某跑步俱乐部档案保管管理制度

某跑步俱乐部档案保管管理制度第一章总则第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）档案管理工作，保障档案资料的完整性、安全性与可追溯性，提升俱乐部运营效率和会员服务质量，根据《中华人民共和国档案法》及相关行业管理规定，结合俱乐部实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于俱乐部所有纸质及电子档案的收集、整理、归档、保管、利用及销毁等全流程管理，涵盖会员服务、活动组织、赛事运营、财务收支、行政事务等各类业务场景。第三条档案管理遵循“集中统一、分类规范、安全保密、高效利用”原则：（一）集中统一：由俱乐部行政部统筹管理，设立专职档案管理员，避免档案分散存放导致的遗失风险；（二）分类规范：按业务性质与内容特征科学分类，确保档案检索便捷；（三）安全保密：采取物理防护与数字加密双重措施，保障档案信息安全；（四）高效利用：在合规前提下开放档案查询权限，支持俱乐部决策与会员服务优化。第二章管理职责第四条行政部为俱乐部档案管理责任部门，主要职责包括：（一）制定并完善档案管理制度；（二）设立专用档案室，配置档案保管设施；（三）监督各部门档案收集、归档工作；（四）组织档案管理员业务培训；（五）定期检查档案保管状态，排查安全隐患。第五条各业务部门（活动部、赛事部、财务部等）为档案形成责任主体，需履行以下职责：（一）指定一名兼职档案员，负责本部门业务档案的初步整理与移交；（二）按规定时限将应归档资料移交行政部；（三）配合行政部完成档案利用需求的审核与追溯。第六条档案管理员岗位职责：（一）负责档案接收、登记、分类、编号、入库；（二）维护档案室环境，确保温湿度（温度14-24℃，相对湿度45%-60%）、防火（配置自动灭火装置）、防潮（安装除湿机）、防虫（定期投放防蛀剂）等条件达标；（三）建立电子档案管理系统，对纸质档案进行数字化扫描备份；（四）记录档案查阅、复制、外借情况，留存审批凭证；（五）定期核查档案完整性，发现缺失或损毁及时上报处理。第三章档案分类与归档范围第七条俱乐部档案按业务类型划分为六类，具体归档范围如下：第一节会员档案（一）基础信息类：会员入会申请表、身份证复印件、联系方式、健康状况声明（含既往病史、体检报告等）；（二）服务记录类：会员积分明细（训练打卡、赛事参与、公益活动等积分）、会员等级变更记录、投诉与建议处理单；（三）权益凭证类：会员年费缴纳凭证、定制装备领取记录、课程报名回执。第二节活动档案（一）策划筹备类：活动方案（含主题、时间、地点、参与人员）、预算审批表、合作单位协议（场地提供方、赞助商等）；（二）执行记录类：活动现场照片（含全景、分组、重点环节）、签到表、应急预案启动记录（如突发伤病处理）、媒体报道资料；（三）总结评估类：活动总结报告（参与人数、满意度调查结果、费用结算情况）、改进建议清单。第三节赛事档案（一）申办组织类：赛事申报材料（向体育主管部门备案文件）、赛事规程（竞赛规则、组别设置、奖励办法）、裁判团队资质证明；（二）执行成果类：参赛人员名单（含姓名、号码布、成绩）、赛事成绩单（电子与纸质版）、奖牌/证书发放记录；（三）宣传推广类：赛事海报、短视频素材（起点、终点、冲线瞬间）、媒体报道合集（官方公众号、合作媒体稿件）。第四节财务档案（一）收支凭证类：原始发票、收据、银行转账记录、工资发放表、社保缴纳凭证；（二）预算决算类：年度财务预算报告、季度收支分析表、年度财务审计报告；（三）资产登记类：固定资产台账（跑步机、训练器材等）、低值易耗品领用记录（运动水壶、号码布等）。第五节行政档案（一）制度文件类：俱乐部章程、各部门管理制度（如《训练队管理办法》《志愿者招募制度》）、制度修订记录；（二）会议资料类：理事会会议记录、会员代表大会决议、专题研讨会纪要；（三）资质荣誉类：社会团体法人登记证书、体育类社会组织等级评估证书、优秀俱乐部/团队获奖证书。第六节设备物资档案（一）采购管理类：设备采购合同（含品牌、型号、保修期）、验收单、供应商资质文件；（二）维护保养类：设备定期检修记录（如跑步机跑带磨损检测）、故障维修单（含维修时间、更换配件、费用）；（三）处置记录类：设备报废申请（附技术鉴定报告）、物资捐赠协议（如旧装备捐赠公益机构）。第四章档案收集与归档要求第八条档案收集遵循“谁经办、谁整理、谁移交”原则，各业务部门需在业务完成后及时整理资料，确保档案内容真实、完整、清晰。第九条归档时限规定：（一）会员档案：新会员入会资料于完成缴费后3个工作日内移交；会员服务记录按月整理，次月5日前移交；（二）活动档案：小型活动（参与人数≤50人）结束后10个工作日内移交；大型活动（参与人数＞50人）结束后15个工作日内移交；（三）赛事档案：常规赛事（季度赛、月度赛）结束后20个工作日内移交；大型赛事（年度总决赛、跨区域赛事）结束后30个工作日内移交；（四）财务档案：记账凭证按月整理，次月10日前移交；年度财务报告于次年3月底前移交；（五）行政档案：制度文件自发布之日起5个工作日内移交；会议记录于会议结束后3个工作日内移交；（六）设备物资档案：采购验收单于设备到货后5个工作日内移交；维修记录于故障处理完成后3个工作日内移交。第十条归档质量要求：（一）纸质档案：需为原件（特殊情况可存复印件，但需注明“与原件一致”并经经办部门负责人签字确认）；页面整洁无涂改，签字、盖章齐全；采用A4纸或符合档案保管要求的规格，左侧装订（厚度不超过2cm）；（二）电子档案：需为不可修改的PDF格式或原始格式（如照片JPG、视频MP4），命名规则为“业务类型+时间+关键词”（例：20231020-月度例跑活动照片）；重要电子档案需同步备份至俱乐部云盘与移动硬盘（双备份）；（三）声像档案（照片、视频）：需附文字说明（含时间、地点、人物、事件），分辨率不低于1920×1080（照片）或1080P（视频）；第十一条档案移交流程：（一）移交部门填写《档案移交清单》（列明档案名称、数量、载体形式、保管期限），经部门负责人签字确认；（二）档案管理员核对移交清单与实物/电子文件，确认无误后签字接收，双方各留存一份清单备案；（三）电子档案移交需通过俱乐部内部OA系统传输，禁止使用私人邮箱或即时通讯工具。第五章档案保管与利用第十二条档案保管期限分为永久、定期两类（定期分为30年、10年），具体划分如下：（一）永久保存：俱乐部章程、理事会决议、会员代表大会记录、获奖证书、财务审计报告、重大赛事（如年度总决赛）成绩册；（二）30年保存：会员基础信息（含健康声明）、活动总结报告、赛事规程、设备采购合同、制度文件；（三）10年保存：日常活动照片、季度财务报表、设备维修记录、临时合作协议。第十三条档案室管理要求：（一）实行“双人双锁”制度，钥匙由档案管理员与行政部负责人分别保管；（二）每日记录温湿度，每月清洁档案架，每季度检查防虫防霉情况；（三）禁止在档案室内堆放易燃物品、使用明火或吸烟；（四）电子档案管理系统需设置访问权限（按岗位分配查询、下载、修改权限），每半年更换一次登录密码。第十四条档案利用流程：（一）内部查阅：查阅人填写《档案查阅申请表》（注明查阅原因、档案名称、利用方式），经部门负责人审批后，由档案管理员陪同在档案室查阅；（二）内部复制：复制纸质档案需经行政部负责人审批，复制内容需标注“仅供内部使用”；复制电子档案需通过OA系统下载，禁止拷贝至私人存储设备；（三）外部调阅：仅接受公检法等国家机关依法调阅，需出示单位介绍信及工作人员证件，经俱乐部法定代表人批准后，由档案管理员全程陪同，禁止外借原件；（四）档案外借：原则上不外借纸质档案，特殊情况需外借的，经俱乐部理事长审批，签订《档案外借责任书》（明确归还时间、保管责任），外借期限不超过7个工作日。第六章档案保密与安全第十五条俱乐部档案密级分为“绝密”“机密”“秘密”“内部”四级，具体界定：（一）绝密：会员健康隐私信息（如重大疾病史）、未公开的财务数据（如年度净利润）、未发布的赛事合作协议；（二）机密：核心会员名单（如明星跑者、高净值会员）、重要活动策划方案（如年度庆典）、设备采购底价；（三）秘密：普通会员联系方式、常规活动预算、一般设备维修记录；（四）内部：已公开的赛事成绩、已发布的制度文件、已结束的活动总结。第十六条保密管理措施：（一）绝密档案仅限俱乐部理事长、行政部负责人查阅，查阅记录永久留存；（二）机密档案查阅需经分管副理事长审批，查阅内容禁止拍照、复制；（三）秘密档案查阅需经部门负责人审批，复制后需标注密级；（四）电子档案管理系统需对密级档案进行加密存储（绝密档案采用AES-256加密），访问日志保留3年以上。第十七条安全应急处置：（一）发生档案丢失、损毁事件，档案管理员需在2小时内报告行政部负责人，24小时内形成书面报告提交理事会；（二）因自然灾害（如火灾、水灾）导致档案受损，立即启动应急方案（转移未受损档案、联系专业机构修复）；（三）因人为失误导致档案泄露，按第七章规定追究责任，并在会员范围内发布情况说明（如涉及会员隐私需单独告知）。第七章责任追究第十八条有下列行为之一的，视情节轻重给予警告、扣除绩效、调岗等处理；造成经济损失或名誉损害的，依法追究赔偿责任；构成犯罪的，移送司法机关处理：（一）未按规定时限或要求移交档案，导致档案缺失的；（二）擅自修改、涂抹、损毁档案内容的；（三）违规复制、传播档案信息（含电子档案）的；（四）因保管失职导致档案被盗、丢失或严重损毁的；（五）泄露档案中涉及的会员隐私、商业秘密的。第十九条档案管理员未履行