档案数字化加工项目投标书技术方案

一、项目需求理解程度、难点分析及解决方

案

L对本项目需求的理解

1.1对项目概述的理解

（一）项目预算理解

本项目财政预算金额为元（人民币）。

（二）项目概况理解

L项目背景：档案管理工作是中心各项工作的基础。中心在日常公积

金业务审批活动中，形成了大量的公积金业务档案，

包括公积金归集、提取和贷款三大类业务的档案。根据档案管理的有关要求,

为实现档案的规范化和数字化管理，需对口常工作中产生的各类档案进行同步整

理、扫描，形成数字档案提供查询利用，提高档案服务能力和水平。

2.项目整体情况：预计数量（卷/份）预计每卷档案页数

,、r-f/rt

公积金业务档案（包括：归集类、

不少于450万卷3-15页

提取类、贷款类档案）

整理、扫描场地由中标方提供，且场地的相关安保设施等需符合档案局的检

查要求；档案整理工作中的所有设备、工具、维修与耗材费用（包括卷皮、档

案盒、不锈钢装订夹、复印件等）等均山中标方承担。

（三）项目目的及目标理解完成存量的公积金业务档案约450万卷（份）的

整理、补录、补扫描及电子

影像的图像处理与复核工作。

(四)项目依据及参考标准理解1.《中华人民

共和国档案法》。

2.《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)<.

3.《档案著录规则》(DA/T18-1999)1,

4.《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》o

5.《纸制档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)。

6.《深圳市住房公积金管理中心业务档案整理规范》<按以上规范进行整理、著

录、打描后的档案要达到深圳市档案馆进馆质量要求,

(五)项目采购范围理解中标方通过人员、设备、

技术、管理等，对接收的实体档案进行专业化的

归

档、整理、著录、扫描等加工，形成规范的入库

档案和规范的档案电子数据库。

(六)项FI完成期限理解本项目完成期限为自合

同签订之日起18个月。

(七)付款方式理解按财政委员会相关规定进行。

1.2对技术要求的理解

(一)归档、整理、扫描工作流程和服务内容理解。1.档案接收：要对档案资

料的完整性进行检查；登记移交清单：对档案实体

内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数。

2.编档号：对每份业务档案按档案整理要求分类编号，

以方便档案的查询

利用。

3.组卷整理：包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。中标方应严格按

照《档案整理规则》(DA/T22-2000)进行整理。

4.部分著录：在核对纸制档案的基础上，对系统内不全的档案信息进行补录。中标方应严

格按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)进行著录。

5.扫描:包括部分档案的扫描处理、图像处理、二校处理、批量上载、合卷处理等环节。

6.总体检查：检查档案实体与电子档案管理系统内容是否一致；检查接收

记录与入库记录是否一致：检查档案整理、著录、扫描等各工序是否符合档

案整理、著录、扫描要求，是否符合深圳市档案馆进馆要求。

7.入库上架：办理档案移交手续，点数核实后入库，按照档案类别的档案顺序

摆放在档案柜相应的位置，并做箱柜指引，以方便查询利用。

8.协助档案管理工作：协助档案室查档、库房整理及与档案相关的其它工作。

（二）扫描图像质量要求理解。扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成

品图像清晰、端正。根据档案

扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：1.图像歪斜：采用自动或手动纠偏

功能，调整图像角度。图像偏斜度不超

过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。2.图

像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑

线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原

则。3.字迹泯透：采用字迹锐化的功能，消晰字迹笔画。

4.图像深浅不一:采用平衡功能，调整图像深浅一致。

（三）档案装订要求理解。档案整理、扫描完成后，要进行细致认真的装订。

具体装订要求如下：1.遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进

行装订。

2.档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置。

3.对了装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，

能不折叠就尽量不折叠。

（四）档案装具、卷盒要求理解。档案卷皮、卷盒的制作，参照国家档案局

“DA/T24-2000无酸档案卷皮卷盒

用纸及纸板”标准制作，其它装具必须符合国家关于档案整理装具的要求。发标方将

中标方提供的每一批次进货中抽检档案卷皮、卷盒、装订的装具送往相关质检部门

质检,如发现不合要求的,责令中标方更换,直到符合要求为止。

（五）主要设备及工具耗材要求理解。L台式电脑、高速扫描仪、复印机、打印

机（A3幅面）等，具体数量由

中标方根据工作量自行考虑，前述设备由中标方提供

2.设备所需工具耗材由中标方提供，符合国家关于档案扫描工具耗材的要求；

设备维修费用由中标方承担。

3.按发标方的保密、安全要求进行设备处理及网络布线，以及数字化加工中的

软硬件及网络的维护工作。

（六）数字化上传要求理解。档案完成数字化扫描后，条目数据和原文数据都

应在规定时限内由本地上传

到中心服务器；档案数字化加工应用管理软件是由发标方提供。

（七）档案整理安全保密、规范性要求理解。将归档

资料全部按规范整理、扫描入库，要求安全、保密、

规范。中标方需

提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺，

并与发标方签订保密承诺书。1.安全保密性：保持

资料的完整，出库入库保持一致，档案内容不得外泄。

2.规范性：在发标方提供整理、扫描的软件环境中，

中标方必须有严格的操作规范流程。在档案的清理、

整理、扫描、加工过程中，必须严格遵守发标方的相

关档案管理制度，在档案的清理、扫描、加工的各个环

节均应进行详细的登记，在数字化工作完成的同时建

立起完整、规范的记录；经过整理、扫描的档案，保

证分类清晰，条目准确，满足档案查阅的规范要求。3.

中标方由于管理不善造成档案的损坏、遗失或内容外泄，

除赔偿一定的经济损失外，情节严重的送往相关部门

追究其刑事责任。具体如下：

（1）损坏一卷档案承担违约金1万元；外泄档案内

容，经查实一次承担违约金

5千元；丢失档案一卷承担违约金10万元。

（2）以上情况出现，发标方有权解除合同。

（3）中标方因档案的损坏、遗失或内容外泄等对发标方造成重大损失的，按档案相关法律,

追究中标方相应法律责任。

1.3对项目管理要求的理解

（一）组织实施要求理解中标方应结合采购方的档案管理制度制定一套符

合完成本项目工作实际的

档案整理管理规定及操作流程，以确保档案整理规范、符合进馆质量要求。弁要

求项目负责人和核心技术人员常驻发标方现场。

（二）项目人员安排要求理解投标人在投标书中所写项目组成员一定是参与本项目

服务的管理或者工作人员，不得随意更改，否则视同违约。本项目要求安排项目负责

人1人,主要技术人员

不少于10人,中标方需按要求确保岗位人员的稳定性。项FI负责人及主要技术人员

情况将作为评分考察的重点内容。

（三）项目验收要求理解发标方指定质检员对档案文本实体、电子数据抽样甚

至逐件检查，保证质量；

掌握整理、扫描的进度和数量统计。对符合入库要求的档案由双方在入库单

上签字确认，作为当批量档案整理、扫描完成的验收凭证。项目具体验收要

求如下：

I.按照深圳市档案质量标准及深圳市住房公积金管理中心对专业档案的规

范化整理、扫描要求进行整理、扫描处理，保证原档案的完整性。

2.确保在整理、扫描过程中不对档案原件造成二

次损伤。

3.符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》

（DA/T31-2005）。

4.保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

5.生成的档案扫描分辨率不低于200dpi,彩色。

6.档案扫描图像去黑边、图纸扫描图像去蓝底。

7.生成的数字化档案，分辨清晰、图像清楚、密级设置无误，满足档案数字化的规范

要求。

8.档案文本实体与档案扫描影像数据一一对应。

9.发标方按批次提供案卷给中标方。发标方对中标方

质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%o当抽检

图像合格率达到98%,发标方可提供下一批次案卷，

但中标方需对错误数据重新检查修改，直到合格率达

100%；如抽检合格率低于98%,发标方有权不予提供

错误数据并且不再提供下•批案卷，发标方将该批案

卷全部退回给中标方重新检查修改，直到质检合格，

由此造成的后果由中标方负责。

（四）项目结算和违约责任理解1.结算：项目结算时，各类档案的中标综合单价

不变,实际完成的数量发

生变化时,按市政府采购相关管理规定执行。

2.违约责任：对中标方达不到合同时限要求的，中标方承担以下违约责任：

（1）岁按时限要求完成的量在100卷内（含100卷）的，违约金人民币

1000元；

（2）未按时限要求完成的量在100卷以上，1000卷以下（含1000卷）的，

违约金人民币10万元；

（3）未按时限要求完成的量在1000卷以上的,违约金10万元外,解除合同。

1.4对报价要求的理解

（一）投标单价：本项目投标单价为公积金业务档案采购数量的整理、扫描

综合单价，以实体档案卷（份）数为准。

（二）投标方所提交的《报价详细构成》必须满足以下要求：1.明确各类档案的每卷档

案整理、扫描综合单价。

2.预计数量仅为初步估计,合同执行时的最终数量以实际结算为准。

预计数综合单价

序号档案类别

量（卷）（元/卷）

公积金业务档案（包括归集类、

1450万

提取类、贷款类）

3.投标方所报的各类档案整理/扫描的综合单价应包括（且不限于）直接费、

间接费、设备费、设备维修费、材料费、耗材、各种管理费、利润以及税金等

全部费用。投标方中标后不得在原报价的基础上再提出任何增加费用的要求。

4.档案单位（卷）定义：原则上一次业务办理过程形成的文件组成一个案卷，

实体按业务类别分类，并按档号顺序整理立卷排架。无论材料多少，均以一次办

文编号组卷。

5.报价币种为人民币。

1.5对注意事项的理解

1.中标人不得将项目非法分包或转包给任何单位和个人。否则,采购单位有权即刻终止合

同,并要求中标人赔偿相应损失。

2.投标人若认为招标文件的技术要求或其他要求有倾向性或不公正性，可

在招标答疑阶段提出，以维护招标行为的公平、公正。

3.投标人使用的标准必须是国际公认或国家、或地方政府颁布的同等或更高的标准,如投

标人使用的标准低于上述标准，评标委员会将有权不予接受,投标人必须列表将明显的差

异详细说明。

4、投标人所提交的投标文件对技术参数和各项要求的响应应是列出具体内容。如果投标

人只注明“符合”或“满足”，将被视为“不符合”，并可能严重影响评标结果。

5、按照市档案局文件要求，本项目不得外包给有外资背景或外籍人员的公司。

2.本项目的难点分析及解决方案

2.1难点一：人员流动风险及解决方案

档案服务外包工作既是知识密集型也是劳动密集型产业，项目组工作人员

的稳定性成为了制约项目实施成败的关键因素。人员业务水平不高、责任心不

强及人员流动性过大等因素都有可能会导致项目失败的风险。鸿桥集团将会

从公司现有员工中，挑选最熟练、最精干的项目组人员，组成一支技术娴熟

的骨干加工队伍，作为项目组的中坚力量；挑选对计算机软硬件精通的技术

人员，保证加工环境的正常运作。做好和用户的沟通工作，保证本项目的顺

利开展。

根据我方人力资源政策与项目管理相关规定，项目组的任何员工辞职必须至少提前1个月

向项目经理及部门负责人提出书面辞职申请。公司在接到员工辞职申请后，要在第一时间

由项目经理与辞职员工积极沟通，对绩效良好的员工努力挽留，了解离职原因，反馈问题。

员工提出辞职获批准，部门将保证至少提前一周通知客户员工离职事宜，员工应按规定办理

相应的离职审批手续，首先应办理项目的工作移交手续，项目经理应安排项目组其他人员接

替其工作和职责，并经客户方.签字认可，为保证工作的连续性。项目经理重点负责审查辞职

员工以下方面情况：项目文档、资料、源程序、电脑、办公用品及其它公物的完全移交;

审查其了解项目机密的程度；审查其负责工作、进度、成果物移交的完整性和有

效性：

其次，针对本项目的重要性特点，除采用相关福利与激励措施外，部分项

目组成员采用以下策略保证项目组的核心成员的连续性和稳定性，从而降低人

员流动对项目带来的风险，保障项目顺利地成功实施，具体策略如下：

项目经理AB角制度：项目经理是项目管理中最重要的角色，其能力与稳

定性都直接决定项目的成败.我们除采用公司内部选拔的方式选用最优秀的人

员担当该项目的项目经理一职外，将同时选拔一名项目副经理（项目主管）协

助项目经理承担部分的工作。一旦人员有变动可能性，及时调整和进行人员的

补充工作，全面确保不对项目的进程和项目质量产生不良影响。

核心岗位双兼制度：除项目经理外，项目的关键成功因素就是项目组内的核心岗位和成员。

这些岗位人员的稳定与否也严重影响项目的工期与成败！因此，我们在项目角色明确分工

的基础匕采用相邻岗位双兼替补制。当某个岗位有员工流动，将从其它小组中选拔补充:

项目组成员充足略剩原则：由于项目工期和工作量是•定的，木米如何很好地保证和提升

项目实施水平，提前完成项目，所以我司在人员构成、岗位设定上采取充足略剩原则。即

使人员流动将造成项目组成员部分岗位的临时空缺，但是不影响项目的正常运营。而旦，

项目部门采用项目组成员随时流动，随时增补机制。其选拔机制与前期项目组成员选拔方

式相同。并且，为保证新增人员迅速展开工作，在项目进行过程中，部门将同步组织项目内

容学习与培训。当项目组有员工离职时,及时寻找合适的替补人员进行工作交接。

鸿桥集团采取“定人定岗”的配置原则，决不任意调拨已确定好或者正在实施的工作人员,

最大限度确保所实施项目人员的稳定性。如出现员工个人主动离职的情况，我方将及时进

行人员补充及培训I,保证项目组的人员检定并向采购方如实汇报情况。

2.2难点二：设备风险及解决方案

鸿桥集团公司专业从事档案整理、数字化扫描加工业务多年，对于项目必须用的设备，有着

较为充足的储备，公司配备有专门的设备维护组，不管是购置全新的硬件设备还是使用已有

的设备，项目组配备有专门的硬件工程师对项目所使用的电脑、打印机及扫描仪等硬件设

备定期进行维护和检修，发现问题及时维护和修理，确保所有的硬件设备性能处于最佳状态。

对项目临时出现的设备使用问题，情况紧急的可以从就近的项目实现紧急调配,其他情况可

以实现12小时内派设备维护工程师进行上门维修。

同时鸿桥集团设备维护组还配有电脑、打印机、扫描仪等备机一批,项目上正在使用的硬

件设备需要较长时间维修的，可先用备机顶替，避免因硬件检修、更换配件等问题带来的阻

工误工，将由于硬件问题而造成不必要的时间浪费风险降到最低。

2.3难点三：项目工期风险及解决方案

关于项目的工期采购方都有着严格的时间要求,没有制定好可行的工作计划和进度安排,加上

其他各种可能出现的风险因素，就很有可能会导致项目不能再采购方要求的时间内实施完成。

鸿桥集团公司在项目组正式进驻前将会先派出项目经理和采购方的相关负责人就项目的详细

情况、具体需求等事项进行详细沟通，并向采购方提交详细的切实可行的工作计划和工期进

度安排。在项目正式开始实施后,在工作过程中根据实际情况对原先制定好的工作计划和进

度安排不断进行调整和改进,对各项工作进行统筹安排,最大限度地提高工作效率。确保项目

在采购方要求的时间内甚至提前完成实施。如果项目确有工期问题，我司亦可通过从其它项

目抽调增加项目人手和设备来保障本项目的工期。

2.4难点四：项目管理风险及解决方案

鸿桥集团公司专业从事档案整理、数字化扫描加工业务多年，对项目管理有培养大量的有着

实际项目管理经验的基层管理人员，同时也积累r大量的项目管理工作经验。首先，我司对每

个项目都有着岗位责任清晰明确的组织管理架构，

从项目经理到项目组所有成员都有着明确的职责划分,从组织管理、过程管理到绩效管理

都有着成熟完善的管理机制，避免因管理不到位而带来的项目风险。其次，我司对项目的日

常管理也避免了部分的项目管理风险,除加强对项目组工作人员技能培训I,项目成员每周需

对工作进行总结,发现错误,及时进行纠正改进。再次,有项目经理统筹安排好各个环节的

人员并掌控工作进度，保证工作环节的顺利交接,提高工作效率。最后,公司高层着手加强

对项目的组织管理,及时掌握项目进度动态和人员动态：加强对项目人员的绩效管理,引入

合理的奖惩激励措施，提高员工的工作积极性：加强对项目组的过程管理，及时发现问题及

时更正，避免因管理松懈和不到位而造成的效率低下，将项目管理方面可能出现的风险降到

最低。

2.5难点五：泄密风险及解决方案

档案涉及到采购方的重要信息,一旦泄密后果将不堪设想。因比,所有的档案工作者都有责

任对档案及其信息安全保持高度的警惕性。在项目正式开始实施前鸿桥集团将组织项目组

所有成.员进行安全和保密意识培训I,在项目正式运行后也要不定期开展安全保密培训I,通过

反复培训强化项目组所有工作人员的安全保密意识，杜绝意外和泄密事件的发生。在项FI

实施过程中严格遵守档案加工的各项规章制度,对加工流程的各个环节进行监控,不留死角。

同时邀请采购方派出专人进行安全监督，定期展开安全检查。多管齐下确保档案信息的安

全，杜绝泄密风险的发生。

二、项目管理制度及违约承诺

1.项目管理规章制度

1.1组织实施管理规章制度及响应承诺函

本项目关于项目组织实施管理的要求为:中标方应结合采购方的档案管理制度制定一套符合

完成本项目工作实际的档案整理管理规定及操作流程,以确保档案整理规范、符合进馆质量

要求。并要求项目负责人和核心技术人员常驻发标方现场。

组织实施管理承诺函

致：___________________

根据已收到货方的招标编号为的项目的招标文件，我司完全理解招标文件关

干组织实施管理的要求,我方承诺完全响应贵方关干组织实施要求的规定，任何因我方理

解不当造成的后果均由我方承担。

承诺人：单位地址:

为保障项目的管理规范性和操作流程顺畅,我司在多年的项目实施管理过程中形成r依稀累

的项目管理规章制度，详细如I'：

LL1工作区域管理

工作人员在工作时间内不准会客,不到非工作场所，保持工作区域的安静，进出工作区域时

需要两人以上行动。在工作间不允许抽烟、吃零食、大声喧哗及做其它可能损坏档案的事

情。

1.1.2实际操作管理

工作人员不能无故察看和互相议论档案内容。工作时统一穿戴无口袋的工作服,出入工作室

不得携带任何与工作相关的物品：工作过程中产生的碎纸、废光盘等工作垃圾不得私自处

理，必须交由档案室值班人员统一处理。挂包、钱包等个人物品存放在指定位置，未经档案

室管理人员同意,不得将工作间任何物品带出工作间外。

1.1.3通讯及存储设备管理

现场工作人员不得携带任何手机、呼机等移动通讯设备以及软躯、移动硬盘、u盘等信息存

储等设备。项目现场外面安放专门供现场实施人员存放物品的保险柜，每人一柜。进入现场

前,需更换工作服装,存放通讯设备。

LL4工作日志管理

每位现场工作人员必须有每天的工作记录（时间、地点、数量等），并进行定期检查。项目经

理每天需对每位现场工作人员的工作日志进行核实和检查。

LL5出入证使用管理

工作人员工作场所的出入证件由专人管理,进入工作场所由证件管理者确认后当场发放,离

开时交回。项目严禁未经许可放入非项目实施人员，私自带非操作人员入场纳入考核范围。

1.L6请销假制度管理

工作人员一律由主管人员负责把关，严格请、销假制度,不得中途离职或无故不上班,实行奖

惩制度。员工的请假（事假）需提前二天向项目经理进行申请，经批准方可请假：项FI经理

的请假需提前三天向公司人事部门及采购人（用户）负责人提出，经双方批准方可执行。员

工和项目经理的病假需书面提出申请,并需向人事部门提供正规医院开具的相关证明文件。

员工的离职需经客户方同意方可执行；项目经理的离职需提前一个月申请,公司批准后需报

备客户方同意。

1.1.7安全保密管理制度

《安全保密管理制度》

1.档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保

密法》，共同保守档案机密。

2.对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。查、借

阅机密档案要经主管领导批准。

3.对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机

密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。

4、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容,

不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。

5.利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管,及时归还,不得转借他人,不准携带

公出、探亲访友、出入公共场所。

6、对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售

7、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要

写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者,应按其性质及情节给「严肃处

理。

1.1.8档案库房管理制度

《档案库房管理制度》1.档案库房是保存档案的重地，非库房管理人员未经

许可不得入内。

2.库房要确定具体安全负责人，负责库房内一切安全工作。

3.库房钥匙由库房管理人员负责保管，不得转借他人。非档案人员禁止进

入库房。

4.库房内要有足够的合乎要求的档案装具，档案不得随意堆放；库房要保持

清洁整齐，注意空气流通。

5、库房内要有严格的“八防”措施（防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防

盗、防高温、防强光）；库房内的温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿

度应控制在45%-60%之间，库房管理人要认真记录库房内当口的温度和

湿度。

6、库房内禁止存放非档案用品及个人物品；严禁任何人吸烟和携带易燃、

易爆物品进入库房；库房内不准使用台灯、电熨斗、电暖器等电器设备；

库房内必须配备报警装置、灭火器材，并确定专人管理；灭火器材要放

在固定位置，不准随便移动，要定期进行检测；档案管理人员必须会使

用灭火器。

7、库房内不准办公、开会、会客和住宿,房管理人员离开库房必须锁卷柜、

闭灯、锁门。

8、档案管理人员应定期对库房内各类档案进行清点，做好清点记录。

9、库房安全负责人要经常检查库房的安全,发现不安全因素及时排除：若个人无法排除，

应及时向领导汇报予以解决。

1.1.9档案统计制度

《档案统计制度》

1.档案统计工作应做到准确性、及时性、科学性和连续性。

2、档案中心对接收的各类档案/文件，要办理交接手续，做好各类《档案移

交清单》，一式两份，各存一份，以备核查和统计，

3.对接收的各类档案/文件，应逐卷/件整理，以件/卷/箱为单位统计档案

现存总数量。

4.档案保管状况的统计。对遗失及损坏的档案要记录数量和原因。

5.每年进行一次档案提供利用的统计，内容包括借阅档案人次、件数，复

印提供档案的数量，利用目的和效果。

6.定期统计一次档案的整理数量及情况。

7、定期统计一次本年度档案的归档情况，内容包括归档率、准确率、完整

率。

8、定期进行一次档案综合情况统计，主要有档案总数量，本年度归档数量，

库房及设备的增置情况，档案人员变更情况，提供档案利用的人次、件数、卷

数、箱数，档案编研资料的编写情况等。

9、按上级主管部门要求填好统计报表并及时上报。

1.1.10档案安全管理制度

《档案安全管理制度》1.成立公司安全领导小组，项目经理为第一责任人，

直接负责项目的安全

管理工作。2.认真贯彻执行各项安全生产法律、法规和安全标准。

3、建立健全安全管理责任制和安全操作规程，包括单位领导职责、各部门领导职责、项

目经理职责和员工安全生产职责。

4.主持召开公司安全管理专题会议,及时通报公司安全生产工作情况及有关安全生产的重

大问题，对各个项目的人员和档案的安全做联合检查并通报情况，整改安全隐患和不断改

善安全条件.

51档案中心必须安全建档，实行分级管理，归档文件要做到及时、准确、

清晰、专人管理。6.档案管理人员随时做好安全档案的保管，注意防盗、

防火、防蛀、防潮

湿、防遗漏。若发生遗漏和失误要追究相关人员的责任。7、查阅档案等

需办理借阅手续，借阅者必须爱护并按期归还。

各类资料、档案建立统计台帐。每半年对库房内档案资料盘点和统计一次。

1.1.11档案交接管理

档案交接由中国人寿深圳分公司档案相关负责人和现场加工负责人员，在安排好的工作间里

进行面对面的交接,要求有书面交接记录，流程中由中国人寿深圳分公司档案管理专门人员全

程监督并有书面交接记录。

1.1.12原档案保护措施

对档案原件要小心存放，拆订后的档案原件装订后要恢复原样。现场工作人员要保证档案的

完整,不得损坏和丢失,不得篡改档案内容,原档案磨损、不清晰的,需档案馆专门人员签字同

意,方可进行下道工序。

1.1.13档案安全存放

档案只能在工作间的专用保险柜内存放，工作间内的其它地方不准存放档案。

LL14操作安全管理

工作人员下班时,均应将工作间中所有档案馈在专用保险柜中，由本项FI组的相关责任人保管

好钥匙,并由档案馆人员锁好工作间房门,实行双重保险。

1.1.15防火安全管理

工作人员加强防火安全教育、工作间内严禁吸烟和任何火源。防止无关人员进出，防火设施

配置齐全。

1.2项目人员管理规章制度及响应承诺函

本项目关于项目人员安排的要求为:投标人在投标书中所写项目组成员一定是参与本项目服

务的管理或者工作人员,不得随意更改,否则视同违约。本项目要求安排项目负责人1人,主

要技术人员不少于20人,中标方需按要求确保岗位人员的稳定性。项目负责人及主要技术

人员情况将作为评分考察的重点内容。

项目人员管理响应承诺函

致：____________________

根据已收到贵方的招标编号为的项目的招标文件，我司完全理解招标文件关

于项目人员管理的要求,我方承诺完全响应贵方关于项目人员管理要求的规定，任何因我

方理解不当造成的后果均由我方承担。

承诺人：单位地址:

为保障项目的人员的稳定性和人员的日常工作规范性，我司在项目的运行过程中枳累了大量

的关于人员管理的经验，部分经验形成了规范的管理制度文件，部分项目人员管理制度如下：

1.2.1日常行政管理制度

1.热爱本职工作，服从统一管理，认真钻研业务，

努力提高水平。

2.爱护办公设施和公共财物，如有损坏，照价赔偿。

3.遵守考勤制度，按时上下班，配带工作标牌。

4.工作态度认真，一丝不苟，严格执行操作流程和业务流程。

5.讲究卫生，不随地吐痰，不乱丢垃圾，保持卫生间的清洁。

6、遵守工作场所的管理要求，不喧哗，不打闹，非经同意不得随意走动或

做与工作无关的事情。

7、严禁在工作场所右吸烟，严禁携带火种、易燃易爆物及私人杂物进入工

作场所。

8、严禁在工作场所人存放食物和进食、饮茶水。接触档案时要确保双手干

净和干燥。

9、严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料、未经

允许不得复制、抄写档案内容。

10、遵守项目所在客户方的相关的规章制度。

1.2.2岗位责任制

项目团队进驻深圳市住房公积金中心后，项目经理会对每个工作岗位制定岗

位说明书，明确各个岗位人员的职责、职能及工作情况：

1.要树立高尚的职业道德,热爱本职工作，保密意识强,工作能够自主，培养员工严谨的工作

作风。

2、档案整理、著录及档案数字化等操作人员均需经专业职能培训和安全保密培训I,考试合

格后方能承担操作工作。

3、工作人员对所承担的工作流程应熟悉,重视操作规范及要求，以确保工作无错误为最低

目标。

4.工作开始前需认真做好操作前的各项准备工作。

5.严格执行有关规定,发现异常情况及时查找原因,进行纠正,并同时将情况向上汇报。

6、保持操作环境清洁卫生,保正扫描等设备正常工作。

7、认真填报工作日志及记录,字迹要清晰,记录要完整,要实事求是，严禁伪造数据，做到

准确无误。

123巡回检查制度

1.项目经理实施走动式现场管理，对各个环节工作人员工作情况作认真仔

细的巡回检查：

2.巡回检查中发现异常情况，应及时处理，若遇重大问题，不能自行解决

的，则必须尽快上报领导，在征得领导同意后，方可离开现场，并将发生的

情况作详细记录。

3、若遇异常情况，须跟踪观察，详细做好记录，并向下一班值班人员作交待，

以免酿成重大事故。

4.做记录时，要求真实、准确、清晰，保持记录本的整洁。

5、巡回检查间隔时间规定为2小时，即每2小时现场巡检一次，每天检查

4次。

1.2.4档案追溯表制度

1.严格执行内部档案追溯表制度，每个环节均应签字确认，日期要书清晰；

2.对各个环节的返工应由上一环节责任人进行处理：

3.项目经理抽检错误的，由编目人员完成处理；

4.客户抽检发生错误的由相关责任人处理，并给予一定额度的处罚；

5、流程单应与数字化系统中流程保持一致，做到线下线上同时监控；

6、追溯表在归还档案前抽出，装订成册，作为数字化加工档案,移交给客户方。

1.2.5安全文明操作管理制度

为了认真贯彻“安全第一，预防为主”的方针，树立高度安全防范意识，特

制定本制度。

1.新进项目现场的工作人员必须经“三级安全教育”“安全保密培训”并且

考核合格方能上岗，项目经理必须经过“档案上岗培训”，并取得相应“档案上

岗证证”方能上岗担任项目经理。

2.严格遵守各项操作规程，精心操作，保证原始记录整洁、准确可靠。

3.岗位设置规范化，物品摆放应符合有关规定。

4、当班人员有权拒绝非本岗人员随意进入其岗位和动用其岗位任何物品，

有权拒绝不熟练的人员接替其工作。

5、按时巡视检查，发现问题及时处理。发生事故要正确分析、判断，并及时向有关领导报

告。

6.任何人不准带不相关人员进入项目现场。

1.3项目验收管理规章制度及承诺函

本项目关于项目验收管理的要求为：发标方指定质检员对档案文本实体、电

子数据抽样甚至逐件检查，保证质量；掌握整理、扫描的进度和数量统计。

对符合入库要求的档案由双方在入库单上签字确认，作为当批量档案整理、

扫描完成的验收凭证。项目具体验收要求如卜.：

1.按照深圳市档案质量标准及深圳市住房公积金管理中心对专业档案的规

范化整理、扫描要求进行整理、扫描处理，保证原档案的完整性。

2.确保在整理、扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。

3.符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)o

4.保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

5.生成的档案扫描分辨率不低于200dpi,彩色。

6.档案扫描图像去黑边、图纸扫描图像去蓝底。

7.生成的数字化档案，分辨清晰、图像清楚、密级设置无误，满足档案数字化的规范要求。

8.档案文本实体与档案扫描影像数据一一对应。

9.发标方按批次提供案卷给中标方.发标方对中标方质检后的扫描图像进行抽检，抽检

率为10%。当抽检图像合格率达到98%、发标方可提供下一批次案卷，但中标方需对错误

数据重新检查修改,直到合格率达100%;如抽检合格率低于98%,发标方有权不予提供错

误数据并且不再提供下一批案卷，发标方将该批案卷全部退回给中标方重新检查修改，直

到质检合格，由此造成的后果由中标方负责。

项目验收管理承诺函

致：____________________

根据已收到贵方的招标编号为的项目的招标文件，我司完全理

解招标文件关于项目验收管理的要求，我方承诺完全响应贵方关于项目验

收要求的规定，任何因我方理解不当造成的后果均由我方承担。

我方指定2名质检员对档案文本实体、电子数据抽样甚至逐件检查，保证质

量；掌握整理、扫描的进度和数量统计，另外安排1名项目经理对质量进行

抽检和总体检查。对符合入库要求的档案由双方在入库单上签字确认，作为

当批量档案整理、扫描完成的验收凭证。具体如下：

1.按照深圳市档案质量标准及深圳市住房公积金管理中心对专业档案的规

范化整理、扫描要求进行整理、扫描处理，保证原档案的完整性。

2.确保在整理、扫描过程中不对档案原件造成二

次损伤。

3.符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》

(DA/T31-2005)。

4.保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

5.生成的档案扫描分辨率不低于200dpi,彩色。

6.档案扫描图像去黑边、图纸扫描图像去蓝底。

7.生成的数字化档案，分辨清晰、图像清楚、密级设置无误，满足档案数字化的规范要求.

8.档案文本实体与档案扫描影像数据一一对应。

9.发标方按批次提供案卷给我方。发标方对我方质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为

10%,当抽检图像合格率达到98%、发标方可提供下一批次案卷，但中标方需对错误数据

重新检查修改,直到合格率达100%；如抽检合格率低于98%,发标方有权不予提供错误数

据并且不再提供下一批案卷,发标方将该批案卷全部退回给中标方重新检查修改,直到质检

合格，由此造成的后果由我方负责。

承诺人:单位地址:

为保障鸿桥集团提供给用户方的是最终整理好的档案实体和档案数据资料和数据光盘

等产品，我司项H验收管理规章制度包括以下几点：

131验收标准制度

1.3.1.1档案实体验收标准

实体档案的验收以抽检方式进行，抽检比率不能小于5机档案实体验收必

须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进

行逐项检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等问题，将追究相关责

任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，抽检的合格率

达到100%的才予以验收。

验收标准如下：1.各文件材料归类准确、排列无误、案卷原度适中。

2.档号无重复，案卷顺序号规范、统一。

3、档案著录格式规范，数据准确。

4.编制单位、编制口期、保管期限题写准确，文字打印清晰。

5.每一案卷其页号必须连续、需重新订号的页号准确无误。

6、图纸折叠规范、美观，档号章清晰正确。

7、案卷中的每一件都要进行数据录入，必须准确、无错别字，采购人可顺

利进行查找。若电子数据内容或格式有误，该批数据退回免费重新修正，我

司在5个工作日内完成。

8、案卷装订规范、整齐、牢固、不影响阅读。

9、案卷盒中撰写的文字需使用油印，界面清晰、美观。

10、如验收发现整理质量有问题，属中标人造成的错误、遗漏,我司对不合格的档案在采购

人提出返工要求后5天内统一免费返工至验收合格。

1.3.1.2数据验收标准

数据验收以一个全宗为一个批次。1.数据抽检

（1）以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、

图像文件及数据挂接的总体质量。

（2）抽检比率必须大于10%,抽检的合格率达到100%的才予以验收。2.验

收标准目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据

库、图

像文件出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为〃不合格〃。

（1）档案原件：完整率100%；纸张页面错位、颠倒、压字等差错率W1%。。

（2）电子目录：档号、题名等关键字段正确率100%,其余字段错误率W5%。。

（3）图像文件:漏扫率W0.2%。；图像方向、偏斜度、清晰度、失真度等差错率W1%：命名

差错率W1%。。

（4）数据挂接:正确率100%。

光盘验收标准

主要检查备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。双方验收确认后,

履行光盘移交手续。

132验收实施步骤制度

1.321提出验收申请

我司项目组在做好档案实体、数据资料和数据光盘等项目成果的验收准备后，将向采购人以

书面的形式提出验收申请。采购人在接到我司验收申请后应组织好验收组准备接收我司提交

的项目成果,采购人觉得有必要时可以邀请采购中心、质检等部门共同参与本次项目验收。

成果检验

采购方按照抽检的方式，对档案资料的整理质量、电子影像件质量、检索信息的正确率和数

据挂接正确率按照验收标准进行检查,双方对本次成果检验结果进行签字确认。

质量问题修正

如果在验收过程中发现有质量问题或者验收成果达不到采购人要求的验收标准,我司将

根据用户的意见进行一一修正。

如果工作成果存在严重的缺陷,则退回给我司。我司将对工作成果存在的缺陷制定出相应的

补救措施。如果给采购人带来重大损失，我司愿意根据合同接受相应的处罚。待全部完成补

救措施后双方再另行协商验收的时间。

验收签字

当所有项目成果都顺利通过采购人的审查合格后,我司项目组向采购人提交档案实体、数据

资料和数据光盘等所有项目成果,采购人应向我司出具项目成果验收报告,双方代表签字确

认,作为采购人支付服务款项的凭据。

1.4项目结算及响应承诺函

本项目关于项目结算的

要求为：项目结算时，

各类档案的中标综合单

价不变，实际完成的数

量发生变化时，按市政

府采购相关管理规定执

行。

项目结算响应承诺函

致：___________________

根据已收到贵方的招标编号为986的项目的招标文件，我司完

全理解招标文件关于项目结算的要求，我方承诺完全响应贵方关于项目结

算要求的规定，项目结算时，各类档案的中标综合单价不变，实际完成的

数量发生变化时，按市政府采购相关管理规定执行。

任何因我方理解不当造成的后果均由我方承担。

承诺人:单位地址:

2.违约承诺

违约承诺函

致：___________________

根据已收到贵方的招标编号为的项目的招标文件，我司完全理

解招标文件关于违约责任的要求，我方承诺完全响应贵方关于项目违约的规定,

任何因我方理解不当造成的后果均由我方承担。对达不到合同时限要求的，我

方承担以下违约责任：

(1)未按时限要求完成的量在100卷内(含100卷)的，违约金人民币

1000元;

(2)未按时限要求完成的量在100卷以上，1000卷以下(含1000卷)的，

违约金人民币10万元；

(3)未按时限要求完成的量在1000卷以上的，违约金10

万元外，解除合同。

承诺人：单位地址：

三、项目实施工作计划、操作流程及违约承

诺

L实施工作计划

为保障深圳市住房公积金中心档案整理扫描服务项目能够如期按照18个月

（稍提前完成），我司计划将本项目的实施分为五个阶段:第一阶段为项目准备阶段、第二阶

段为项目试运行阶段、第三阶段为正常运行阶段、第四阶段为项目收尾阶段、第五阶段为项

目验收阶段。详细的工期进度见工期计划安排表：

1.1项目总体工期计划安排表

项目总体周期按18个月，每个月按21.75个工作日计算,完成本项目所有工作日为:

18*21.75=391.5天。本项目时间工作时间按391天核算,详细工期计划安排如下：

项目阶段工作描述时间时间跨度计划完成数备注

天数量

项目准备阶人员、设备、场地、需求5天合同签订后50不计工作产

段调研、实施标准、流程、个工作日内出

实施计划确定等

项目试运行公积金业务档案整理、扫30天合同签订后第30万卷每日完成1

阶段描6-35个工作日万卷

项目正式运公枳金业务档案整理、扫336天合同签订后第420万卷每日完成

行阶段描36-371个工作1.25万卷

1=1

项目收尾阶公积金业务档案补充整10天合同签订后第0主要内部质

段理、补充扫描372-381个工检

作日

项目验收阶扫描验收10天合同签订后第0验收总结

段382-391个工

作日

1.2项目个阶段工作安排

项目阶段工作安排时限责任人工作描述

项目准备阶段项目组组建0.5天项目经理合理调配人员

人员的分工协

项目成员分工0.5天项目经理

作初安排

工作场地软、硬件布

0.5天项目经理场地布置

置

项目人员专业知识

1天项目经理知识培训

培训

保密培训及保密协

0.5天项目专家签订保密协议

议签订

项目技术人员调研0.5天项目专家确定工作范围

项目人员食宿安排0.5天项目经理做好食宿准备

项目需求再沟通0.5天项目专家确定工作计划

项目人员及设备进

0.5天项目经理10人

驻

项目试运行阶段包括档案整理、

录入、扫描、图

项目试运行（流程

30天项目经理像处理、质检、

优化）

挂接和刻盘各

环节顺利运转C

项目正式运行阶段主要优化项目

项目正式运行

336天项目经理的人员配置及

（优化人员配置）

分工协作

项目收尾阶段主要进行项归

内部检查工作，

项目收尾（质量核

10天项目经理包括邀请相关

专家协助内部

检查并完善。

项目验收阶段双方共同对项

目扫描成果进

项目验收（交接）10天项目经理

行总体验收及

总结

1.3详细项目工作计划及部署

为保障项目整个过程的顺利进行，项目各阶段的工作安排我司做了详细的

部署和计划，主要由以下9点构成：

1.人员设备准备：严格执行投标文件中承诺设备和人员数量，同时参考确

认项目实施计划书进行相应的调整。

2.项目实施场地准备：包括场地水电、空调、录像监

控设备和防盗门锁的专修工作，还包括场地布置、桌

椅板竞和工作岗位卡片制作等工作。

3、需求详细调研：我司有着丰富的项目实施经验，但

是对于每个客户项目现场情况、档案类型、档案现状、

档案具体数量、档案实际工作、档案实施目的、档案

工作进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在

项目正式开始前，会安排我司有多年项目运作和管理

经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与客

户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至

超出客户的预期和期望。

4、实施标准确立：项目实施标准的确立，关系到项目

整个运行的状况和质量，所以，我司非常重视项目实

施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与客户方

就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目

的实施标准，保障项目实施的标准的准确性，最终确

保项目的进程和质量。

如有必要，档案整理及数字化标准确立可以邀请相关

行业专家参与工作标准细化工作，标准由三方共同确

认，我方将参照确认标准做好项目实施工作。5、实

施流程设立：项FI实施流程的设定，能够起到优化工

作环节，提高工作效率，提升管理质量，减轻员工工

作强度的作业。我司安排专门的档案专家（从事档案

工作30年以上）对项目的流程进行设定和最终优化，

有利于提高工作质

量和效率。

我方参考已确认标准进吁项目试运行工作，在此过程中进一步确立和优化流程及操

作规范。

6.项目计划制定：根据项目试运行情况，确立各岗位日工作量，核实总体工作进度并最终做

出详尽的可考量的项目计划。

7、项目正式运行工作：包括档案整理、录入、扫描、图像处理、质检、挂接和

刻盘各环节顺利运转。

8、项目收尾工作：主要进行项目内部检查工作，包括邀请相关专家协助内部检

查并完善。

9、项目验收工作：双方共同对项目进行总体验收及总结。

1.3.1项目启动

启动程序

实施流程设定

1.签订保密协议

档案是客户的核心资产，保障档案的安全是我司首要考虑的工作，我