采购合同范本与审查指南

采购合同范本与审查指南一、适用采购场景说明本工具适用于各类企业、机构在日常运营中发生的采购活动，涵盖以下典型场景：实体物料采购：包括生产原料、办公用品、设备仪器、耗材配件等有形物品的采购；服务类采购：如设计服务、咨询服务、技术服务、运维服务、广告服务等专业服务的采购；工程项目采购：涉及施工材料、工程分包、设备安装等工程相关物资或服务的采购；长期合作采购：针对年度框架协议、分期供货等持续性采购业务，明确双方权利义务。二、合同签订全流程操作步骤（一）采购需求确认与前置准备明确采购需求：由采购部门或业务部门填写《采购需求单》，详细列明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、交付时间、交付地点等核心要素，并经需求部门负责人审批。预算与审批：财务部门对采购需求进行预算审核，保证采购金额在年度预算范围内；超出预算的需按公司制度提交审批（如总经理办公会、董事会审批）。供应商筛选：通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购等方式选定合格供应商，并留存供应商资质文件（如营业执照、相关行业资质证书、过往业绩证明等）。（二）合同文本起草基础信息填写：根据《采购合同模板》（详见第三部分），填写合同编号（按公司统一规则编制，如“CG-年份-序号”）、签订日期、甲方（采购方）全称及统一社会信用代码、乙方（供应商）全称及统一社会信用代码、合同签订地点等基础信息。核心条款拟定：采购内容明细：逐项列明物品/服务的名称、规格型号、单位、数量、单价、金额（含税/不含税价），若有附件（如图纸、技术参数表）需注明“详见附件X”；质量要求：明确质量标准（如国家标准、行业标准、双方约定标准），约定验收方式（如现场验收、第三方检测）、验收期限及不合格处理流程；交付条款：约定交付时间（具体日期或期限）、交付地点（如甲方指定仓库、项目现场）、运输方式及费用承担方、毁损风险转移节点；付款方式：明确付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金）、付款比例、币种、账户信息（乙方需提供对公账户）；违约责任：约定乙方逾期交付、质量不达标、甲方逾期付款等情形的违约责任（如违约金计算方式、赔偿范围），明确合同解除条件；争议解决：约定争议解决方式（如协商、仲裁/诉讼，仲裁需明确仲裁机构，诉讼需明确管辖法院）。（三）合同审查与修订内部审查：法务审查：重点审查条款合法性、合规性，是否存在歧义，违约责任是否明确，争议解决方式是否有效；财务审查：核对付款条款与预算、账期是否匹配，发票类型（如增值税专用发票）及开具要求是否明确；业务部门审查：确认采购内容、技术参数、交付时间等是否符合实际需求。外部沟通：将审查意见反馈给乙方，就条款分歧进行协商修订，直至双方达成一致。修订后的合同文本需重新履行内部审查流程。（四）合同签订与生效签署盖章：合同文本经双方最终确认后，由授权代表人签字（甲方授权代表人为某，乙方授权代表人为某，需提供授权委托书）并加盖单位公章（合同专用章）。若为多页合同，需加盖骑缝章。生效条件：明确合同生效时间（如“双方签字盖章之日起生效”“自最后一方签字盖章之日起X日后生效”），或约定特定条件（如“甲方预付款到账后生效”）。（五）合同履行与跟踪交付与验收：乙方按约定交付采购物品/服务，甲方在验收期限内组织验收，出具《验收确认单》，双方签字盖章确认。验收不合格的，乙方需在甲方要求的期限内整改，重新验收。付款执行：财务部门根据验收结果、合同约定的付款节点及乙方提供的合规付款凭证（如发票、交付清单）办理付款，留存付款凭证。履约跟踪：采购部门定期跟踪合同履行情况，记录交付进度、质量问题、付款状态等，保证双方按约定履行义务。（六）合同归档与总结资料归档：合同文本（含附件、修订记录、审批单、验收单、付款凭证等）需整理成册，按公司档案管理规定编号归档，保存期限不少于合同履行期结束后5年。履约评估：合同履行完毕后，采购部门对供应商履约情况（如质量、交付及时性、服务响应速度）进行评估，形成《供应商履约评价表》，作为后续供应商选择的参考依据。三、采购合同核心条款模板及填写说明（一）采购合同框架模板采购合同合同编号：CG-2024-XXX签订日期：XXXX年XX月XX日签订地点：XX市XX区甲方（采购方）：名称：XXX有限公司统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX地址：XX市XX区XX路XX号法定代表人：*某联系人：*某联系方式：XXXXXXXXXXX乙方（供应商）：名称：XXX有限公司统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX地址：XX市XX区XX路XX号法定代表人：*某联系人：*某联系方式：XXXXXXXXXXX鉴于：甲方因生产经营需要，向乙方采购物品/服务；乙方具备供货/服务能力，双方经平等协商，达成如下协议：第一条采购内容明细序号物品/服务名称规格型号单位数量单价（元）金额（元）备注12……合计金额（大写）：XXX仟XXX佰XXX拾XXX元整合计金额（小写）：¥XXXXX.XX元第二条质量要求与验收质量标准：乙方交付的物品/服务需符合[国家标准/行业标准/双方约定标准，详见附件X《技术参数表》]。验收方式：甲方在收到物品/服务后[X]个工作日内，按约定标准进行验收；验收合格的，出具《验收确认单》；验收不合格的，甲方有权拒收，乙方需在[X]日内更换或整改，相关费用由乙方承担。质保期：物品质保期为[交付后X个月/年]，服务质保期为[服务完成后X个月]，质保期内出现非甲方人为造成的质量问题，乙方负责免费维修或更换。第三条交付条款交付时间：乙方应于XXXX年XX月XX日前完成交付（分批交付的，每批交付时间详见《订单》）。交付地点：[甲方指定仓库/XX市XX区XX路XX号]，运输方式[公路/铁路/航空]，运费由[甲方/乙方]承担。毁损风险：物品交付并经甲方签收前，毁损、灭失风险由乙方承担；签收后由甲方承担。第四条付款方式甲方按以下方式向乙方支付合同款项：（1）预付款：本合同签订后[X]个工作日内，甲方向乙方支付合同总金额的[X]%，即¥XXXX元；（2）到货款：物品交付并签收后[X]个工作日内，甲方向乙方支付合同总金额的[X]%，即¥XXXX元；（3）验收款：验收合格后[X]个工作日内，甲方向乙方支付合同总金额的[X]%，即¥XXXX元；（4）质保金：质保期满无质量问题后[X]个工作日内，甲方向乙方支付剩余[X]%，即¥XXXX元。乙方收款账户：开户名：XXX有限公司开户行：XX银行XX支行账号：XXXXXXXXXXXXXXXXXXX乙方每次收款前需向甲方开具[增值税专用发票/普通发票]，发票内容需与合同一致。第五条违约责任乙方逾期交付的，每逾期一日，按逾期交付部分金额的[X]%向甲方支付违约金，逾期超过[X]日的，甲方有权解除合同，乙方需退还已付款项并赔偿甲方损失。乙方交付的物品/服务不符合质量标准的，甲方有权拒收，乙方需在[X]日内更换或整改；若无法整改或整改后仍不合格，甲方有权解除合同，乙方需退还已付款项并赔偿甲方损失。甲方逾期付款的，每逾期一日，按逾期付款金额的[X]%向乙方支付违约金。第六条争议解决因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，按以下第[X]种方式解决：（1）提交XX仲裁委员会仲裁；（2）依法向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。第七条其他约定本合同未尽事宜，双方可签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。本合同一式[X]份，甲方执[X]份，乙方执[X]份，具有同等法律效力，自双方签字盖章之日起生效。甲方（盖章）：法定代表人/授权代表人（签字）：*某XXXX年XX月XX日乙方（盖章）：法定代表人/授权代表人（签字）：*某XXXX年XX月XX日（二）填写说明合同编号：按公司内部规则编制，保证唯一性，便于后续检索；金额填写：大小写金额需一致，小写金额保留两位小数，大写金额需使用“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、整”等规范汉字；质量标准：需明确具体标准，避免使用“合格”“良好”等模糊表述，若有技术参数复杂，建议作为附件；付款节点：与采购流程匹配，预付款比例一般不超过30%，质保金比例一般为5%-10%；违约责任：违约金比例建议控制在日万分之五以内，避免过高被法院调整。四、合同审查与履行关键风险提示（一）合同审查阶段风险主体资质风险：审查乙方是否为合法存续的企业，营业执照是否在有效期内，经营范围是否包含采购内容，特殊行业（如食品、医疗器械）需确认是否具备相关生产经营许可证；条款歧义风险：避免使用“尽快”“大约”等模糊词汇，明确“交付时间”为具体日期或“收到预付款后X日内”，“验收期限”为“X个工作日”，避免因条款不清引发争议；违约责任不对等风险：注意双方违约责任的平衡性，避免仅约定乙方违约责任而忽略甲方逾期付款等情形；知识产权风险：若采购涉及技术、设计等服务，需明确知识产权归属（如乙方交付的工作成果归甲方所有，乙方不得再向第三方提供）。（二）合同履行阶段风险交付风险：乙方可能因生产、物流等问题延迟交付，需提前与乙方沟通进度，要求乙方提供《交付计划》，并保留催收记录；质量风险：验收时需按合同约定的标准逐项核对，留存样品或检测报告，若涉及复杂技术，可邀请第三方机构参与验收；付款风险：乙方未开具合规发票的，甲方有权暂付款项，保证发票类型、金额与合同一致，避免税务风险；证据留存风险：履行过