城市建设项目档案管理规范文本

城市建设项目档案管理规范文本一、档案管理的核心定位与管理体制城市建设项目档案是城市规划、建设、运维的“记忆载体”，涵盖项目立项、设计、施工、验收等全周期原始记录，对工程质量追溯、城市更新改造、应急处置等工作具有不可替代的支撑作用。为规范管理流程，保障档案的完整性、准确性、系统性与安全性，需构建“统一领导、分级管理、各负其责”的管理体制：（一）建设单位职责作为项目档案管理的第一责任主体，需在项目立项阶段同步建立档案管理体系，明确专职档案管理人员，制定项目档案管理细则，统筹协调参建单位（施工、监理、设计等）的档案工作，确保档案管理与工程建设“四同步”（同步策划、同步实施、同步检查、同步验收）。（二）参建单位职责施工单位应随工程进度同步整理施工技术文件、隐蔽工程记录、材料检验报告等档案；监理单位需对施工档案的真实性、完整性进行审核签证；设计单位应提交完整的设计文件（含变更文件）及设计交底记录。二、归档范围与质量控制标准（一）归档范围划分城市建设项目档案需覆盖工程前期、建设实施、竣工验收、运维管理四个阶段，具体包括但不限于：前期阶段：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、建设用地规划许可证、地质勘察报告、环境影响评价文件等；实施阶段：施工图纸、施工组织设计、专项施工方案、原材料及构配件检验报告、施工日志、监理月报、工程变更单、隐蔽工程验收记录等；验收阶段：竣工图（含建筑、结构、给排水、电气等专业）、竣工验收报告、消防/人防/环保专项验收文件、工程质量检测报告等；运维阶段：工程移交清单、设备维护手册、运维记录（如电梯运行日志、管网巡检记录）等。（二）档案质量要求1.纸质档案：需使用耐久性纸张（如70g以上无酸纸），字迹应采用碳素墨水、蓝黑墨水书写或激光打印，禁止使用圆珠笔、铅笔；签字盖章手续齐全，图纸应折叠为A4幅面（图标栏外露），案卷装订应整齐牢固，无金属物残留。2.电子档案：需符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T____），采用开放格式（如PDF、XML），元数据（如创建者、修改时间、版本号）完整；涉密档案需按密级管理，非涉密电子档案应建立备份机制（异地备份或云端备份）。三、档案整理与组卷规则（一）分类与组卷逻辑项目档案应按“项目-阶段-专业”三级分类法整理：以单个建设项目为一级类目，按前期、实施、验收、运维划分为二级类目，再按专业（如建筑、结构、给排水、电气）或文件类型（如批复文件、图纸、报告）细分三级类目。组卷时，同一阶段、同一专业的文件应合并为一卷，遵循“问题结合时间”的组卷原则（如某栋楼的施工日志按时间顺序组卷，配套的材料检验报告附于其后）。（二）编目与著录规范1.案卷编目：案卷题名应简明准确，包含项目名称、阶段、专业及文件核心内容（如“XX小区1#楼施工日志（2023.1-2023.6）”）；案卷号采用“项目代号-阶段代号-专业代号-案卷顺序号”编制（如“XM-01-JS-001”）。2.文件著录：每份文件需填写《卷内文件目录》，包含文件编号、责任者、文号、日期、页数、备注等字段；竣工图需在图标栏上方加盖“竣工图”章，注明编制人、审核人、编制日期。四、档案保管与利用机制（一）保管条件与期限1.保管场所：档案库房应满足“八防”要求（防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温、防盗），温度控制在14-24℃，相对湿度45%-60%；电子档案存储设备需定期检测，避免磁场干扰。2.保管期限：分为永久、长期（50年）、短期（30年）三类。项目立项文件、竣工验收报告、竣工图等需永久保存；施工技术文件、监理日志等保存长期；一般性会议纪要、工作联系单等保存短期。（二）利用与保密管理1.利用流程：内部查阅需填写《档案借阅申请表》，注明用途并经部门负责人审批；外部单位（如审计、科研机构）查阅需持单位介绍信及有效证件，经建设单位分管领导审批。档案利用应优先提供电子副本，确需借阅纸质档案的，需限期归还并检查完整性。2.保密要求：涉密档案需单独存放，借阅、复制需严格履行审批手续；电子档案需设置访问权限，采用加密传输，禁止在非涉密网络存储或传输涉密档案。五、信息化管理与数字化转型（一）电子档案全流程管理建设单位应搭建项目档案管理信息系统，实现档案的“收集-整理-保管-利用”全流程数字化：收集环节：参建单位通过系统在线提交电子档案，系统自动校验格式、元数据完整性；整理环节：系统支持智能分类、编目，自动生成案卷目录与文件目录；利用环节：提供全文检索、权限管控、统计分析功能，支持跨部门、跨项目的档案共享。（二）传统档案数字化加工对已形成的纸质档案，应分阶段开展数字化加工：优先加工竣工图、验收文件等高频利用档案，采用高清扫描（分辨率≥300dpi）、OCR识别技术，生成可检索的PDF或图片文件；数字化成果需与纸质档案建立一一对应关系，确保“实体档案有电子副本，电子档案可追溯实体”。六、监督与考核机制（一）过程监督与验收建设单位应在工程施工阶段开展档案专项检查，重点核查档案的完整性、质量合规性；竣工验收前，需组织档案专项验收，邀请档案行政管理部门、行业专家参与，验收通过后方可办理工程竣工验收备案。（二）考核与责任追究将档案管理工作纳入参建单位的绩效考核体系，对档案管理规范、成果突出的单位给予表彰；对档案缺失、质量不达标、逾期未归档的单位，责令限期整改，情节严重的（如影响工程验收、造成档案损毁）