公司财务制度及报销流程

公司财务制度及报销流程第一章总则1.1为统一资金收付口径、降低财务风险、提升资金使用效率，公司依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》及公司章程，制定本制度。1.2本制度所称“资金”包括库存现金、银行存款、第三方支付账户余额、数字人民币钱包及其他可随时用于支付的货币性资产。1.3本制度适用于公司总部、各分公司、办事处、项目组及临时驻外机构，任何个人或部门不得另行制定与本制度冲突的内部规定。1.4财务中心为制度解释与修订的唯一归口部门，每年3月、9月各组织一次制度有效性评审，评审记录保存十年。第二章组织与职责2.1财务中心2.1.1负责制定、修订、解释本制度及配套指引；2.1.2负责资金计划、融资、结算、核算、税务、预算、报表、审计对接等全流程管理；2.1.3负责网银U盾、财务印鉴、发票专用章、税务数字证书的统一保管与使用登记；2.1.4负责建立“黑名单”供应商库，对存在虚开发票、违约、行贿记录的供应商实施三年禁入。2.2业务部门2.2.1负责业务真实性、合理性、必要性初审；2.2.2负责在预算额度内安排支出，超预算事项须提前十五个工作日走“预算调整”流程；2.2.3负责在报销系统内完整上传业务单据、验收报告、合同扫描件、成果文件；2.2.4负责配合财务中心完成事后抽检、穿行测试、凭证溯源。2.3法务与合规部2.3.1负责合同模板、补充协议、隐私条款、廉洁条款的合法合规性审查；2.3.2负责对单笔金额≥50万元或关联交易的合同出具法律意见书；2.3.3负责建立“合规举报邮箱”，对涉嫌商业贿赂、利益输送、虚列支出的举报在48小时内启动调查。2.4审计监察部2.4.1负责对财务收支、资金资产、招投标、离职交接进行年度审计与离任审计；2.4.2负责对财务中心执行“飞行检查”，每季度随机抽查付款笔数不低于5%；2.4.3负责出具《审计整改通知书》，被审计部门须在十个工作日内书面回复整改结果。第三章资金计划与预算控制3.1预算年度自公历1月1日至12月31日，采用“两上两下”编制法：部门上报→财务初审→管理层质询→董事会批复。3.2预算科目分“费用化”与“资本化”两类，费用化预算按月度释放，资本化预算按项目节点释放。3.3资金计划分周、月、季三级滚动，误差率超过±5%须书面说明原因；连续两季度误差率超10%的部门，下一季度费用报销额度下调20%。3.4预算外支出须填写《预算外事项申请表》，说明原因、金额、资金来源、替代方案，经部门负责人、财务总监、总经理三级审批后方可执行。3.5预算结余不得跨年使用，12月25日后系统关闭当年预算释放通道，剩余额度自动清零。第四章账户与票据管理4.1银行账户实行“收支两条线”，收入户只能收款，支出户只能付款，每日16:30前完成收入户清零上划。4.2网银U盾分三级：制单盾、复核盾、授权盾，三人三分离，不得交叉保管；授权盾须存放于智能保险柜，取用时双人指纹+动态码。4.3银行预留印鉴分“财务专用章”“法人章”两枚，法人章由董事会办公室保管，财务专用章由财务中心出纳室保管，用印须登记《印鉴使用台账》。4.4发票管理实行“金税盘+电子档案”双轨制，开票员、复核员、税务员三岗分离；纸质发票存根联保存五年，电子发票上传至“税务云盘”并做SHA256哈希校验。4.5空白支票、汇票、本票按面值1%计提风险准备金，遗失须在2小时内电话银行挂失、24小时内登报声明、48小时内向公安机关报案。第五章借款与备用金5.1因公借款须提前三个工作日通过OA系统提交《借款申请单》，注明用途、预计金额、核销时间、同行人信息。5.2借款额度：国内差旅≤2万元/人次，国外差旅≤5万元/人次，市场推广≤10万元/次，超过须走专项审批。5.3备用金实行“定额包干、按季清算”，行政采购备用金上限3万元，项目现场备用金上限5万元，季度末清零。5.4借款核销时限：国内差旅返回后7个工作日，国外差旅返回后15个工作日，市场推广结束后10个工作日；逾期未核销，按日0.05%计收资金占用费，并暂停该员工新借款。5.5借款冲账须“一笔一清”，不得合并冲销；如发票金额小于借款金额，差额须原路退回公司账户，禁止现金坐支。第六章日常费用报销6.1报销单据要求6.1.1发票：增值税专用发票优先，普通发票须附《无法取得专票说明》；发票抬头须与公司营业执照一致，税号、开票日期、项目、金额、税率、印章齐全；6.1.2行程单：机票须附《航空运输电子客票行程单》，火车票须为蓝色磁介质票，出租车票须为机打票；6.1.3合同或订单：金额≥2000元须附合同或采购订单，合同须为经法务审核的正式版本；6.1.4验收或成果：培训费须附签到表及现场照片，广告费须附投放截图及第三方监测报告，礼品费须附领用清单。6.2报销标准6.2.1交通：职级P6以下高铁二等座、飞机经济舱；P7-P8高铁一等座、飞机经济舱；P9及以上高铁商务座、飞机公务舱；超标部分自理；6.2.2住宿：一线城市≤800元/间夜，新一线≤600元/间夜，二线≤500元/间夜，三线及以下≤400元/间夜；同性双人出行须合住标准间；6.2.3餐补：国内出差早餐30元、午晚餐各80元，包干使用，无需发票；国外出差按外交部发布标准执行；6.2.4市内交通：优先地铁公交，确需打车每日上限200元，须注明起止地点、事由；6.2.5通讯：项目驻场人员每月可报销一次话费，上限200元，须打印运营商账单并勾选出因公通话记录。6.3报销时限6.3.1发票开具日期距报销提交日不得超过30个自然日，逾期系统自动锁死；6.3.2出差结束后7个工作日内须完成报销单填写，15个工作日内完成领导审批，20个工作日完成财务审核及付款；6.3.3超过时限未提交，按发票金额5%/月扣减报销额度，最多扣减50%。6.4审批节点6.4.1单笔金额＜1万元：部门负责人→财务审核→出纳付款；6.4.21万元≤金额＜5万元：部门负责人→分管领导→财务总监→出纳付款；6.4.35万元≤金额＜20万元：部门负责人→分管领导→财务总监→总经理→出纳付款；6.4.4金额≥20万元：须追加董事会审批，并提供可行性研究报告、比价记录、廉洁承诺函。6.5付款方式6.5.1对公支付：优先银行转账，收款账户须与合同一致，若变更须出具加盖公章的《账户变更函》；6.5.2对私支付：须汇入员工本人工资卡，禁止支付至第三方账户；6.5.3现金支付：单笔≤1000元且无法转账的特殊场景，须由出纳、收款人当面点验并录制视频，视频保存三年。第七章差旅管理7.1出差须提前两个工作日提交《出差申请单》，注明路线、任务、预计费用、客户联系人；如变更路线，须在原单上补充说明并重新审批。7.2机票预订统一使用公司签约的TMC（TravelManagementCompany），系统直连财务，月度统一结算；员工自行订票须书面说明原因，票价高于TMC报价部分自理。7.3出差返程后须提交《出差总结》，包含客户拜访纪要、市场信息、竞品动态、后续商机，字数≥800字，附3张以上现场照片；未提交总结，差旅费暂缓报销。7.4出差期间因私行程须单独标注，相关费用从个人信用卡支付，公司不予报销；若因私行程导致机票改签，改签费自理。7.5出差途中发生航班延误≥4小时，可凭航空公司出具的《延误证明》报销餐食限额内费用，住宿费按标准报销，但须扣除航空公司赔付部分。第八章采购与付款8.1采购分类8.1.1生产性采购：原材料、设备、软件授权；8.1.2非生产性采购：办公用品、市场礼品、培训服务；8.1.3工程类采购：装修、弱电、净化车间。8.2供应商准入8.2.1须提交《供应商准入问卷》、营业执照、近三年审计报告、完税证明、社保证明、环保合规证明；8.2.2财务、法务、技术、采购四部门联合评审，得分≥80分方可入库；8.2.3关键指标：资产负债率≤70%、近一年无重大行政处罚、核心人员社保缴纳率≥90%。8.3比价与招标8.3.1金额＜5万元：至少比价3家，留存书面比价表；8.3.25万元≤金额＜50万元：邀请招标，不少于5家；8.3.3金额≥50万元：公开招标，委托第三方招标代理，评标委员会由5人以上单数组成，外聘专家占比≥40%。8.4合同签署8.4.1合同须使用公司标准模板，修改条款标红并附《条款偏离表》；8.4.2合同须明确付款节点、验收标准、违约责任、知识产权归属、保密义务；8.4.3合同盖章前须完成《合同审批单》，审批节点：采购→法务→财务→总经理。8.5验收与付款8.5.1到货验收：采购员、使用部门、仓库三方现场验收，填写《到货验收单》，附称重照片、序列号照片；8.5.2质量验收：使用部门在到货后15日内完成性能测试，出具《质量验收报告》；8.5.3付款资料：合同、验收单、发票、入库单、质保金保函（如有）；8.5.4质保金：比例5%-10%，质保期≥12个月，质保金到期后无质量异议30日内支付。第九章固定资产与低值易耗品9.1固定资产标准：单价≥5000元且使用年限≥1年；低值易耗品：单价200-4999元；单价＜200元一次性费用化。9.2资产编码规则：类别（2位）+购置年份（2位）+流水号（6位），如PC2200001；二维码标签须粘贴于资产显眼位置。9.3资产采购须先在公司内部“闲置资产库”查询，可调剂使用不得新购；确需新购须走《固定资产申购单》。9.4资产折旧：机器设备10年、运输工具5年、电子设备3年、办公家具5年，残值率5%，采用平均年限法；每月5日前生成折旧凭证。9.5资产盘点：每半年一次，抽盘比例30%，全盘比例100%；盘亏盘盈金额≥1万元须出具专项报告，由审计监察部追责。9.6资产报废：须技术鉴定→财务复核→总经理审批→环保回收→变卖收入冲减当期费用；报废收入＜账面净值部分计入资产处置损失。第十章费用分摊与内部结算10.1公共费用（房租、水电、宽带、保洁）按“人头+面积”双权重分摊，财务中心每月2日生成《公共费用分摊表》，各部门确认后3日内完成内部转账。10.2研发中心使用的高算力服务器电费单独计量，安装独立电表，按实际抄表数×电网单价计入项目成本。10.3跨部门协作项目，费用结算采用“内部订单”方式，月初冻结预算，月末按实际发生结算，差异±10%以内吸收，±10%以上触发复盘。10.4内部结算价格：非市场化资源按成本价结算，市场化资源按外部公允价×95%结算，鼓励内部优先采购。第十一章税务与发票合规11.1增值税：一般纳税人适用13%、9%、6%三档税率，小规模纳税人适用3%征收率；每月3日前完成增值税税负测算，税负波动超0.5个百分点须书面说明。11.2企业所得税：按季度预缴，年度汇算清缴，研发费用加计扣除比例100%；每年5月31日前完成汇算清缴报告。11.3个人所得税：采用“累计预扣法”，专项附加扣除信息通过“个税APP”采集，每月15日前完成申报；年终奖可选择单独计税或并入综合所得。11.4发票合规：禁止虚开、代开、转借发票；开票内容须与业务实质一致，税率选择须与税收分类编码匹配；开票员每月须通过“税务UKey”自检一次。11.5税务稽查：收到《税务检查通知书》后2小时内报告财务总监，4小时内成立应对小组，24小时内完成资料准备；未经批准不得擅自签字确认补税金额。第十二章财务系统与数据安全12.1财务系统采用“私有云+双活数据中心”，RPO≤15分钟，RTO≤30分钟；每日凌晨2点自动备份，备份数据加密后存放于异地机房。12.2权限矩阵：凭证制单、审核、记账、结账四岗分离；超级权限由财务总监与审计监察部双人共管，任何一方无法单独开启。12.3数据修改：已结账月份凭证修改须走“反结账”流程，由财务总监、审计监察部、总经理三方会签；修改记录写入区块链存证。12.4电子档案：凭证、报表、合同、发票影像保存15年；采用PDF/A-2格式，水印包含公司LOGO、生成时间、SHA256值；每季度抽检5%进行可读性验证。12.5系统日志：所有操作记录须包含用户ID、IP地址、MAC地址、操作时间、操作前后值；日志保存十年，禁止任何人私自删除。第十三章报销系统操作细则13.1登录：统一使用企业微信扫码登录，首次登录须绑定工号、手机号、人脸信息；密码长度≥12位，含大小写字母、数字、特殊字符。13.2填单：系统内置OCR识别发票，自动比对国家税务总局全国发票库，识别失败须手工录入并上传发票联照片；13.3行项录入：交通、住宿、餐饮、通讯、礼品、其他六大类，每类须选择对应预算科目，系统自动校验预算余额；13.4影像上传：支持PDF、JPG、PNG、OFd格式，单张≤10M，单次报销附件≤50张；影像须正向、清晰、无遮挡；13.5审批催办：系统每日8点、12点、18点推送待办消息，超48小时未审批自动升级至上级领导；13.6退单处理：财务审核驳回须一次性列明全部问题，员工修改后重新提交，退单次数达到3次，该笔报销转人工线下处理；13.7付款反馈：出纳付款后系统实时推送“银行回单”影像，员工可点击“确认收款”；若48小时未确认，系统自动确认；13.8报表查询：员工可实时查看个人报销进度、历史记录、信用评分；信用评分＜80分将被限制借款，须完成财务培训后方可恢复。第十四章监督检查与责任追究14.1财务中心每月发布《报销合规白皮书》，公示违规类型、金额、部门、处理结果；14.2违规行为分级：轻微（金额＜500元）、一般（500-5000元）、严重（5000-50000元）、重大（≥50000元）；14.3轻微违规：通报批评+扣减当月绩效5%；14.4一般违规：书面检查+扣减当月绩效20%+暂停报销权限1个月；14.5严重违规：记过处分+扣减当季绩效50%+暂停报销权限3个月+强制培训8学时；14.6重大违规：解除劳动合同+追讨损失+移送司法机关+列入行业黑名单；14.7对供应商违规：暂停付款+冻结未履行合同+扣除履约保证金+三年禁入；14.8对领导责任：部门年度内发生2起严重或1起重大违规，部门负责人年度绩效清零，两年内不得晋升。第十五章培训与知识更新15.1新员工入职一周内须完成《财务制度》线上考试，满分100分，90分合格，不合格补考一次，仍不合格延长试用期；15.2每年6月、12月举办“财务合规宣传月”，组织案例分享、情景演练、知识竞赛；15.3财务中心每季度更新《报销操作指引》视频，时长≤15分钟，点击量纳入部门KPI；15.4对税务、海关、外汇新规，财务中心须在政策发布后5个工作日内完成解读并推送全员；15.5建立“财务问答”企业微信机器人，7×24小时在线，常见问题匹配率≥95%，未能匹配问题2小时内人工答复。第十六章特殊场景处理16.1紧急采购：因抢险、抢修、防疫等突发事件，金额＜2万元可先采购后补审批，48小时内补齐资料；16.2垫付关税：进口货物关税金额＞10万元时，可由公司垫付，采购部须提交《关税垫付申请》，关税税单原件须在一周内回收；16.3捐赠支出：须董事会专项决议，金额≥100万元须报国资委备案，受赠方须出具公益事业捐赠票据；16.4员工伤亡支出：工伤医疗费由人事部先行垫付，事后向工伤保险基金申请报销，差额部分由公司承担；16.5诉讼费：须法务部出具《案件评估报告》，预估金额≥50万元须总经理办公会审议；胜诉后向对方追偿，败诉计入当期损益。第十七章报销题型示例（下列题型用于新员工考试，共100分，60分合格）一、单选题（每题2分，共20分）1.员工出差返回后最晚应于几个工作日内提交报销单？A.3B.5C.7D.152.住宿发票开具单位名称应与以下哪项完全一致？A.酒店集团名B.公司营业执照名C.个人姓名D.部门名称3.增值税专用发票抵扣联丢失，应首先：A.让开票方重开B.登报声明C.使用记账联复印件勾选抵扣D.放弃抵扣4.借款逾期每日资金占用费比例是：A.0.01%B.0.03%C.0.05%D.0.1%5.固定资产报废收入小于账面净值时，差额计入：A.营业外收入B.资产处置损益C.管理费用D.其他综合收益二、多选题（每题3分，共30分）6.以下哪些属于可抵扣进项税额的凭证？A.增值税专用发票B.通行费电子普通发票C.农产品销售发票D.定额发票7.以下哪些情况会导致报销单被系统驳回？A.发票重复B.发票税率与税收编码不符C.影像倒置D.预算余额充足8.以下哪些费用适用“费用化”处理？A.员工培训费B.设备购置费C.办公室装