工艺美术协会耗材管理实施制度

工艺美术协会耗材管理实施制度第一章总则第一条为规范工艺美术协会（以下简称“协会”）耗材管理，优化资源配置，降低运营成本，保障会员创作与协会活动顺利开展，推动工艺美术行业高质量发展，根据《社会团体登记管理条例》《协会章程》及国家相关法律法规，结合协会实际，制定本制度。第二条本制度所称“耗材”，指协会日常运营、会员创作、展览展示、培训交流等活动中消耗性使用的物资，包括但不限于创作原材料、工具辅料、办公耗材及其他辅助用品。第三条本制度适用于协会全体会员、内设部门（含分支机构）及合作单位在协会活动中使用的耗材管理，涵盖采购、入库、领用、使用、盘点、报废等全流程。第四条耗材管理遵循“统筹规划、按需领用、节约高效、责任到人”原则，兼顾保障需求与资源集约，助力协会规范化、专业化发展。第二章管理机构与职责第五条协会行政部为耗材管理统筹部门，负责制度执行、流程监督及台账管理；财务部负责耗材费用审核、预算控制及资产监督；各内设部门（含分支机构）为耗材使用责任主体，指定专人（以下简称“部门耗材管理员”）负责本部门耗材申领、登记及日常管理。第六条具体职责划分：（一）行政部：1.制定年度耗材采购计划，审核各部门月度需求；2.组织供应商筛选、比价及采购执行；3.建立统一耗材台账，记录采购、入库、领用、库存等信息；4.定期组织全协会耗材盘点，协调报废处置；5.对违规使用行为提出处理建议。（二）财务部：1.审核耗材采购预算及费用报销；2.监督耗材采购资金使用合规性；3.参与耗材报废价值评估及处置监督。（三）各部门及会员：1.部门负责人审核本部门耗材需求，监督合理使用；2.部门耗材管理员负责本部门耗材申领、登记及使用记录；3.会员使用耗材需遵守领用流程，配合做好使用反馈。第三章耗材分类与范围第七条结合协会业务特点，耗材分为四大类：（一）创作类耗材：用于会员艺术创作的原材料及辅助材料，包括但不限于陶土、釉料、雕刻石材、丝绸、刺绣线、颜料、金箔、木艺板材、金属锻造材料等。（二）工具类耗材：单次或有限次数使用后需更换的创作工具，包括刻刀（头）、画笔、调色盘、砂纸、砂轮片、焊接焊条、编织针具等。（三）辅助类耗材：展览、培训、交流活动中使用的支撑性材料，包括展架配件、画布绷框、包装纸（盒）、泡沫棉、宣传海报印刷材料、教学示范模具等。（四）办公类耗材：协会日常办公消耗物资，包括打印纸、墨盒、硒鼓、文件夹、回形针、胶水、计算器电池等。第四章采购管理第八条采购原则：坚持“先计划、后采购”，优先选择质量可靠、性价比高的供应商，严格控制非必要采购，避免库存积压。第九条采购流程：（一）需求申报：1.各部门应于每月25日前提交下月《耗材需求申报表》（附件1），注明耗材名称、规格、数量、用途及预算；2.临时需求（如紧急创作、突发活动）需填写《临时耗材采购申请单》（附件2），经部门负责人签字、行政部审核、秘书长批准后执行；3.年度采购计划需结合上年度使用数据及本年度活动规划编制，经理事会审议通过后实施。（二）供应商管理：1.行政部建立《合格供应商名录》，优先选择具备行业资质、信誉良好的供应商；2.单次采购金额超过5000元（含）的，需通过比价（至少3家）或招标方式确定供应商；3.每年度对供应商服务质量、交货时效、产品合格率进行评估，动态调整名录。（三）采购执行：1.行政部根据审批后的需求单执行采购，与供应商签订书面合同（小额采购可采用订单形式），明确规格、数量、价格、交货时间及售后条款；2.采购完成后，供应商需提供正规发票及送货清单，行政部核对无误后办理入库。第五章入库与仓储管理第十条入库验收：（一）耗材到货后，行政部须联合使用部门（或会员代表）当场验收，核对数量、规格、质量及相关凭证；（二）验收合格后填写《耗材入库单》（附件3），由验收人、仓库管理员签字确认；（三）验收不合格的耗材，行政部应及时联系供应商退换，相关费用由供应商承担。第十一条仓储管理：（一）协会设立专用耗材仓库（或指定存放区域），由行政部仓库管理员统一管理，分类分区存放（如创作类、工具类等），标识清晰；（二）易燃、易爆、易腐蚀等特殊耗材（如挥发性颜料、焊接气体）需单独存放，采取安全防护措施，并建立专项管理台账；（三）仓库需定期通风、防潮、防火，配备必要的消防设备，严禁无关人员进入。第六章领用与使用管理第十二条领用流程：（一）使用人填写《耗材领用单》（附件4），注明耗材名称、数量、用途及使用人信息；（二）部门耗材管理员审核领用需求合理性，部门负责人签字批准；（三）行政部仓库管理员核对领用单与库存，发放耗材并登记台账；（四）单次领用贵重耗材（单类价值超过1000元）或批量耗材（同类数量超过50件），需经秘书长审批。第十三条使用规范：（一）会员及工作人员应遵循“用多少领多少”原则，避免浪费；（二）创作类、工具类耗材需在协会指定场地（如创作室、工作室）使用，确需外带的，需签订《耗材外借承诺书》（附件5），明确归还时间及损坏赔偿责任；（三）办公类耗材实行定额管理（如A4打印纸按部门人均每月30张标准），超出部分需提交超支说明并经行政部审核；（四）使用过程中需记录耗材消耗情况（如《创作耗材使用记录表》附件6），定期反馈至行政部，作为后续采购调整依据。第七章盘点与报废管理第十四条盘点要求：（一）行政部每季度末组织一次全面盘点，核对台账与实际库存，形成《耗材盘点报告》（附件7）；（二）年度终了后15日内完成年度盘点，报告需经财务部审核、秘书长签批；（三）盘点中发现账实不符的，需查明原因，属于人为丢失或损坏的由责任人赔偿，属于自然损耗的按程序核销。第十五条报废流程：（一）耗材报废需满足以下条件之一：1.因破损、过期等原因无法继续使用；2.技术淘汰或款式过时，无使用价值；3.维修成本超过重置成本。（二）报废程序：1.使用部门提交《耗材报废申请单》（附件8），附耗材现状说明及相关证明；2.行政部联合财务部、技术专家（如会员中的工艺大师）进行鉴定，确认报废必要性；3.单次报废价值超过2000元的，需经理事会审批；4.经批准报废的耗材，能回收再利用的（如包装材料）交后勤部门处理，不可回收的按垃圾分类要求合规处置，危险废弃物（如过期颜料）需委托专业机构处理。第八章监督与责任第十六条监督机制：（一）协会监事会负责耗材管理全流程监督，每半年对采购合规性、领用规范性、盘点准确性开展专项检查；（二）鼓励会员及工作人员通过协会官网、意见箱等渠道举报违规行为，举报属实的给予500-2000元奖励。第十七条责任追究：（一）因未按流程申报需求导致库存积压或影响活动开展的，对部门负责人及相关人员通报批评；（二）虚报领用数量、私用耗材或因保管不善造成丢失的，由责任人按耗材价值全额赔偿，情节严重的取消当年评优资格；（三）采购中存在虚假比价、收受回扣等行为的，依法依规追究责任，涉嫌违法的移送司法机关；（四）因管理失职导致仓库失窃、火灾等事故的，对仓库管理员及相关责任人给予降职、停职等处分。第十八条激励措施：对年度耗材使用效率高、节约成效显著的部门或个人，