企业员工互助基金操作指南与制度

一、制度总则（一）设立目的为切实帮助员工应对突发生活困境，凝聚“风险共担、爱心互助”的团队合力，建立常态化内部帮扶机制，结合企业实际制定本操作指南及配套制度。（二）适用范围本制度及指南适用于与企业签订劳动合同的全体在职员工（含试用期员工）。（三）管理原则1.自愿参与：员工缴存互助金遵循自愿原则，企业配套投入与员工自愿缴存相结合。2.公平透明：基金使用坚持“救急、救难”导向，申请、审批、公示全流程公开透明。3.专款专用：互助基金独立核算、专户存储，仅用于本制度规定的帮扶事项，不得挪作他用。4.民主监督：基金管理接受全体员工监督，定期审计并公开收支情况。二、基金来源互助基金通过以下渠道筹集，资金总额动态管理：1.员工自愿缴存：员工可自主选择每月缴存金额，标准为每人每月不低于5元、不高于50元（缴存金额需提前报人力资源部门备案，每月随工资代扣；自愿停缴或调整金额需提前1个月申请）。2.企业配套投入：企业按年度员工总数，每人每年拨付100元作为基金启动或补充资金（该资金纳入年度预算，由财务部门直接划转至基金专户）。3.资金增值收益：互助基金在银行专户存储产生的利息收益，全额转入基金池滚动使用。4.社会爱心捐赠：接受企业合作伙伴、员工家属及社会爱心人士的定向/非定向捐赠，捐赠明细向捐赠方及员工公示。三、使用范围互助基金仅用于员工及直系亲属（配偶、父母、子女）的突发困难救助，具体情形如下：（一）重大疾病救助员工本人或直系亲属确诊患重大疾病（参照《国家基本医疗保险重大疾病目录》或企业补充认定的罕见病、重症等），医疗费用经社保、商业保险报销后，个人自付部分超过家庭月收入50%且造成生活困难的，可申请救助。（二）意外事故帮扶员工本人或直系亲属遭遇交通事故、工伤事故、自然灾害、突发意外人身伤害等，导致人身伤残、财产重大损失（损失额超过家庭月收入80%），且无有效责任方赔偿或赔偿不足的，可申请互助金支持。（三）家庭突发困境员工家庭因主要收入来源者失业、家庭成员突发残疾、重大财产损失（如房屋损毁）等变故，导致基本生活难以维持（家庭月可支配收入低于当地最低生活保障标准）的，经核查属实后可申请临时救助。（四）排除情形1.因个人违法犯罪、酗酒、赌博等主观过错导致的困难；2.非突发的慢性疾病治疗（如高血压、糖尿病常规用药）；3.已通过其他渠道（如商业保险、责任方赔偿）获得足额补偿的情形；4.员工本人或直系亲属的婚丧嫁娶、购房购车等非紧急支出。四、申请与审批流程（一）申请发起员工本人（或委托亲属、同事）填写《员工互助基金申请表》（可向HR或工会索取），并附以下证明材料（复印件需本人签字确认，原件核验后返还）：重大疾病类：医院诊断证明、费用清单、医保报销凭证、家庭收入证明；意外事故类：事故认定书（或派出所/社区证明）、医疗单据（或损失清单）、责任方赔偿协议（如有）；家庭困境类：失业证明、残疾证、社区/村委会困难证明、财产损失评估报告（如有）。申请材料提交至所在部门工会小组（无工会小组的提交人力资源部门），提交时间为困难发生后30日内。（二）初审核验部门工会小组（或人力资源部门）在收到申请后3个工作日内完成初审，内容包括：1.材料完整性：检查申请材料是否齐全、格式是否规范；2.情况真实性：通过面谈、走访家属、核实单据等方式，确认困难情况是否属实；3.资格符合性：判断困难情形是否符合本制度“使用范围”要求。初审通过的，形成《初审意见书》，连同申请材料报基金管理委员会；初审不通过的，书面告知申请人并说明理由（如材料不全需补充的，应一次性告知）。（三）复审审议基金管理委员会收到初审材料后5个工作日内召开审议会议（参会人员：企业分管领导、工会主席、HR经理、财务经理、员工代表），审议内容：1.困难程度评估：结合医疗费用、损失金额、家庭收入等，评估困难对家庭的影响；2.救助金额核定：根据基金余额、困难程度，按“实际损失（或自付医疗费用）×救助比例（最高80%）”核定救助金额，单次最高不超过8000元；3.审议结果公示：将审议通过的申请人姓名、困难事由、救助金额在企业OA系统、公告栏公示3个工作日，接受员工监督。（四）异议与复核公示期间，员工可通过书面、邮件等方式向基金管理委员会提出异议，管理委员会需在2个工作日内复核：异议成立的，重新召开审议会议调整救助金额或驳回申请，并再次公示；异议不成立的，书面回复异议人并说明依据，维持原审议结果。（五）资金拨付公示无异议（或异议处理完毕）后，基金管理委员会向财务部门出具《互助金拨付通知书》，财务部门在5个工作日内通过银行转账将互助金拨付至申请人指定账户（原则上转入申请人工资卡，特殊情况可转入家属账户）。五、基金管理与监督（一）管理架构设立员工互助基金管理委员会，作为基金管理的决策与监督机构：组成人员：企业分管领导（主任）、工会主席（副主任）、人力资源经理、财务经理、员工代表（2名，由职工代表大会选举产生）；职责权限：制定/修订基金制度、审议救助申请、审批年度预算、监督资金使用、组织审计公示；任期与换届：每届任期3年，任期届满前1个月完成换届选举，报企业管理层备案。（二）账户管理1.财务部门设立互助基金独立银行专户，实行“收支两条线”管理：收入：员工缴存、企业拨款、利息收益、捐赠资金按月归集至专户；支出：仅用于互助金拨付，需凭基金管理委员会的《拨付通知书》支付。2.财务部门按月编制《互助基金收支明细表》（含缴存明细、支出明细、余额），报管理委员会备案；年度终了编制《年度基金审计报告》。（三）监督机制1.内部监督：管理委员会每季度在企业OA系统、公告栏公开基金收支情况（含“收入来源、支出明细、当前余额”），接受员工查询；员工代表有权查阅基金账户明细，对资金使用提出质询，管理委员会需书面答复。2.外部审计：每年聘请第三方审计机构对基金专户进行审计，审计内容包括“资金来源合规性、支出真实性、账户管理规范性”；审计报告向全体员工公示，并存档备查。3.违规处理：对虚报冒领互助金的员工，追回全部资金，取消其3年内的互助基金申请资格，并视情节给予警告、记过等行政处分；对挪用、侵占基金的管理人员，依法追回资金，解除劳动合同，并追究法律责任。六、操作指南（员工端）（一）申请前准备1.确认困难类型：对照“使用范围”，判断自身情况是否符合救助条件（如重大疾病需确认是否为“突发”“自付压力大”）；2.准备证明材料：提前收集医疗单据、事故证明、家庭收入证明等，确保材料真实有效（可咨询HR或工会获取模板）。（二）申请流程简化版2.附证明材料：按“申请材料清单”整理材料，复印件需本人签字确认；3.提交申请：将申请表及材料交至部门工会小组（或HR），可同步留存电子版以备查询；4.跟进进度：可通过工会联系人、HR查询初审、复审进度，公示期间关注异议反馈；5.收款确认：收到互助金后，建议在3个工作日内向管理委员会反馈收款情况（非强制）。（三）常见问题解答1.缴存后可以随时申请吗？缴存时间与申请资格无关，只要符合“突发困难”条件，均可申请（首次缴存后即可申请）。2.救助金额可以多次申请吗？同一困难事项原则上仅申请1次，如困难持续（如重大疾病后续治疗），需间隔6个月后重新申请，且需提供新的医疗单据。3.证明材料不全怎么办？初审时HR会一次性告知需补充的材料，可通过医院补开诊断证明、社区开具困难证明等方式完善。七、附则1.本制度及操作指南自202X年X月X日起施行，原《员工互助基金制