行政工作管理流程化工作指导手册

行政事务管理流程化工作指导手册一、会议组织与管理（一）适用情境适用于部门例会、项目推进会、跨部门协调会、年度总结会等各类内部会议的组织与实施，保证会议有序高效，达成既定目标。（二）操作步骤1.会前准备明确会议要素：根据会议目的，确定会议主题、时间（建议避开工作高峰期，如上午9:00-10:30或下午14:00-15:30）、地点（优先选择配备投影、麦克风等设备的会议室）、参会人员（提前确认是否有时间冲突，必要时调整名单）。预订场地与设备：通过会议室预订系统或行政部登记，填写《会议室使用申请表》，注明所需设备（如投影仪、白板、视频会议系统等），提前1个工作日确认场地可用性。发布会议通知：至少提前2个工作日通过企业/邮件发送会议通知，内容需包含：会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程（含各环节时长）、需提前准备的资料（如项目PPT、数据报表）。重要会议需电话再次提醒关键参会人。会前材料准备：根据议程整理会议材料（如议程表、背景资料、签到表等），打印纸质版（按参会人数+2份备用）或提前至共享文件夹，保证参会人可提前查阅。2.会中服务场地布置：提前30分钟到场，检查设备调试（投影、话音、灯光等），摆放桌牌、饮用水、会议材料，保证座位安排符合会议性质（如圆桌会议适合讨论，课桌式适合汇报）。签到引导：在会议室入口设置签到台，发放会议材料，引导参会人员就座，提醒将手机调至静音或震动模式。会议记录：指定专人（通常为行政助理或会议发起部门人员）负责记录，内容包括：参会人员（迟到、请假者需备注）、讨论要点、决议事项、责任人、完成时限。重要会议建议录音（需提前征得参会人同意）。时间把控：按议程推进会议，对超时发言及时提醒，保证各环节衔接顺畅。如遇临时议题，需征得多数参会人同意后临时插入。3.会后整理资料归集：回收会议签到表、未发放的材料，整理会议记录初稿，核对决议事项的责任人与时限，保证信息准确无误。纪要分发：会议结束后24小时内，由会议发起部门负责人审核会议纪要，确认无误后通过邮件发送至所有参会人及相关领导，并抄送行政部备案。场地复原：关闭设备电源，整理桌椅，回收垃圾，保证会议室恢复整洁，及时在预订系统中释放场地。（三）常用模板表1：会议通知表会议主题部门月度工作例会时间2023年10月25日（周三）14:00-15:30地点3楼第一会议室参会人员各部门负责人、行政部全体人员议程1.上月工作总结（各部门，15分钟/部门）2.本月工作计划（各部门，15分钟/部门）3.事项讨论（行政部，10分钟）需准备资料各部门《9月工作总结表》《10月工作计划表》联系人及联系方式行政部*，分机8888表2：会议签到表序号部门姓名职位签到时间备注（迟到/请假）1市场部张*经理13:55-2技术部李*主管14:05迟到10分钟3人事部王*专员请假事假表3：会议纪要模板会议纪要会议主题：[填写会议主题]时间：[年月日时分-时分]地点：[会议室名称]参会人员：[姓名、部门、职位]（缺席人员及原因：[姓名，原因]）主持人：[姓名]记录人：[姓名]一、会议议程及讨论要点议题一：[议题名称]讨论内容：[简要记录各发言人的核心观点]决议事项：[明确结论，如“同意方案”]责任人：[姓名]完成时限：[年月日]议题二：[议题名称]（同上格式）二、其他事项[记录未列入议程但需关注的事项]分发范围：[参会人员、相关部门、领导]抄送：行政部（存档）（四）关键提示会议通知需明确“无故缺席者将纳入部门考勤记录”，保证参会率；会议材料尽量简洁，重点突出，避免冗长；涉密会议需提前确认参会人员范围，会后收回所有材料，禁止私自复印；定期对会议效果进行复盘（如每月统计会议决议按时完成率），持续优化会议流程。二、办公用品申领与发放管理（一）适用情境适用于员工日常办公所需文具（笔、本、文件夹）、耗材（打印纸、墨盒）、工具（剪刀、订书机）等物资的申领、发放与库存管理，保证办公资源合理配置，避免浪费。（二）操作步骤1.申领发起需求确认：员工根据实际工作需要，核对《办公用品库存清单》（可通过行政部共享文件夹查询），确认所需物品是否在库存内及数量是否充足。填写申领单：登录企业OA系统或填写《办公用品申领表》，注明：申领人姓名、部门、物品名称（需规范，如“晨光中性笔0.5mm黑色”而非“笔”）、规格、数量（申领数量需遵循“按需申领，避免积压”原则，如笔类单次不超过2支，A4纸不超过1包/周）、用途（如“部门文件打印”）。2.审核与库存核对部门审核：申领单提交至部门负责人审批，负责人需核实申领物品的必要性（如避免重复申领同类物品），审批通过后流转至行政部。行政部核对：行政专员核对申领物品库存，若库存充足，直接进入发放环节；若库存不足，需启动采购流程（填写《采购申请表》，注明物品名称、数量、预估单价、用途，报行政部经理审批后交采购部门）。3.发放与登记物品发放：申领人凭审批通过的《办公用品申领表》至行政部领取物品，行政专员核对单据信息与实物无误后发放。登记更新：行政专员在《办公用品库存台账》中记录发放信息（物品名称、发放数量、领用人、发放日期），保证库存数据实时更新；同时将申领单存档（按月分类整理，保存期限1年）。（三）常用模板表4：办公用品申领表申领日期申领人部门物品名称规格数量用途审批人领取人签字2023-10-24刘*财务部晨光中性笔0.5mm黑色2填写报销单据赵*刘*2023-10-24陈*市场部A4复印纸70g1活动方案打印孙*陈*表5：办公用品库存台账序号物品名称规格单位期初库存入库数量发放数量结存数量最低库存负责人更新日期1晨光中性笔0.5mm黑色支50100514520*2023-10-242A4复印纸70g包30012910*2023-10-24（四）关键提示每月25日前，行政部需对库存物品进行盘点，核对台账与实物数量，保证账实相符；紧急申领（如会议临时需打印材料）可通过电话联系行政部，事后需补填申领单；办公用品禁止私人申领（如个人笔记本、水杯等），一经发觉将通报批评；对高耗物品（如打印纸、墨盒）实行“以旧换新”制度（如空墨盒需以旧换新），减少浪费。三、固定资产日常管理（一）适用情境适用于办公设备（电脑、打印机、投影仪）、家具（办公桌、文件柜、办公椅）等固定资产的购置、领用、调拨、维护、报废等全生命周期管理，保证资产安全完整，提高使用效率。（二）操作步骤1.新增与登记采购申请：因工作需要新增固定资产时，使用部门需填写《固定资产采购申请表》，注明物品名称、规格、数量、预估金额、用途及放置位置，报部门负责人、行政部经理、总经理审批。验收与贴标：物品到货后，行政部组织使用部门共同验收，核对物品与采购信息是否一致（如电脑型号、数量），验收合格后粘贴“资产标签”（包含资产编号、名称、购置日期、使用部门），标签位置需固定且明显（如电脑主机侧面、文件柜右上角）。录入台账：行政专员将新增资产信息录入《固定资产台账》，内容包括：资产编号、名称、规格型号、购置日期、金额、使用部门、保管人、存放地点、资产状态（在用、闲置、报废）。2.领用与调拨领用登记：员工领用固定资产时，需填写《固定资产领用表》，经部门负责人审批后，至行政部办理领用手续，行政专员更新台账“保管人”及“存放地点”信息，领用人签字确认。内部调拨：因部门调整或工作需要，资产需跨部门调拨时，由调入部门填写《固定资产调拨申请表》，注明调拨原因、资产信息、调入/调出部门，经双方部门负责人及行政部审批后，行政专员更新台账，调拨双方签字确认。3.维护与保养日常维护：使用人需妥善保管资产，定期清洁（如电脑键盘、打印机灰尘），发觉故障及时报修（填写《资产维修申请表》，注明故障现象、报修时间）。定期检修：行政部每季度组织对大型设备（如打印机、投影仪）进行专业检修，记录检修情况（检修日期、项目、结果），延长资产使用寿命。4.报废与处置报废申请：资产因老化、损坏无法修复或技术淘汰需报废时，由使用部门填写《固定资产报废申请表》，注明资产信息、报废原因、鉴定意见（可附维修检测报告），报行政部经理、总经理审批。处置与销账：审批通过后，行政部联系专业机构回收资产（如电子废弃物需交由有资质的公司处理），回收凭证交财务部备案；同时在台账中将该资产状态更新为“报废”，并注明报废日期。（三）常用模板表6：固定资产领用表领用日期资产编号资产名称规格使用部门保管人存放地点审批人领用人签字2023-10-20NB001联想笔记本电脑ThinkPad14市场部周*3楼市场部办公室孙*周*表7：固定资产台账（部分）资产编号资产名称规格型号购置日期金额（元）使用部门保管人存放地点资产状态NB001联想笔记本电脑ThinkPad142023-08-155500市场部周*3楼市场部办公室在用PR001惠普打印机LaserJetP11082022-12-011800行政部*2楼行政部办公室在用表8：固定资产报废申请表资产编号资产名称规格型号购置日期使用年限报废原因鉴定意见审批人FP005文件柜钢制1.2米2020-05-103年柜门损坏无法修复经检测，维修成本高于残值，同意报废行政部经理、总经理（四）关键提示资产标签严禁私自撕毁或更换，如丢失需及时联系行政部补办；员工离职或调岗时，需将名下固定资产交还行政部，办理交接手续后方可离职/调岗；每年12月底，行政部需组织全公司固定资产盘点，保证账、物、卡一致，盘点报告需存档；严禁私自将公司资产带离办公场所（如借回家、带至其他公司），特殊情况需经总经理审批。四、来访接待规范（一）适用情境适用于外部单位（客户、合作伙伴、部门、供应商等）来访的接待工作，通过规范流程展现公司形象，保证接待工作有序、得体。（二）操作步骤1.接待申请与信息确认接待申请：相关部门（如市场部、行政部）需提前1-3个工作日填写《接待申请表》，注明：来访单位/人员名称、人数、职位、来访事由、到访时间、预计停留时长、接待需求（如是否需要餐饮、住宿、用车）。信息核对：行政部接到申请后，需与来访方再次确认信息（如是否需更改时间、特殊需求，如饮食禁忌、无障碍设施等），保证接待细节准确无误。2.接待方案制定确定流程：根据来访事由制定接待流程，如“迎宾→引导至会议室→洽谈→参观（可选）→送别”，明确各环节负责人（如前台负责迎宾，行政助理负责引导）。场地与物料准备：预订会议室（根据人数选择大小，如5人以下选小型会议室，10人以上选中型会议室），摆放桌牌、饮用水（矿泉水/茶水，根据来访人偏好准备）、纸巾、公司宣传册等；若需餐饮，提前预订餐厅（优先选择公司协议餐厅，注意人均标准不超过公司规定）。3.接待实施迎宾：前台或接待人员需提前10分钟至公司大堂等候，看到来访车辆/人员后主动上前问候（如“您好，欢迎来到公司，我是行政部的*”），协助指引停车（如需）。引导与介绍：引导来访人员至会议室，途中简要介绍公司环境（如“这边是我们的办公区，那边是展示区”）；入座后，主动介绍己方参会人员（按职位从高到低），并递上名片。洽谈服务：洽谈过程中，及时为来访人员添水，避免随意打断发言；若需使用投影、电脑等设备，提前调试并协助操作；重要洽谈需安排专人记录（内容需经双方确认）。送别：洽谈结束后，根据来访人需求送至公司门口或电梯口，礼貌道别（如“感谢您的来访，期待下次合作”），目送其离开后再返回。4.后续工作资料整理：整理接待过程中形成的资料（如洽谈记录、合影照片），填写《来访接待记录表》，内容包括：来访单位、人员、时间、事由、洽谈结果、接待人。反馈与归档：将接待记录抄送相关部门（如市场部），重要接待需向领导汇报接待情况；接待资料（申请表、记录表、照片等）按月归档，保存期限2年。（三）常用模板表9：接待申请表申请部门市场部申请日期2023-10-23来访单位ABC科技有限公司来访人数3人来访人员张（经理）、李（主管）、王*（专员）到访时间2023-10-259:00-11:00来访事由洽谈季度合作方案接待需求10人以下会议室、矿泉水、洽谈后工作午餐（人均150元标准）审批人市场部经理、行政部经理表10：来访接待记录表来访单位ABC科技有限公司来访人员张（经理）、李、王*到访时间2023-10-259:00-11:00接待地点3楼第二会议室洽谈内容季度合作方案细节、资源支持需求洽谈结果双方达成初步共识，下周提交正式方案接待人行政部、市场部备注无（四）关键提示接待人员需着装正式（商务装），保持微笑，使用礼貌用语（如“您好”“请”“谢谢”）；来访人员为公司高层领导或重要客户时，需由部门负责人及以上级别人员陪同；涉密内容洽谈需在独立会议室进行，无关人员回避，会议资料会后收回；控制接待成本，严格按照公司标准执行，超预算部分需提前报批。五、文件流转与归档管理（一）适用情境适用于公司内部各类文件（通知、请示、报告、制度、会议纪要）及外部文件（合同、函件、客户资料）的起草、审批、传递、归档管理，保证文件规范有序，便于查阅追溯。（二）操作步骤1.文件起草格式规范：文件标题需简洁明了（如“关于举办2023年员工培训的通知”），结构清晰（目的、内容、要求、联系人等），字体统一（标题二号黑体，三号仿宋，行距28磅），页码正确。内容准确：文件内容需与公司制度、实际情况一致，数据、日期、人名等信息需反复核对，避免错误。2.审批流转确定审批路径：根据文件类型确定审批流程，如“部门负责人→行政部→分管领导→总经理”（制度类文件）或“部门负责人→分管领导”（日常通知）。线上/线下审批：通过企业OA系统发起审批，文件并填写审批意见，各审批人需在1个工作日内完成审批；紧急文件可线下提交纸质版，审批人签字后交行政部登记。意见处理：若审批人提出修改意见，起草人需及时修改并重新提交审批，直至所有审批意见通过。3.传递与分发内部传递：审批通过的文件，由行政部通过OA系统、邮件或公告栏发布，注明“生效日期”“执行范围”；需纸质分发的文件，按部门数量打印，由行政部统一送达各部门签收。外部传递：发送至外部单位的文件（如函件、合同），需经总经理审批，填写《文件发送登记表》，记录接收单位、文件名称、份数、发送方式（快递/邮件）、trackingnumber（快递单号）。4.归档管理分类整理：行政部每月对文件进行