企业合同归档文档查阅使用申请模板

一、适用情形在企业日常运营中，员工因业务办理、审计核查、法律纠纷处理、新员工培训等工作需要，需查阅已归档的合同文档时，可通过本模板提交申请。例如：财务部门为核对付款进度需查阅采购合同，法务部门为应对诉讼需查阅相关协议，行政部门为新员工培训需调取标准合同模板等。所有查阅行为均需符合企业档案管理规定，保证文档安全与信息保密。二、操作流程详解（一）申请发起填写申请表：申请人根据“申请表模板”完整填写信息，包括查阅事由、拟查阅文档的具体信息（如合同名称、编号、签订日期等）、查阅用途及必要附件（如审计通知书、案件受理书复印件等）。部门内部初审：申请人将填写完整的申请表提交至所在部门负责人，说明查阅的必要性，部门负责人审核签字确认。（二）归档部门审核提交申请材料：申请人持部门负责人签字的申请表，至归档管理部门（如法务部、档案室）提交申请，并附上相关证明材料。审核与登记：归档管理部门核对申请信息与档案记录，确认文档状态（如是否在库、是否涉密）、申请人查阅权限（如是否为相关部门人员），审核通过后签字确认，并分配查阅编号。（三）文档查阅查阅时间与地点：申请人需在约定时间（一般为工作日9:00-17:00）至指定查阅地点（如档案室查阅室）办理手续，由归档管理人员陪同查阅。查阅规范：查阅时需佩戴手套，轻拿轻放文档，不得折叠、涂改或标记；如需摘抄内容，须使用档案专用笔，并在归档管理人员监督下进行，严禁使用手机、相机等设备复制文档。（四）归还与记录文档归还：查阅完毕后，申请人将文档交还归档管理人员，管理人员检查文档完整性（如无缺页、损毁），确认无误后签字。记录存档：归档管理部门将申请表、查阅记录（包括时间、地点、经办人、文档状态）等资料统一存档，保存期限不少于3年，便于后续追溯。三、申请表模板企业合同归档文档查阅使用申请表申请编号（由归档管理部门填写）申请日期年月日申请人信息姓名：工号：部门：联系方式：查阅事由（详细说明查阅目的，如“为配合2023年度审计工作，需查阅与公司2022年采购合同（编号：CG2022-X）的付款条款”）拟查阅文档信息合同名称：______________________合同编号：______________________签订日期：____年_月_日相对方：______________________归档日期：____年_月_页码范围：______________________查阅用途□审计核查□法律参考□业务培训□其他：______________________申请附件□审计通知书复印件□案件受理书复印件□部门证明□其他：______________________部门负责人意见签字：______________________日期：____年_月_日归档管理部门意见□同意查阅□部分内容限制查阅□不同意查阅（请注明原因：______________________）签字：______________________日期：____年_月_日查阅记录查阅时间：____年_月_日_:_至_:_查阅地点：______________________经办人：______________________文档状态：□完好□有轻微损毁（需说明：______________________）归还记录归还时间：____年_月_日经办人：______________________备注：______________________四、重要提示保密义务：合同归档文档可能涉及企业商业秘密或客户信息，申请人须严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露文档内容，不得复制、摘抄或外传，违者将按企业《保密制度》追究责任。查阅限制：每次查阅时间原则上不超过2小时，如需延长需提前1个工作日申请；仅限查阅与工作直接相关的内容，不得擅自翻阅非指定文档。文档保护：查阅过程中禁止吸烟、饮食、饮水，避免液体污染文档；如发觉文档自然损坏（如字迹褪色、纸张老化），需立即告知归档管理人员，不得自行处理。权限管理：涉密合同（如涉及核心技术、重大商业利益的合同）需经总经理或分管领导审批后方可查阅；离职员工需办理查阅手续的，须经