9705义字档案案卷格式

GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T31纸质档案数字化规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1社会福利事业机构socialweIfareinstitutions

国家、社会组织和个人举办的，为老年人、残疾人、孤儿和弃婴等提供养护、康复、托管等服务的

机构。

3.2健康档案healthrecords

居民健康管理（疾病预防、健康保护、健康促进等）过程的规范、科学记录是以居民个人健康为核

心，贯穿整个生命过程，涵盖各种健康相关因素，实现多渠道信息动态收集，满足居民自我保健和健康

管理、健康决策需要的信息资源。

4基本要求

4.1基本原则

应按照统一领导、分级实施、分类管理、集中保管的原则开展健康档案管理工作。

4.2管理要求

4.2.1应明确档案管理的组织机构和部门。

4.2.2应建立档案管理的相关制度及工作职责，包括但不限于：

a）档案室管理制度；

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b）档案信息安全管理制度；

c）档案复印，借阅服务管理制度；

4.3人员要求

4.3.1能力要求：应大专及以上学历，具备档案管理专业知识，熟悉相关法规，具有医疗专业相关知

识，有计算机基础知识，并能熟练操作。

4.3.2人员培训：应按专业技术人员继续教育要求，每年获得学分不低于25学分。

4.4设施要求

4.4.1有条件的机构宜设立专用的健康档案室、阅览室和复印窗口。

4.4.2借阅、查阅、复印室和档案室的安全管理应符合档案库房“八防”标准要求。

4.4.3配备信息技术设备及网络系统。

5过程管理

5.1健康档案的建立

5.1.1社会福利事业机构接收服务对象时，应建立健康档案。

5.1.2健康档案应由医务人员负责建立，并根据健康问题和服务提供情况完成相应记录。记录内容包

括但不限于以下内容：

a）服务对象基本情况；

b）健康体检；

c）重点人群健康管理记录：

d）其他医疗卫生服务记录；

5.2归档前管理

5.2.1健康档案未归档前由服务对象所在科室统一存放；

5.2.2未归档资料，因特殊恃况，服务对象及其家属等人或第三方机构需要档案服务时，由科室工作

人员携带健康档案资料至档案管理部门，由档案管理人员审核后，提供档案服务。

6归档管理

6.1归档时间

6.1.1宜根据机构情况，定期由服务对象所在科室整理档案移交档案管理部门.

6.1.2由于服务对象离院或死亡等特殊情况终止服务，由服务对象所在科室整理档案移交档案管理部

门。

6.1.3服务对象在院周期少于1年时，健康档案资料宜7日内归档；服务对象在院周期大于1年时，

健康档案资料宜15日内归档；

6.2归档内容

健康档案归档内容包括但不限于：

a）社会福利事业机构在开展健康服务过程中产生的医疗、护理、康复等相关医疗文书，文书记

录内容应符合5.1.2要求；

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b）服务对象在社会福利事业机构期间，产生的个体心理评估、治疗记录等心理健康档案；

c）服务对象在社会福利事业机构期间，产生的社工个体服务档案；

d）贯穿于服务对象整个生命周期的所有医疗机构既往住院病历及门诊就诊病历等；

e）有保存价值的检查、检验、体检结果。

6.3归档手续

健康档案归档时，双方办理交接归档手续，填写《社会福利事业机构健康档案移交表》（样式见附

表A.1）

7档案保管

7.1案卷组成

a）医疗、护理、康复、社工服务等文书应经过系统整理形成案卷；

b）社会福利事业机构健康档案保存排序，宜根据机构“使用上的要求”这一原则进行排列：

c）宜按照一体化资料来源定向整理，将不同来源的资料按同类资料集中在一起，再分别按时间

顺序排列。

7.2案卷编目

依据案卷内文件资料的关系，包括页号、封面、脊背、卷内目录、卷内备考表、案卷目录等应按GB/T

11822的规定编目。

7.3案卷装订

纸质健康档案装订应符合GB/T11822的规定。

8电子档案

8.1电子档案的建立和归档应符合GB/T18894的要求。

8.2应通过多种途径保证档案的数据安全。

9档案利用

档案管理部门应建立档案利用制度，利用档案应符合下列要求：

a）健康档案利用档案的方式包括但不限于阅览、复印；

b）健康档案利用申请人包括服务对象本人、法定监护人、代理人、司法机构、医疗机构和医疗

保险等第三方公司，宜填写《社会福利事业机构健康档案利用登记表》（样式见附表A.2）。

10质量与评价

10.1质量管理

10.1.1健康档案文书记录应遵循客观、真实、准确、及时、完整、规范原则。

10.1.2归档的健康档案资料应除医疗机构的住院病历、服务对象及家属身份证、医保卡为复印件之外,

其他在社会福利事业机构产生的与健康有关的资料应为原件；

3

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10.1.3归档健康档案资料应经过系统整理，无错归档、漏归档等现象。

10.2评价改进

10.2.1社会福利事业机构健康档案管理部门有保护档案及信息安全的保障机制;

10.2.2社会福利事业机构健康档案有档案管理工作制度、规范与程序；

10.2.3定期对相关人员进行档案信息安全专项培训及考核。

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附录A

（资料性）

A.1社会福利事业机构健康档案移交表

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A.2社会福利事业机构健康档案利用登记表

编号:

利用人利用单位利用日期

利用内容

利用目的

利用方式阅览口复制口外借口其他口

利用人工作

证明材

料

利用人身份

证材料

利用人（签字）

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参考文献

[1][2019]130号民政部、国家档案局关于印发《儿童福利机构业务档案管理办法》的通知

[2]中华人民共和国民政部令第19号发布《社会福利机构管理暂行办法》

[3][2024]15号国刑办基层发《居民电子健康档案首页基本内容（试行）通知》

[4]2011年11月21口国家档案局令第9号公布自公布之口起施行《中国档案分类法》

[5]（2009）46号《健康档案基本架构与数据标准（试行）》

[6]全国卫生专业技术资格考试用书编写专委会编写.病案信息技术（士、师、中级）[M].北京：

人民卫生出版社.2022

[7]国家卫生健康委员会医政医管局组织编写.病历书写与管理基本规范.[M]北京：人民卫生出版

社.2022

[8]WS360城乡居民健康档案基本数据集

[9]MZ/T168养老机构老年人档案管理规范

[10]DB3709/T（）07医养结合机构老年人健康档案管理规范

[11]T/CHAS10-4-10中国医院质量安全管理第4-10部分：医疗管理病案管理

[12]张莉.电子健康档案如何规范化建设与管理使用.中国卫生.2023.11.016：74-75.

[13]李雪茹.医院健康档案管理现状与完善策略研究.兰台内外.2022,3.

[14]卢宇洁.社会福利事业机构档案管理创新路径.兰台内外.2022,28.

[15]马欢.社会福利事业机构档案管理现状调研[D]黑龙江大学，2018

7

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社会福利事业机构健康档案管理规范

编制说明

2024年08月

目次

一、工作概况

二、制定标准的必要性和意义

三、主要起草过程

四、制定标准的原则和依据，与现行法律、法规、标准的关系

五、主要条款的说明，主要技术指标、参数、实验验证的论述

六、重大意见分歧的处理依据和结果

七、实施标准的措施建议

八、知识产权说明

九、其他应予说明的事项

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《社会福利机构健康档案管理规范》地方标准编制

说明

一、工作简况

（一）任务来源

2024年3月，由宁夏社会福利院申请地方标准的立项，按照《自

治区市场监管厅关二下达2024年宁夏地方标准制（修）订计划的通

知》（宁政发（2023〕1374号），批准《社会福利机构健康档案管理

规范》地方标准的制（修）订，结合社会福利机构健康档案需求的

实际情况，编制《社会福利机构健康档案管理规范》地方标准，标

准由宁夏回族自治区民政厅提出并归口。

（二）起草单位

本标准项目主要承担单位：宁夏社会福利院（宁夏民政厅民康医

院）起草。

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协作单位：宁夏儿童福利院

（三）主要起草人及分工

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姓名职称与职务任务分工

何晓艳档案管理员（病案信息与技术士）推动项目执行

李艳玲质控科科长（主管护师）推动项目执行

肖荣社工科科长（高级社工师）推动项目执行

马晓红宁夏社会福利院副院长领导项目执行

茹立君宁夏社会福利院副院长（主管护师）领导项目执行

常增印宁夏社会福利院副院长（主任医师）领导项目执行

黄丽娟护理部主任（主管护师）实施执行

金晶中级社工实施执行

马秀莲中级社工实施执行

张越副主任护师实施执行

二、制定（修订）标准的必要性和意义

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L根据民政部《“十四五”民政事业发展规划》（以下简称《规

划》）贯彻落实，结合国家卫生健康委、国家中医药局、国家疾控局

联合发布《“十四五”全民健康信息化规划》（以下简称《规划》）。

《规划》部署八大主要任务、五项重点工程及八大优先行动，要求

坚持“统筹集约、共建共享，服务导向、业务驱动，开放融合、创

新发展，规范有序、安全可控”的基本原则，以引领支撑卫生健康

事业高质量发展为主题，促进全民健康信息服务体系化、集约化、

精细化发展，到2025年推动形成卫生健康行业机构数字化、资源网

络化、服务智能化、监管一体化的全民健康信息服务体系。

2.为了加快民政服务，进一步发挥民政部门职能作用，建立健

全适度普惠型福利制度，保障和改善民生、促进社会和谐稳定的迫

切需要，进一步提高认识，加大投入，科学管理，创新服务。社会

福利机构健康档案管理工作就是福利服务机构科学管理中重要的一

环，涵盖了疾病治疗、免疫接种、家庭和个人史、慢性病管理等诸

多内容，贯穿了个体生命的全过程。是必须重视的基础性工作。在

健康档案管理的过程中融入先进的科技，提高档案管理质量，完善

档案管理工作的服务功能，最大化利用档案效益，社会福利机构健

康档案管理亦不例外。

3.目前宁夏全区社会福利事业机构6家，床位设置共2196张,

目前运营3家,使用床位1536张；儿童福利机构5家，收养人员

241人，临时监护人员2600余人；全区养老机构104家，庆位设置

2.7万张，2022年入住率达27.66%,重型精神疾病患者31000多人，

对收养人员健康档案进行规范化管理，可一定程度上规避分险和纠

纷，且便于查询和使用，对个体健康管理、医疗数据分析与参照具

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有重要价值。现阶段健康档案管理过程中主要面临档案信息动态采

集不足、档案资源利用不充分的问题。为改善这一现状，应明确健

康档案管理方向，从制度、机制、人才保障、思想观念等多方面入

手，对健康档案管理流程、方式方法进行优化，提高医院健康档案

管理效率，发挥档案价值，更好地为服务对象提供健康服务，不断

提高社会福利事业机构服务质量，同时可实现信息的动态实施管理,

为服务工作开展和社会救助服务体系的建设提供有力支撑，对促进

社会和谐发展与服务民生，具有重要意义和必要性，也将为健全民

政福利机构标准体系和进一步规范服务质量提供指引。

三、主要起草过程

（一）成立起草组、确定分工（2024年1月至2月）

成立工作小组和编写小组，明确任务分工，通过实地访谈、查

阅文献等方法收集资料，编写提纲，梳理框架结构。

（二）收集资料、编制标准草案（2024年3月至6月）

通过《全国标准信息公共服务平台》查阅相关标准的发布情况，

通过文献检索、书籍查阅等方式收集健康档案相关资料。通过标准

编制实务操作培训，参与标准编制的工作人员按照编写提纲要求和

任务分工，梳理工作关键点和业务流程，反复实践推演讨论，最终

形成《社会福利机枸健康档案管理规范》讨论稿。

2024年6月，多次召开标准讨论会，反复修改后形成标准征求

意见稿，完成编制说明的撰写。

（四）调研及征求意见（2024年7月至9月）

2024年6月，完成区内调研及意见征集。2024年7月份完成区

外调研及意见征集。

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2024年月在自治区市场监督管理厅网站上公开标准文本和编

制说明，进行线上广泛征求意见，为期30天；通过线上线下的方式

广泛征求意见。

2024年8月收集意见并进行整理，采纳了27条意见，并根据

采纳意见对标准文本进一步修改并形成了《社会福利机构健康档案

管理规范》（送审稿）和编制说明，保证该标准的科学性和适用性。

（五）报批审核

收集相关法律法规、政策文件、标准等相关资料。

（三）编制标准草案

地方标准项目任务下达后，宁夏社会福利院成立标准编制起草

组，成立由多学科专家组成的工作领导小组和编写小组，明确了各

成员职责分工。

2024年1月至2月，通过深入实地进行访谈、广泛收集国内外

相关研究文献和资料，形成初步的编写提纲，并构建标准草案的基

本框架结构。整个标准起草过程严格遵循“科学、统一、实用”的

基本原则，紧密贴合国家标准化工作的各项要求，并广泛借鉴区内

外相关领域的先进经验和标准规范，如《病历书写与管理基本规范》、

《病案信息技术》、《健康档案基本架构与数据标准（试行）》等，确

保标准内容的权威性和前瞻性。

2024年5月，标准起草组对所收集的资料进行梳理、分析，形

成工作组讨论稿。

2024年3月-6月，多次召开标准讨论会，经过反复实践推演和

内部讨论，不断优化完善，形成《社会福利机构健康档案管理规范》

初稿。

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2024年7月，组织标准化小组人员到江苏省常州德安医院、苏

州社会福利院总院、杭州市第七人民医院及宁波市民康医院等多家

社会福利事业机构及与社会福利事业有业务联系的医疗机构，进行

认真调研探讨与学习。

2024年月在自治区市场监督管理厅网站上公开标准文本和编

制说明，进行线上广泛征求意见，为期30天；通过线上线下的方式

广泛征求意见。

2024年9月，召开标准讨论会，采纳了21条意见，并根据采

纳意见对标准文本进一步修改并形成了《社会福利事业机构健康档

案管理规范》（送审稿）和编制说明，保证该标准的科学性和适用性。

（四）报批审核

2024年10月至12月，对收集到的所有反馈意见和建议进行认

真梳理与分析，充分吸纳合理建议，对标准草案进行多次修改和完

善c编写组对此进行集体讨论和审核，最终形成结构严谨、内容完

善、表述清晰的行业标准送审稿，为后续的报批发布奠定坚实基础。

四、编制原则和依据，与现行法律、法规、标准的关系

（一）编制原则

1.以人为本原则。坚持“民政爱民，民政为民”工作理念，建

立“全生命周期”健康管理，是为服务对象提供就医、预防、保健

和康复的重要依据。将服务和谐社会建设、满足社会福利事业机构

特殊服务群体健康需求作为标准化工作的根本出发点和落脚点，以

民政服务对象满意程度检验标准化建设成效。

2,科学管理原则。健康档案管理是一项长期而系统的工作，规

范社会福利事业机构健康档案管理，建立健全档案保管、利用、保

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护、保密等规章制度，做到了档案使用制度化、规范化。立足实际，

面向社会福利机构，在区域内加强标准宣传、实施、监督、评价与

反馈机制，提高标准的适用性、实效性与专业性。

3.安全管理原则。档案管理工作遵循严格管理、预防为主、防

治结合、确保安全的原则。做好档案实体安全与信息安全管理，规

范查档流程，加强监管体系，提升档案工作人员隐私保护意识，更

好的实现档案事业为民服务的宗旨。

4.实用性原则。档案数字化管理以档案利用为导向，从档案信

息的收集、处理、存储、传递、利用的整个过程，都保证真实、准

确、可靠，能够满足档案管理部门及服务对象的需求，并节约了人

力资源成本，提高了工作效率，产生了一定的经济效益和社会效益。

(-)编制依据

1.实践依据：社会福利机构健康档案是机构内开展健康服务活

动时的规范记录，是以个人健康状况为核心，贯穿整个生命过程、

涵盖影响健康各方面因素的规范性文件记录。宁夏社会福利院现有

服务对象健康档案426份，走访儿童福利院，现有700余人建档，

由于管理方式较为传统，方法落后，档案管理人员专业性不足，以

及制度不健全，档案收集欠规范，造成档案管理缺乏系统化和动态

化管理。因此社会福利机构应规范标准，通过强化档案管理，全面

增强档案管理水平，规范档案管理、制定完善的档案管理制度、保

障档案资源得到合理利用，更好地解决民生问题，构建和谱社会，

社会福利事业机构应对档案管理工作予以高度重视，发挥档案管理

的重要作用。

2.理论依据：《社会福利事业机构健康档案管理规范(草案稿)》,

标准借鉴的主要书籍为国家卫生健康委员会医政医管局组织编写，

北京人民卫生出版社出版的《病历书写与管理基本规范》。主要引用

以下国家标准和行业标准：

GB/T9705文字档案案卷格式

GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T31纸质档案数字化规范

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（三）与现行法律法规、标准的关系

标准的制定符合《中华人民共和国档案法》中加强档案管理，

规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化

建设水平。目前国内无相关标准发布。

五、主要条款的说明，主要技术指标、参数、实验验证的论述

（-）主要条款说明

健康档案质量与评价。社会福利机构健康档案管理工作是福利

服务机构科学管理口重要的一环，涵盖了疾病治疗、免疫接种、家

庭和个人史、慢性病管理等诸多内容，贯穿了个体生命的全过程。

不仅记载了服务对象的既往病史，也是对福利机构历史的记载，因

此，提高健康档案质量与评价至关重要。质量与评价是健康档案全

程管理、系统的管理方法，涵盖了健康档案生成、收集、整理、存

储、利用等各个环节，旨在确保档案的真实性、准确性、完整性和

及时性。近年来，随着医疗信息化的快速发展，健康档案质量全程

管理面临着新的机遇和挑战。

（二）主要技术指标、参数、试验验证的论述