机关档案管理流程及规范要求

机关档案管理流程及规范要求机关档案作为单位履职活动的原始记录，是维护历史真实面貌、服务决策参考的重要资源。做好档案管理工作，需严格遵循规范流程，确保档案收集全面、整理有序、保管安全、利用高效。本文结合机关档案管理实践，梳理核心流程与规范要求，为实务工作提供参考。一、档案管理核心流程（一）收集：筑牢档案资源基础机关档案涵盖文书、会议记录、统计报表、合同协议、音像资料等多类载体。收集范围需严格对标《机关档案管理规定》，覆盖单位职能活动中形成的全部具有保存价值的材料。时间要求上，各业务部门应在每年第一季度完成上一年度档案的预整理，档案管理部门于4月底前开展集中收集，确保“应归尽归”。移交环节需规范手续：移交部门与档案管理部门共同核对文件材料的完整性、准确性，填写《档案移交清单》，明确文件数量、载体类型、密级等信息，双方签字确认后存档。对涉密档案，需单独登记、密封移交，全程做好保密管控。（二）整理：构建有序管理体系整理工作以“便于保管、利于利用”为原则，采用“年度—机构（问题）—保管期限”分类法，以“件”为单位整理（特殊载体如科技档案可按项目组卷）。装订与编号：去除金属装订物，采用线装或胶装固定文件，每件档案编连续页号（空白页不编号），确保页码清晰可辨。编目与归档：编制《归档文件目录》，逐项填写文号、题名、形成时间、页数、责任者等要素，目录需与档案实体一一对应。完成整理后，将档案按分类顺序装入档案盒，填写盒脊标签，注明年度、机构、保管期限及盒内文件起止件号。（三）保管：保障档案安全存续档案保管需兼顾实体安全与信息安全，构建“人防+技防”保障体系：库房管理：库房温度保持14-24℃、相对湿度45-60%，配备温湿度记录仪、除湿机、空调等设备；安装防盗门窗、烟雾报警器、灭火器，定期检查消防设施有效性。档案柜排列有序，预留通风通道，柜内放置防虫药剂（如樟脑丸），每半年开展一次防虫蛀检查。期限管理：依据《机关档案保管期限表》，将档案划分为“永久”“30年”“10年”三类，在档案首页或目录中标注期限，便于后续鉴定。电子档案需存储于专用服务器，定期备份至异地存储设备，防止数据丢失。（四）利用：释放档案服务价值档案利用需平衡“便捷服务”与“安全管控”，规范流程如下：内部利用：工作人员填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案管理部门现场查阅；如需复制档案，需经档案人员审核，复制件加盖“档案复制件”印章。外部利用：外单位人员需持单位公函、有效证件，经分管领导审批后，在指定场所查阅；涉密档案利用需严格执行保密规定，禁止复制、摘抄核心涉密内容。利用过程中，档案管理人员需全程监督，确保档案无涂改、无损坏，利用结束后及时归位、核对。（五）鉴定与销毁：优化档案资源结构档案鉴定每10年开展一次，由档案管理部门牵头，联合业务部门、保密部门成立鉴定小组，对照《保管期限表》逐件审核：鉴定流程：鉴定小组提出“保留”或“销毁”意见，形成《档案鉴定报告》，列明鉴定依据、处理建议，经单位领导审批后执行。销毁管理：对确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案编号、题名、形成时间、数量等信息。销毁时需由两人以上监销，监销人现场核对档案与清册的一致性，销毁后在清册上签字，清册永久保存。二、规范管理重点要求（一）制度体系建设单位需结合职能特点，制定《档案归档制度》《档案保管制度》《档案利用制度》《档案保密制度》等配套制度，明确各部门归档职责、档案借阅权限、保密管理要求。特别需细化“归档范围”与“保管期限表”，确保档案收集“不遗漏、不冗余”。（二）人员能力保障档案管理人员需具备档案专业知识，熟悉《档案法》《机关档案管理规定》等法规，每年参加不少于40学时的业务培训。同时，强化保密意识，签订《保密责任书》，严禁泄露档案内容。对兼职档案人员，需定期开展业务指导，确保工作标准统一。（三）信息化管理升级推进档案数字化转型，采用符合国家标准的档案管理软件，实现档案的“收集—整理—保管—利用”全流程线上管理。电子档案需与纸质档案同步归档，确保元数据（如文号、形成时间、责任者）一致，便于追溯。定期开展数据备份，备份介质需离线存储，防止病毒攻击或系统故障导致数据丢失。（四）监督检查机制建立“自查+抽查”监督体系：单位每年开展一次档案管理自查，重点检查归档完整性、保管安全性、利用合规性；上级主管部门每三年组织一次抽查，对发现的问题下达《整改通知书》，限期整改。整改情况需形成报告，纳入单位年度考核。结语机关档案管理是一项系统性、规范性工作，需以“维