人事档案管理操作规程范本

人事档案管理操作规程范本一、总则为规范人事档案管理工作，确保人事档案的完整性、准确性、安全性，充分发挥档案在人力资源管理中的凭证与参考作用，依据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本操作规程。本规程适用于本单位全体在职、离职（含退休）人员的人事档案管理工作，涵盖档案的收集、整理、保管、利用、转递及销毁等全流程管理。二、管理职责（一）人事部门职责人事部门作为人事档案管理的主管部门，负责统筹规划档案管理工作，制定完善档案管理制度，指导、监督档案管理人员开展日常工作；牵头组织档案的收集、整理、鉴定及转递工作，协调解决档案管理中的重大问题；审核档案利用申请，确保档案使用合规、安全。（二）档案管理人员职责档案管理人员需严格遵守档案管理规范与保密制度，负责档案的日常收集、整理、保管及利用服务；定期检查档案库房环境与档案实体状况，做好温湿度记录、档案清点及数字化备份工作；及时更新档案管理台账，确保档案信息与人员变动同步；对档案材料的真实性、完整性进行初审，发现问题及时反馈并督促补充完善。三、人事档案内容构成人事档案以个人为单位立卷，内容涵盖以下类别（根据实际管理需求动态调整）：履历类材料：个人简历、干部（职工）履历表、登记表及反映个人经历的补充材料。自传与鉴定考核类材料：个人自传，年度考核、职称评审、岗位竞聘等鉴定（考评）材料，组织鉴定、民主评议材料。学历与专业技术类材料：学历证书、学位证书、培训证书、职业资格证书、专业技术职务评审表及聘任文件等。奖惩类材料：各类表彰奖励决定、荣誉证书，以及处分决定、检查（检讨）材料、整改报告等。任免与聘用类材料：干部任免审批表、聘用（解聘）合同、岗位变动通知、工资变动审批表等。政审与政治历史类材料：入党（团）志愿书、政审材料、政治历史问题结论及复查材料等。其他材料：工龄认定材料、健康体检报告、出国（境）审批材料、婚姻状况证明等与个人职业发展相关的材料。四、档案管理流程（一）档案收集1.收集范围：涵盖本规程第三条所列各类材料，重点收集新入职人员的入职材料、在职人员的年度考核、职称晋升、奖惩任免等动态材料，以及离职人员的离职手续相关材料。2.收集要求：档案管理人员应在材料形成后15个工作日内完成收集，确保材料“随办随归”；收集时需核对材料的完整性（如签字、盖章、日期等要素齐全）、真实性（与实际情况一致），对不符合要求的材料，及时退回形成部门或个人补充完善。3.特殊情况处理：对于历史遗留的缺失材料，由人事部门牵头，协调相关部门或个人进行补档；对无法补正的材料，需注明原因并留存相关说明。（二）档案整理1.分类排序：按照《干部人事档案材料分类目录》，将档案材料归入对应类别，并在类别内按形成时间（或重要程度）排序，确保材料逻辑清晰、顺序合理。2.编号装订：对每份材料进行编号（采用“类号+顺序号”方式），填写材料目录与备考表；使用专用档案装订机（或线装）将材料装订成册，做到整齐牢固、无脱页、无倒页。3.数字化处理：对纸质档案进行高清扫描（分辨率不低于300dpi），建立电子档案副本，确保电子档案与纸质档案内容一致、可检索；电子档案需加密存储，定期备份至专用存储设备。（三）档案保管1.库房管理：档案库房应符合“七防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防霉、防光），配备温湿度调控设备（如空调、除湿机）、消防器材（如灭火器、烟雾报警器）、防虫药品（如樟脑丸）及防盗设施（如门禁、监控）；档案柜应编号排列，档案盒按类别、人员顺序存放，便于查找。2.日常维护：每月检查库房温湿度（保持温度14-24℃、相对湿度45-60%），做好记录并及时调整环境；每半年对档案进行清点，核对档案数量与台账信息，发现缺失或损坏及时处理；每年对电子档案进行完整性、可用性检查，确保数据安全。（四）档案利用1.内部借阅：因工作需要借阅档案时，借阅人需填写《人事档案借阅申请表》，经部门负责人及人事部门审批后，到档案管理室办理借阅手续；借阅期限一般不超过5个工作日，如需续借需重新审批；归还时，档案管理人员需检查档案完整性，确认无误后登记归档。2.外部调阅：外单位需调阅档案时，需出具单位公函（注明调阅事由、人员信息），经本单位分管领导审批后，由档案管理人员提供档案复印件（加盖公章），原则上不提供原件；调阅过程需全程登记，复印件使用后由调阅单位按规定保管或销毁。3.档案查阅：因政审、考察等工作需要查阅档案时，需由两名以上工作人员共同查阅，档案管理人员现场监督，严禁涂改、抽取、圈划档案材料。（五）档案转递1.转递条件：人员调动、离职、退休或因其他原因需转移档案时，由人事部门出具转递通知，明确转递原因、接收单位及档案份数。2.转递流程：档案转递需通过机要交通或专人送取（严禁个人自带），转递时填写《干部人事档案转递单》，详细登记档案材料清单；接收单位收到档案后，需在1个月内核对档案内容，填写回执并反馈至转出单位，确保档案“无缝衔接”。（六）档案销毁1.鉴定程序：每5年组织一次档案鉴定工作，由人事部门、档案管理人员及相关业务部门组成鉴定小组，对超过保管期限或无保存价值的档案（如重复材料、失效证明等）进行审核，提出销毁意见。2.审批销毁：鉴定小组编制《人事档案销毁清册》，经单位领导班子审议批准后，由两名以上工作人员负责监销；销毁过程需全程录像，监销人员需在清册上签字，销毁记录永久存档。五、安全保密管理1.保密要求：档案管理人员需签订《保密责任书》，严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容；非档案管理人员不得进入档案库房，确因工作需要进入的，需经人事部门审批并登记。2.技术防护：电子档案需采用加密存储（如设置访问密码、权限分级），定期进行病毒查杀与系统更新；纸质档案需存放于防磁、防光的专用档案盒内，避免材料褪色、损坏。3.应急处置：制定档案安全应急预案，对火灾、水灾、失窃等突发情况明确处置流程；