2026年家具制造公司会计档案管理规范管理制度

2026年家具制造公司会计档案管理规范管理制度第一章总则第一条为规范本公司会计档案管理工作，保障会计档案的真实、完整、安全和可追溯，维护公司会计核算秩序和财务信息安全，结合《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》《企业会计准则》及公司生产经营、财务核算实际，制定本制度。第二条本制度所称会计档案管理规范，是指对公司在会计核算过程中形成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告、电子会计资料及其他具有保存价值的会计资料进行收集、整理、装订、归档、保管、查阅、复制、移交、销毁的全流程管理工作，核心聚焦档案合规管理、安全保管、便捷利用，以标准化管理保障财务工作的规范性和连续性。第三条本制度适用于公司财务部门及所有产生、使用会计档案的部门（采购部门、销售部门、生产部门、行政部门等）及相关人员；严禁损毁、丢失、篡改、隐匿、伪造、擅自销毁会计档案，所有会计档案管理行为需确保依据充分、记录完整、全程可追溯。第四条会计档案管理遵循“真实完整、安全保密、分类管控、合规保管、便捷利用”的核心原则，做到档案收集全面、整理规范、保管安全、查阅合规、销毁有序，以制度化管理保障会计档案的法律效用和使用价值。第五条公司财务部门为会计档案管理归口管理部门，配备专职或兼职档案管理员负责会计档案的日常管理工作；财务部门负责人为本公司会计档案管理第一责任人，各部门负责人为本部门会计档案生成及移交的第一责任人。第二章管理范围与职责划分第六条管理范围。档案类型：会计凭证类（原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他凭证）、会计账簿类（总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他账簿）、财务会计报告类（月度、季度、半年度、年度财务会计报告，含报表、附注及财务情况说明书）、其他会计资料类（银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、成本核算单、合同结算凭证、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、电子会计档案备份介质等）；介质类型：纸质会计档案、电子会计档案；覆盖环节：资料收集、分类整理、规范装订、立卷归档、安全保管、合规查阅、复制移交、到期销毁。第七条职责划分。财务部门：制定会计档案管理实施细则，明确各类档案的整理、装订、保管标准；收集各业务环节产生的会计资料，审核资料的真实性、完整性、合规性；按规范完成会计档案的整理、装订、编号、立卷；建立会计档案管理台账，详细记录档案名称、编号、介质类型、保管期限、归档时间、查阅记录、销毁记录等；配备专用档案保管设施，做好纸质档案防潮、防火、防虫、防盗、防光，电子档案防篡改、防丢失、防病毒；按规定流程办理会计档案的查阅、复制、移交手续；定期检查档案保管状况，及时处理档案损毁、破损等问题；按法定保管期限保管会计档案，到期按规定组织销毁；定期备份电子会计档案，确保电子档案与纸质档案内容一致且可正常读取。各业务部门：及时向财务部门提交真实、完整的原始凭证（采购发票、销售单据、费用报销凭证、合同结算单据等）；配合财务部门核对会计档案对应的业务数据，确保账实相符；本部门因工作需要查阅会计档案时，按规定流程提交申请，严禁违规查阅或泄露档案信息；及时移交本部门产生的需纳入会计档案管理的相关资料。档案管理员：负责会计档案的日常接收、整理、装订、归档和保管；建立并实时更新会计档案管理台账，记录档案全生命周期管理信息；严格把控档案查阅、复制权限，办理相关登记手续；定期检查档案保管环境和档案完好状况，发现问题立即上报并处理；按规定流程组织到期会计档案的鉴定及销毁工作；定期向财务部门负责人汇报会计档案管理情况。财务部门负责人：审批会计档案查阅、复制、移交、销毁申请；监督会计档案管理全流程执行情况，纠正违规操作；组织开展会计档案管理自查工作，排查管理漏洞；协调解决会计档案管理过程中的重大问题，保障管理资源投入。公司管理层：审批重大会计档案查阅、销毁事项；保障会计档案管理所需的场地、设施、人员等资源；对会计档案管理违规行为作出处理决定，督促整改落实。第三章会计档案管理规范第八条收集整理规范。纸质会计档案：记账凭证需附完整的原始凭证，凭证要素齐全、签字盖章完整，每月终了后规定天数内完成整理装订，装订前检查凭证编号连续、附件齐全，装订后封面注明公司名称、凭证所属期间、凭证种类、册数、起止编号、装订人、保管人；会计账簿在年度终了后规定天数内完成整理装订，账簿扉页注明启用日期、账簿页数、记账人员和财务负责人姓名，加盖名章和公司公章；财务会计报告按年度整理立卷，注明报告所属期间、编制单位、编制人、审核人、审批人。电子会计档案：电子会计凭证、账簿、报表等需按统一格式存储，确保内容与纸质档案一致，元数据完整（含生成时间、操作人员、校验信息等）；每月对电子会计档案进行双重备份，备份介质（专用U盘、加密硬盘、合规云存储）分地保管，每年对备份介质进行可读性检测；电子会计档案需设置操作权限，记录访问、修改日志，严禁未经授权人员操作。所有会计档案整理完成后，按年度、类别、编号顺序立卷，编制档案号，档案号具有唯一性且可追溯，立卷完成后移交档案管理员办理归档手续。第九条归档保管规范。归档时间：纸质记账凭证按月归档，会计账簿、财务会计报告按年度归档，其他会计资料按形成时间及时归档；电子会计档案在生成后实时归档，备份介质同步归档。保管场地：纸质会计档案存放于专用档案柜或档案室，场地需配备温湿度调节、防火、防盗设施；电子会计档案存储于专用服务器或加密存储设备，设置访问密码和操作权限。保管期限：会计档案保管期限严格遵循《会计档案管理办法》规定，其中会计凭证类、会计账簿类保管期限为30年，月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管，银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表保管期限为10年，会计档案移交清册、保管清册永久保管，销毁清册永久保管；电子会计档案保管期限与对应纸质档案一致。保管要求：档案管理员每月检查一次纸质档案保管状况，每季度检测一次电子档案备份介质可读性；严禁擅自抽取、替换、涂改会计档案，确需更正的需按会计更正规范处理并留存记录；会计档案保管期间如遇损毁、破损，需及时修复，无法修复的需注明原因并上报财务部门负责人。第十条查阅复制规范。内部查阅：公司员工因工作需要查阅会计档案的，需填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅事由、档案名称、编号、查阅范围，经所在部门负责人审核、财务部门负责人审批后，在档案管理员陪同下查阅；查阅时严禁勾画、涂改、抽取、损毁档案，查阅后及时归还，档案管理员在台账中记录查阅人、查阅时间、查阅内容、归还时间。外部查阅：税务、审计、司法机关等外部单位需查阅会计档案的，需提供单位介绍信、经办人有效身份证明，经财务部门负责人审核、公司管理层审批后，由档案管理员陪同查阅；需复制会计档案的，复制件需加盖公司财务专用章，档案管理员记录复制内容、份数、用途。复制移交：复制会计档案需经审批，复制件注明复制日期、复制人、审核人，与原件核对无误后加盖财务专用章；会计档案移交需编制移交清册，列明档案名称、编号、数量、保管期限，交接双方签字确认，监交人签字见证。第四章销毁管理与违规处理第十一条销毁管理规范。销毁条件：会计档案达到法定保管期限，且无未了事项（未结清的债权债务、未完结的税务事项等）的，可申请销毁；仍有未了事项的，需延长保管期限至事项完结。销毁流程：财务部门提出销毁申请，编制《会计档案销毁清册》，列明档案名称、编号、介质类型、保管期限、归档时间、销毁原因；由财务部门牵头，联合审计部门对拟销毁档案进行鉴定，出具鉴定意见；销毁申请及清册报公司管理层审批；审批通过后，由财务部门、审计部门共同派员监销，纸质档案监销人需核对档案数量与清册一致，销毁后在清册上签字确认，电子档案监销人需确认档案彻底删除且无法恢复；《会计档案销毁清册》永久保管。第十二条监督机制。财务部门每季度开展会计档案管理自查，重点核查档案整理规范性、保管安全性、查阅合规性、台账完整性；公司审计部门每半年开展会计档案管理专项检查，排查档案损毁、丢失、违规查阅、擅自销毁等问题；设立会计档案管理违规举报电话/邮箱，受理员工关于违规管理行为的举报，对举报信息严格保密，核查结果及时反馈举报人。第十三条违规处理。员工违规：丢失、损毁纸质会计档案，或导致电子会计档案丢失、篡改的，给予书面警告，扣减当月绩效规定比例；伪造、隐匿、擅自销毁会计档案的，扣减季度绩效规定比例，调离财务相关岗位；泄露会计档案保密信息，给公司造成损失的，承担相应赔偿责任，情节严重的解除劳动合同，涉嫌违法的移交相关部门处理。部门违规：业务部门未及时移交会计资料导致档案缺失的，扣减部门季度绩效规定比例，部门负责人承担连带责任；财务部门档案管理混乱、台账不全、保管不当导致档案损毁的，给予财务部门负责人警告处分，扣减季度绩效规定比例。档案管理员违规：未按规定登记台账、办理查阅手续，或未及时检查档案保管状况导致档案受损的，给予警告处分，扣减当月绩效规定比例；擅自允许