企业管理-教务管理员工作流程SOP

会计实操文库12/12企业管理-教务管理员工作流程SOP一、目的为规范教务管理工作全流程，明确教务管理员各阶段核心职责、操作标准与协作要求，提升教务工作效率与准确性，保障教学活动有序开展、教学质量稳步提升，特制定本流程规范。本SOP适用于各级各类学校及教育机构的教务管理员岗位。二、核心原则1.准确高效：确保教学数据、信息录入及流程推进的准确性，优化工作方法，提升办事效率；2.服务导向：以教师教学、学生学习为核心，主动提供教务服务，及时响应师生合理诉求；3.合规规范：严格遵循教育行政部门相关规定及学校（机构）教学管理制度，规范流程操作；4.协同协作：加强与教学部门、学生管理部门、后勤部门等的协同配合，保障教学全链条顺畅。三、工作流程全阶段规范阶段一：学期前期准备（开学前2-4周，输出：《学期教学计划》《课程表》《教学任务书》等）1.教学计划核对与确认-对接各教学部门（院系/教研组），收集新学期教学计划初稿，核对计划是否符合培养方案、课程标准及教育政策要求；-梳理新学期开设课程信息，包括课程名称、课程代码、学分/学时、授课对象、先修要求等，汇总形成《学期课程清单》；-针对计划中的特殊课程（如实践课、校企合作课），协调相关部门确认教学场地、师资及配套资源，确保计划可行性。2.师资与教学资源协调-依据课程清单，核对各课程授课教师配置情况，确认教师资质、授课能力与课程要求匹配；-收集教师授课时间偏好，结合教师工作量标准，初步统筹师资安排，避免工作量失衡；-协调后勤部门/资产部门，确认教学场地（教室、实验室、实训基地）、教学设备（投影仪、电脑、实验器材）、教材等资源的availability，形成《教学资源配置表》。3.课程编排与发布-依据教学计划、师资情况及资源配置，采用教务管理系统编排新学期课程表，遵循“合理分布、避免冲突”原则（如同一班级不同课程时间不重叠、教师授课时间不冲突、理论课与实践课合理搭配）；-课程表初稿完成后，分发给各教学部门及教师核对，收集调整意见，进行优化修订；-最终课程表定稿后，通过教务系统、学校官网、班级群等渠道发布，同步生成《教学任务书》并发放至各授课教师，明确教师授课任务、教学要求及考核标准。4.教材与教学资料准备-依据课程清单及教学要求，统计各课程教材需求量，对接教材供应商或学校教材管理部门，完成教材采购、入库工作；-整理新学期教学资料（如课程大纲、教案模板、签到表、作业登记表等），发放至各教学部门或上传至教务系统供教师下载；-组织教材发放工作，通知学生按时领取教材，做好教材领取登记。阶段二：学期中期教学运行管理（开学后至期末前1个月，输出：《教学运行日志》《教师考勤表》《问题整改通知书》等）1.日常教学监控-每日巡查教学场地，检查教师到岗情况、学生出勤情况、教学设备运行状态及课堂教学秩序，填写《教学运行日志》，记录异常情况（如教师迟到、设备故障、课堂纪律混乱等）；-定期收集授课教师教学反馈，了解教学过程中存在的问题（如学生学习状态、教学资源不足等），及时协调解决；-通过教务系统监控学生选课、退课情况，及时处理学生选课咨询与异常问题，确保选课工作有序收尾。2.教学变更管理-受理教师因特殊情况（如生病、培训、公务）提出的调课、代课申请，审核申请材料的合理性与完整性，协调相关教师、班级及教学资源，制定变更方案，经教学负责人审批后执行；-受理课程临时调整（如增减学时、更换教学场地）申请，按流程审核审批后，及时更新课程表并通知相关师生；-所有教学变更均需留存记录，归档至《教学变更台账》，确保可追溯。3.学生学籍与选课管理-处理新学期学生学籍相关工作，包括学籍注册、学籍异动（转学、转专业、休学、复学、退学）的审核与备案，更新学籍信息库，确保学籍数据准确；-解答学生关于选课、退课、重修、补修等问题的咨询，指导学生完成相关流程；-定期核对学生选课数据，清理无效选课记录，确保选课数据与教学计划一致。4.教学问题协调解决-针对教学运行中发现的问题（如教学设备故障、教学资源不足、师生教学矛盾等），及时对接相关部门（后勤、资产、教学部门）协调解决；-对严重影响教学秩序的问题（如教师长期缺课、设备无法正常使用），发放《问题整改通知书》，跟踪整改进度，确保问题及时解决；-定期召开教学运行协调会，汇总各部门教学运行问题，商议解决方案，形成会议纪要并跟踪落实。阶段三：考务管理（期末前1.5个月至考试结束，输出：《考试安排表》《监考人员名册》《考试情况汇总表》等）1.考试计划制定与安排-对接各教学部门，收集期末考试课程信息（课程名称、授课班级、学生人数、考核方式），制定《期末考务工作计划》，明确考试时间范围、场次安排、场地要求及人员分工；-依据课程性质（理论课、实践课）及学生人数，编排考试场次与考试场地，生成《考试安排表》（明确每场考试的课程、班级、时间、地点、监考教师）；-审核各课程考核方案（如考试题型、分值占比、评分标准），确保考核方案符合教学要求与公平公正原则。2.监考人员统筹与培训-依据考试安排，统筹安排监考人员（优先安排教师，必要时协调行政人员），确保每场考试监考人员足额配置，避免监考冲突；-整理《监考人员名册》，明确各监考人员职责、监考时间及地点，通知监考人员按时参加监考工作；-组织监考人员培训，讲解监考流程、考试纪律、违规处理办法及注意事项，确保监考人员熟悉监考要求。3.考试组织与实施-考试前1周，检查考试场地布置情况（如桌椅摆放、考场标识、作弊防控设备）、考试用品（试卷、答题卡、草稿纸、中性笔、橡皮）准备情况；-考试期间，巡查各考场，监督监考人员履职情况，维护考场秩序，及时处理考试突发情况（如试卷缺页、学生作弊、设备故障等），填写《考试情况记录表》；-考试结束后，督促监考人员回收试卷、答题卡，核对数量并密封，移交至阅卷教师或阅卷小组。4.考后收尾工作-跟踪阅卷进度，协调解决阅卷过程中出现的问题（如评分争议、试卷丢失等），确保阅卷工作按时完成；-收集各课程考试成绩，审核成绩的合理性与准确性，协助教师完成成绩录入（教务系统）工作；-汇总考试情况，撰写《期末考务工作总结》，分析考试过程中存在的问题，提出改进建议。阶段四：学期末期总结与归档（考试结束至假期前，输出：《学期教务工作总结》《教学档案汇编》《成绩汇总表》等）1.成绩管理与分析-审核各课程最终成绩，确认成绩录入无误后，锁定教务系统成绩数据；-生成各班级、各专业成绩汇总表，分析学生成绩分布情况（如平均分、及格率、优秀率），识别教学薄弱环节，形成《成绩分析报告》并反馈至各教学部门；-受理学生成绩查询、复核申请，按流程组织成绩复核，及时向学生反馈复核结果。2.教学工作考核与总结-收集各教学部门学期教学工作总结，汇总教师授课情况、教学成果及存在的问题；-结合日常教学监控记录、学生评价、成绩分析等数据，协助教学管理部门完成教师教学工作考核；-撰写《学期教务工作总结》，梳理本学期教务工作开展情况、取得的成效、存在的问题及下学期工作计划，上报至学校（机构）管理层。3.教学档案整理与归档-收集本学期教务工作相关资料，包括教学计划、课程表、教学任务书、教学运行日志、教学变更台账、考务资料、成绩汇总表、工作总结等；-按“规范分类、有序整理”原则，对教学档案进行编号、装订，建立电子档案与纸质档案双备份；-将整理完成的教学档案移交至学校档案管理部门归档，确保档案完整、可追溯。4.下学期工作筹备-总结本学期教务工作经验与不足，初步规划下学期教务工作重点；-收集各教学部门下学期教学计划初步意向，提前对接师资、教学资源等相关部门，为下学期工作开展做好铺垫。阶段五：特殊事项管理（全学期，输出：《特殊事项处理记录》《应急处置方案》等）1.学生学籍异动处理-受理学生转学、转专业、休学、复学、退学等学籍异动申请，审核申请材料的真实性、完整性，按教育部门及学校规定流程办理审批手续；-及时更新学籍信息库，调整相关学生的课程安排、成绩记录等，通知相关教学部门及班级；-留存学籍异动相关材料，归档至学生个人学籍档案。2.教学应急处置-针对突发教学事件（如疫情、自然灾害导致教学中断、教师突发疾病无法授课、重大教学设备故障等），启动应急处置方案，协调调整教学安排（如转为线上教学、调配代课教师、更换教学场地）；-及时向师生发布应急教学安排通知，做好沟通解释工作，保障教学活动持续开展；-应急事件处理完成后，撰写《应急处置总结》，梳理处理过程，完善应急处置方案。3.各类教学评估与检查配合-配合教育行政部门、学校教学管理部门开展各类教学评估（如专业评估、课程评估、教学质量评估）工作，准备相关评估材料（教学计划、课程大纲、成绩数据、教学档案等）；-协助组织教学检查活动，收集检查数据，整理检查报告，跟踪问题整改情况。四、文档管理规范1.所有教务工作相关文档（教学计划、课程表、运行日志、考务资料、成绩表、工作总结等）需按“学期-部门-文档类型”分类整理，建立电子与纸质双重档案；2.文档需明确版本号与编制日期，修改后及时更新版本并标注修改记录（修改人、修改时间、修改内容），确保文档准确性与可追溯性；3.核心文档（如教学计划、成绩汇总表、学籍档案）需经相关负责人审核签字后归档，重要电子文档需加密存储，保障数据安全；4.严格遵守档案查阅、借阅规定，查阅档案需履行登记手续，严禁私自篡改、销毁档案。五、责任与协作边界1.教务管理员核心责任：统筹教学计划实施、保障教学运行秩序、推进考务工作开展、管理学生学籍与成绩、整理教学档案、处理特殊教学事项；2.跨部门协作要求：-教学部门：提供教学计划、课程信息、师资配置建议，配合教学监控与评估工作；-学生管理部门：