企业内外部沟通协作信息登记表

一、适用情境在企业日常运营中，跨部门协作、外部机构对接、客户需求跟进、内部流程审批等场景频繁涉及多方信息交互。为避免沟通信息遗漏、责任划分不清晰、协作进度滞后等问题，需通过统一的信息登记表实现沟通全流程记录，保证协作高效、责任可追溯。具体包括但不限于：跨部门项目推进中的任务分配与进度同步与供应商、合作伙伴等外部单位的业务对接客户需求反馈、投诉处理及解决方案跟进内部重要事项的跨层级、跨部门协调二、操作流程指引（一）明确沟通需求，确定登记必要性当涉及需多部门/人员协作、需留存沟通记录、或需明确责任主体的事项时，应及时启动信息登记。例如：项目启动会决议事项、外部合作方需求对接、客户投诉处理等，均需通过登记表记录关键信息，避免信息传递失真。（二）收集沟通基础信息在沟通前或沟通后，需提前或同步收集以下基础信息，保证登记内容完整：沟通主体：明确发起方（部门/人员）、接收方（部门/外部单位）、参与人员（内部员工用“部门+姓名”格式，外部人员用“单位+姓名”格式，如“市场部张”“公司李”）沟通主题：简明扼要说明沟通核心内容（如“Q3产品需求对接”“项目进度同步会”）沟通方式：标注沟通形式（如会议、电话、邮件、即时通讯工具、现场对接等）沟通时间/地点：精确到日期及时长（线上沟通需注明平台，如“腾讯会议”“企业”）（三）规范填写登记表内容根据收集的信息，逐项填写登记表（详见第三部分），重点突出以下内容：沟通内容摘要：客观记录沟通的核心议题、讨论结果、分歧点（避免主观评价，如“客户提出A功能需在8月15日前上线，经讨论确认开发周期为10天，需协调技术部优先处理”）待办事项及负责人：明确每个行动项的具体内容、责任部门/人员（如“技术部王*：完成A功能开发，8月10日提交测试”）完成时限：为每个待办项设定明确的截止日期，避免模糊表述（如“尽快完成”需改为“8月10日前完成”）当前状态：实时更新待办事项进展（如“待启动”“进行中”“已完成”“需协调支持”）（四）信息核对与确认登记完成后，发起方需与接收方（主要参与部门/人员）核对登记内容，保证：沟通摘要准确反映讨论结果，无关键信息遗漏或偏差待办事项的责任主体、完成时限清晰无误，各方对责任划分无异议核对无误后，由发起方及主要参与方签字（或电子签章）确认，保证记录的权威性（五）动态更新与跟进登记表并非一次性填写，需根据沟通进展动态更新：每日更新：对于进行中的待办事项，责任人员需每日更新当前状态（如“技术部王*：A功能开发已完成80%，预计8月9日提交测试”）节点复盘：在关键时间节点（如项目里程碑、外部对接截止日前），发起方需组织相关方复盘登记信息，确认进度是否滞后，必要时调整计划闭环管理：待办事项完成后，需在登记表中标注完成时间，并附上相关成果证明（如邮件截图、会议纪要、验收单等，可备注“成果材料存文件夹”）（六）定期存档与复盘存档管理：每月末由行政部门（或指定专人）汇总当月登记表，按部门、项目分类存档（电子档备份至共享服务器，纸质档装订存档），保存期限不少于2年复盘应用：每季度对登记表数据进行复盘，分析高频沟通问题、协作瓶颈（如“市场部与技术部需求对接平均耗时3天，可优化需求提报模板”），推动流程改进三、登记表示例登记日期沟通主题编号发起部门/单位接收部门/单位内部参与人员外部参与单位及人员沟通方式沟通时间地点/线上平台沟通内容摘要关键决议/待办事项负责人完成时限当前状态备注登记人2023-08-01XMPJ20230801市场部研发部、销售部市场部赵、研发部孙、销售部周*-现场会议14:00-15:303号会议室客户反馈A产品B功能体验差，需优化；销售部提出C功能需求1.研发部孙：8月5日前完成B功能优化方案2.市场部赵：8月3日前收集C功能详细需求孙、赵8月5日、8月3日进行中B功能优化需兼容旧版本孙*2023-08-02WLDJ20230802采购部供应商采购部钱*供应商李*电话沟通10:00-10:20-确认物料交货期：原定8月10日，因供应商生产延期需调整为8月15日1.供应商李：8月15日前送达物料至仓库2.采购部钱：同步更新生产计划李、钱8月15日待启动已通知生产部调整计划钱*填写说明：沟通主题编号规则：部门拼音首字母+年份+月日+序号（如市场部=XS，2023年8月1日第1项=XMPJ20230801）内部参与人员：按“部门+姓名”格式填写，多人用“、”分隔（如“市场部赵、研发部孙*”）外部参与人员：按“单位+姓名*”格式填写，无需填写联系方式四、使用要点提示信息完整性：登记表带“*”项为必填项，缺项可能导致信息追溯失效，发起方需保证每项内容准确填写及时性原则：沟通后24小时内完成登记，避免因时间间隔过长导致记忆偏差；待办事项状态发生变更时，需立即更新保密要求：涉及商业秘密、客户隐私的沟通内容（如价格、核心技术参数），需在“备注”栏标注“内部保密”，并严格控制查阅权限跨部门协作：若涉及多个接收部门，发起方需明确“主责部门”（负责整体协调）和“配合部门”（提供支持），避免责任推诿外部对接：与外部单位沟通