供应商信息管理资料收集与评估模板

供应商信息管理资料收集与评估模板一、适用范围本模板适用于企业各类采购场景中的供应商信息管理，包括但不限于：新供应商准入资质审核、现有供应商年度绩效评估、战略合作伙伴筛选、特定项目（如新品开发、工程招标）专项供应商考察等。通过系统化收集与评估供应商信息，帮助企业筛选优质合作方，降低供应链风险，提升采购效率与质量。二、操作流程（一）前期准备：明确需求与分工梳理采购需求根据采购目标（如原材料采购、服务外包、设备采购等），明确对供应商的核心要求，包括但不限于：经营范围、资质等级、生产能力、质量体系、供货周期、价格水平、财务状况、服务能力等。示例：若为电子元器件采购，需重点关注供应商的ISO9001认证、生产线自动化率、RoHS检测报告、月均供货能力等。组建评估小组由采购部门牵头，联合质量、技术、财务、法务等相关岗位人员成立供应商评估小组，明确各成员职责（如质量部负责审核质量体系文件、技术部负责评估技术参数匹配度、财务部负责分析财务数据），保证评估结果的全面性与专业性。小组成员建议：采购经理、质量工程师、技术专家、财务主管、法务专员。*制定资料清单依据采购需求，向潜在或现有供应商发放《供应商资料收集清单》（详见模板表格部分），明确需提供的文件资料清单、格式要求及截止时间，保证收集信息的完整性与针对性。（二）资料收集：多渠道获取与整理供应商提交资料评估小组通过邮件、采购系统或线下对接方式，向供应商发放《供应商资料收集清单》，要求供应商在规定时间内（如5-7个工作日）加盖公章后反馈，保证资料的合法性与严肃性。资料接收与初步整理专人负责接收供应商资料，登记《资料接收台账》（记录供应商名称、提交时间、资料清单、联系人及联系方式）。检查资料完整性：对照清单核对是否缺失关键文件（如营业执照、资质证书、财务报表等），对缺失部分及时与供应商联系人*沟通补充。对资料进行分类归档：按“基本信息类”“资质文件类”“经营能力类”“财务状况类”“合作案例类”等维度整理，便于后续查阅。（三）初步筛选：资质与条件符合性核查资质文件审核重点核查以下资质的有效性与合规性：营业执照（经营范围是否涵盖本次采购产品/服务，是否在有效期内）；行业准入资质（如食品行业需SC认证，建筑行业需施工资质等级证书）；质量体系认证（ISO9001、IATF16949等，需在认证有效期内）；环保/安全认证（如ISO14001、OHSAS18001，根据行业特性要求）；特殊产品许可证（如医疗器械需医疗器械经营许可证）。对资质过期或不符合要求的供应商，直接纳入“不合格”名单，终止后续流程。基本条件符合性核查评估小组对照采购需求，对供应商的基本经营条件进行初步判断，包括：注册资本与实缴资本（是否满足项目资金要求，如大型工程供应商注册资本需≥5000万元）；经营年限（一般要求≥2年，新成立供应商需额外审核股东背景及资金实力）；产能与供货能力（是否满足采购量及交货周期要求，需提供产能证明或近期供货清单）；地理位置（是否考虑物流成本与响应速度，如本地化供应商优先）。（四）信息核实：深度验证与风险排查背景调查通过公开渠道（如企业信用信息公示系统、行业官网、第三方征信机构）核实供应商的工商信息、行政处罚记录、失信被执行人情况，排除存在重大法律纠纷或信用风险的供应商。数据真实性验证对供应商提供的财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表）进行逻辑性核查，重点关注资产负债率、流动比率、营收增长率等指标，必要时要求提供审计报告；核对生产能力证明（如生产线数量、设备型号、员工人数）与实际是否匹配，可通过视频连线或要求提供生产现场照片辅助验证；确认合作案例的真实性，随机联系案例中的客户（如通过公开联系方式），核实合作时长、供货质量、服务满意度等关键信息。实地考察（可选）对通过初步筛选的战略级或高风险品类供应商，组织评估小组进行实地考察，重点查看：生产/办公场所的实际情况（是否与提供资料一致，环境是否合规）；生产流程与质量控制环节（是否建立标准化作业流程，检测设备是否齐全）；库存管理能力（是否采用信息化系统，库存周转率是否达标）。（五）综合评估：量化评分与等级划分设定评估维度与权重根据采购特性，设定量化评估指标及权重（以下为通用示例，可调整）：评估维度权重说明资质与合规20%资质齐全性、有效性，无违规记录经营能力25%产能、技术水平、研发投入财务状况20%偿债能力、盈利能力、现金流质量保障20%质量体系、不良品率、客诉处理价格与服务15%价格竞争力、交货准时率、服务响应评分计算评估小组各成员根据《供应商综合评估打分表》（详见模板表格）独立打分，去除最高分与最低分后取平均值，得出供应商总得分。等级划分依据总得分将供应商划分为不同等级，作为合作决策依据：优秀（90分及以上）：优先合作，可纳入战略供应商名录；良好（80-89分）：可正常合作，定期跟踪绩效；合格（70-79分）：有条件合作，需针对薄弱项提出改进要求；不合格（70分以下）：终止合作，或限期整改后重新评估。（六）结果输出：报告存档与动态管理形成评估报告评估小组撰写《供应商评估报告》，内容包括：评估背景、流程、各维度得分、等级划分、主要优势与不足、合作建议等，经采购经理*及相关部门负责人审批后存档。供应商信息库更新将评估结果录入企业供应商信息管理系统，标注供应商等级、有效期（如1年）、合作状态（在用/备选/淘汰），并关联历史评估记录与合作绩效数据，实现信息动态更新。反馈与沟通向供应商反馈评估结果（对不合格供应商需说明具体原因及改进要求），对纳入合作名录的供应商，明确后续合作流程与绩效指标。三、模板表格表1供应商基本信息登记表项目名称填写内容备注（示例）供应商全称科技有限公司统一社会信用代码91110108注册地址市区路号办公地址同注册地址成立时间年/月/日2015年3月注册资本万元（币种）5000万元人民币实缴资本万元（币种）3000万元人民币经营范围研发、生产、销售电子元器件法定代表人姓名、职务张*（总经理）联系人姓名、职务、电话（脱敏）李*（销售经理），1385678开户银行银行分行银行账号622208X主营产品/服务SMT贴片加工、PCB板制造表2供应商资质文件清单序号资料名称份数要求（如是否需盖章、认证）提交状态（√/×）备注1营业执照复印件1需加盖公章，在有效期内2组织机构代码证复印件1需加盖公章（三证合一可免提供）3税务登记证复印件1需加盖公章（三证合一可免提供）4ISO9001质量体系认证证书1需在有效期内，提供认证范围2023年复审5行业特殊资质证书1如：医疗器械生产许可证6环保批文/排污许可证1需在有效期内7产品检测报告/认证证书1如：RoHS认证、CE认证近1年内8法定代表人身份证明1需加盖公章及身份证复印件9授权委托书（如非法人签约）1需注明授权范围、期限，加盖公章表3供应商经营与财务状况评估表评估维度具体指标数据来源评分标准（10分制）得分经营能力近3年营收年均增长率财务报表/审计报告＞10%得10分，5%-10%得8分，＜5%得5分研发投入占比（营收%）财务报表≥5%得10分，3%-5%得7分，＜3%得4分产能利用率（%）产能证明≥80%得10分，60%-80%得7分，＜60%得4分财务状况资产负债率（%）财务报表≤50%得10分，50%-70%得7分，＞70%得4分流动比率财务报表≥1.5得10分，1.0-1.5得7分，＜1.0得4分近3年是否出现重大亏损财务报表/征信报告无得10分，有得0分表4供应商合作案例与客户反馈表序号合作客户名称合作项目/产品合作时长（年）年均采购额（万元）客户满意度评分（1-5分）核心优势备注（如是否续约）1电子有限公司PCB板23004.5交货准时率高已续约2通信科技公司SMT贴片加工11504.0产品质量稳定正在合作中3医疗器械股份有限公司控制板组件35005.0售后响应及时战略合作客户表5供应商综合评估打分表供应商名称：科技有限公司评估日期：2023年月日评估人：*评估维度——————–资质与合规经营能力财务状况质量保障价格与服务总计表6供应商评估结果汇总表供应商名称评估日期评估等级有效期至合作建议负责人科技有限公司2023–良好2024–纳入合格供应商名录，季度跟踪绩效李*制造有限公司2023–优秀2024–列为战略供应商，增加订单份额王*贸易商行2023–不合格—终止合作，要求整改后重新评估张*四、使用建议（一）保证资料真实性要求供应商提供的所有资料真实、准确、完整，对关键文件（如资质证书、财务报表、合作案例）可通过第三方核实验证，对弄虚作假的供应商实行“一票否决”，并纳入企业供应商黑名单。（二）评估标准动态调整根据采购品类（如标准品与非标品）、战略重要性（如普通物料与核心物料）等因素，灵活调整评估维度权重。例如对质量要求高的医疗器械供应商，可提高“质量保障”维度权重至30%；对价格敏感型通用物料，可适当提高“价格与服务”维度权重至20%。（三）注重持续跟踪与更新供应商评估不是一次性工作，需建立动态管理机制：对合作中的供应商，每半年或1年开展一次复评，结合合作绩效（如交货准时率、合格率、服务响应速度）调整等级；对出现重大问题（如质量、失信行为）的供应商，立