行政文件归档与保管流程指南

行政文件归档与保管流程指南第一章总则行政文件是单位日常运营、决策管理及历史追溯的重要载体，规范文件的归档与保管工作，保证文件的完整性、安全性及可追溯性，对提升行政效率、防范管理风险具有重要意义。本指南旨在明确行政文件归档与保管的全流程操作规范，为各部门提供标准化操作依据。第二章适用范围与情境本指南适用于单位各部门（含内设机构、直属单位）在日常工作中形成或接收的各类行政文件的归档与保管管理，具体包括但不限于以下情境：内部管理文件：通知、通报、请示、报告、会议纪要、工作计划与总结、管理制度、流程规范等；对外往来文件：函件、合作协议、备忘录、公函、外部单位来文等；重要记录文件：大事记、沿革资料、资质证明、印章使用记录、档案交接记录等；特殊载体文件：具有保存价值的电子文档（含邮件、扫描件、系统导出数据）、声像资料（如录音、录像，需转换为数字格式保存）等。第三章归档操作流程第一节文件收集与分类责任分工各部门指定专人（建议为*部门行政专员或综合岗）作为本部门文件归档第一责任人，负责本部门形成文件的日常收集与初步整理。档案管理部门（如办公室、综合管理部）每月5日前向各部门发出《文件归档提示单》，提醒上月应归档文件范围及截止日期。收集范围凡反映本部门职责活动、具有查考利用价值的文件材料，均需纳入收集范围，包括正件与附件、打印件与电子稿（需同步收集）。特殊情况（如跨部门协作文件）由主办部门牵头收集，协办部门配合提供相关副本。分类标准按“年度-机构-问题”三级分类法执行：年度：以文件形成自然年度划分，如“2024年”；机构：按文件形成部门划分，如“综合管理部”“财务部”；问题：按文件内容性质划分，如“会议类”“制度类”“合同类”。第二节文件整理与排序文件检查对收集的文件进行检查，保证文件要素齐全：标题明确、文号规范（如有）、形成日期准确、附件完整、字迹清晰（如有手写签名需确认可辨识）。对要素不全的文件，由形成部门补充完善。排序规则同一类文件按“文号顺序（如有）→形成日期先后”排列；无文号文件按“重要程度→日期先后”排列；在前，附件在后；正本在前，副本在后；不同文字版本的文件，中文本在前，外文本在后。装订要求纸质文件采用左侧装订，对超出A4规格的文件（如报表、图纸）进行折叠，折叠后文字、图表均需向外，便于查阅；使用不锈钢钉装订，避免使用金属钉（易锈蚀）或胶水（易粘连），每份文件厚度不超过2cm，超厚文件分册装订并标注“共X册第X册”。第三节文件价值鉴定与归档范围判定保管期限划分根据文件价值分为三类：永久保管：反映单位重大历史事件、发展规划、重要决策、资质认证、股权变更、核心合同等的文件；长期保管：期限为10年（含）以上，如年度工作计划与总结、会议纪要、管理制度、对外函件等；短期保管：期限为10年以下，如日常通知、临时性请示、事务性记录等。鉴定流程每季度末，由档案管理部门牵头，组织各部门负责人及档案专员组成鉴定小组，对当季收集的文件进行价值鉴定；对难以判定保管期限的文件，提交单位分管领导审批后确定。第四节档案编号与编目编号规则采用“年度-机构代码-问题代码-流水号”格式，示例：2024-ZH-01-001（2024年-综合部-会议类-001号）。机构代码：综合部（ZH）、财务部（CW）、人事部（RS）、业务部（YW）等；问题代码：会议类（01）、制度类（02）、合同类（03）、报告类（04）等，具体代码由档案管理部门统一制定。编目要求编制《归档文件目录》，包含以下字段：序号文件名称文号/编号形成部门形成日期页数密级保管期限档案号存放位置12024年度工作计划*办发〔2024〕5号综合管理部2024-01-108普通长期2024-ZH-01-001档案柜A-01-01第五节档案入库保管入库登记档案管理员核对《归档文件目录》与实物文件一致后，在《档案入库登记表》中登记，双方签字确认。存放要求纸质档案：存入专用档案柜，柜体标识清晰（标注年度、部门、档案号）；档案库房保持通风、干燥（温度14-24℃，相对湿度45-60%），远离水源、火源及强磁场；电子档案：存储于单位专用服务器或加密移动硬盘，定期（每季度）进行备份，备份介质需标注档案号及备份日期，与纸质档案分地存放。安全措施库房配备消防器材（如二氧化碳灭火器）、防盗门窗、温湿度计，每日记录温湿度；涉密文件（如未公开的决策文件、合作协议）存入密码保险柜，由专人管理钥匙及密码。第六节档案利用与借阅借阅流程借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、档案号、借阅事由、借阅期限（原则上不超过5个工作日），经部门负责人审批后，报档案管理部门备案；涉密档案借需经单位分管领导审批，借阅时由档案管理员全程陪同，借阅后当场归还。归还与核销借阅到期后，借阅人需及时归还，档案管理员核对档案完整性无误后，在《档案借阅登记表》中标记“已归还”；如需续借，需提前1天重新申请。第七节档案鉴定与销毁鉴定周期对保管期限届满的档案，由档案管理部门每组织一次鉴定（一般在每年第四季度）。销毁流程鉴定小组对到期档案进行复查，确认无继续保存价值后，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、档案号、保管期限、数量、销毁原因；《档案销毁清册》经单位负责人审批后，由档案管理部门会同审计部门、形成部门共同监销，销毁时需拍照记录，监销人签字确认；涉密档案销毁需使用碎纸机处理，保证无法恢复，销毁记录永久保存。第四章模板工具表4-1行政文件归档登记表（部门：_______归档年度：_______）序号文件名称文号/编号形成日期页数保管期限档案号归档人归档日期备注12024年第一次办公会议纪要*办纪〔2024〕3号2024-03-155长期2024-ZH-01-002张*2024-03-20含附件2份2员工考勤管理制度修订稿*人办〔2024〕8号2024-04-0212长期2024-RS-02-005李*2024-04-05版本号V2.1表4-2档案借阅申请表借阅人所在部门联系方式王*业务部借阅信息档案名称档案号借阅事由2023年度销售总结2023-YW-04-018项目复盘参考审批意见部门负责人签字：_______日期：_______档案管理部门负责人签字：_______日期：_______表4-3档案销毁清册序号档案名称档案号保管期限数量（页/份）销毁原因备注12018年季度工作简报2018-ZH-04-*短期120保管期限届满已鉴定无保存价值2临时活动通知（2019年）2019-ZH-05-*短期85保管期限届满已鉴定无保存价值监销人：______________审批人：_______销毁日期：_______第五章关键要点与风险提示归档及时性：各部门需在文件形成后15个工作日内完成初步整理并提交档案管理部门，避免因拖延导致文件散失或损毁。规范性：文件标题需准确反映内容，避免使用“通知1”“报告2”等模糊命名；归档材料需为最终版本，草稿、修改稿（除有特殊保存价值外）无需归档。安全性：电子档案需定期进行病毒查杀，严禁在个人电脑或非加密设备中存储涉密文件；档案库房严禁吸烟、存放易燃易爆物品，每日下班前检查电源、锁具。完整性：跨部门协作文件需在项目结束后1个月内由主办部门完成归档，协办部门提供副本支持；会议文件需包含会议通知、签到表、议程、纪要、决议等全套材料。可