档案岗位职责与工作流程标准手册

档案岗位职责与工作流程标准手册第一章总则1.1编制目的为规范单位档案管理工作，明确岗位权责，优化流程标准，保障档案资源的完整、安全与高效利用，依据《中华人民共和国档案法》及行业规范，结合本单位实际制定本手册。1.2适用范围本手册适用于本单位（含下属机构）从事档案管理、利用及相关工作的所有岗位，涵盖文书、科技、会计、人事等各类档案的全生命周期管理。1.3基本原则真实性：档案内容真实反映业务活动原貌，原始记录完整可溯。完整性：全面收集业务全流程材料，无关键环节遗漏。安全性：通过物理防护、技术加密等手段，保障档案实体与信息安全。便利性：优化检索与利用流程，提升服务效率，满足业务与研究需求。第二章岗位职责2.1档案管理员职责1.档案收集：对接业务部门，制定年度收集计划，明确范围（如合同、会议纪要、项目报告等）、节点与质量要求。接收档案时核对完整性、准确性，填写《档案接收登记表》；对不符合要求的材料退回并指导完善。2.档案整理：按“年度—机构（问题）—保管期限”分类，编制档号（如“全宗号-年度-机构代码-案卷号”）。纸质档案装订、编目，制作案卷/卷内目录；电子档案按格式（PDF、TIFF等）整理，补充元数据（创建时间、责任人、关键词）。3.档案保管：维护库房环境（温度14-24℃、湿度45%-60%），定期检查防虫、防火、防潮设施，记录《库房温湿度登记表》。按密级、期限划分存放区域，建立存放索引；定期盘点，确保实体与目录一一对应。4.档案利用：受理借阅申请，审核权限（密级档案需分管领导审批），办理登记并明确归还期限；逾期提醒催还。提供查阅服务，审核复印、摘抄需求；登记利用记录，统计服务效果（如支撑业务项目数量）。5.鉴定与移交：参与档案鉴定小组，对到期档案评估价值，提出销毁/续存建议，填写《档案鉴定意见书》。向档案馆移交永久档案时，编制移交清册，配合完成交接。6.档案信息化：管理数字化加工（扫描、OCR识别），检查质量（清晰度、识别准确率）；上传电子档案至系统，建立关联索引。2.2档案主管（部门负责人）职责1.制度建设：结合业务发展，制定/修订档案管理制度、流程，确保符合法规（如《档案法实施条例》）。编写《操作指南》，规范工作标准，指导基层人员执行。2.团队管理：统筹团队分工，明确考核指标；定期开展培训（法规解读、数字化工具应用）。协调跨部门协作，解决收集、利用中的问题，推动业务部门档案标准化。3.监督与审核：审核收集计划、鉴定意见、移交清册等关键文件，确保流程合规、内容准确。检查库房安全、数字化进度，对隐患下达整改通知并跟踪落实。4.资源开发：牵头编研（如《年度利用分析报告》《专题档案汇编》），为决策提供历史依据。推动档案信息共享，对接OA、业务系统，实现检索与业务协同。2.3分管领导职责1.战略规划：审批档案管理中长期规划，保障人、财、物投入（如库房改造、系统升级预算）。2.重大决策：审批密级档案利用、到期档案销毁等事项，签署《销毁清册》《借阅审批单》。3.外部协调：对接上级主管部门、档案馆，落实检查、评估要求，争取政策支持。第三章工作流程标准3.1档案收集流程3.1.1预立卷指导业务部门启动项目/年度计划时，档案管理员介入指导，明确归档范围（如项目档案含立项、设计、验收材料），发放《归档清单》。3.1.2定期收集按季度/年度集中收集：业务部门整理材料，填写《移交清单》；档案管理员现场核对（纸质检查页码、签字，电子检查格式、命名）。专项收集（如审计、疫情防控）：成立临时小组，7个工作日内完成初步收集，1个月内整理完毕。3.2档案整理流程3.2.1分类与编号纸质档案：档号采用“全宗号-年度-机构代码-保管期限-案卷号-件号”（如“____”）。电子档案：系统内建立对应文件夹，件号与纸质一致，便于关联检索。3.2.2装订与编目纸质档案：去除金属物，线装/胶装（每卷≤2cm）；填写卷内目录（文号、题名、日期、页数），封面标注档号、题名。电子档案：生成PDF/A格式（长期保存），上传后补充关键词（如“项目评审”“2023预算”），支持全文检索。3.3档案保管流程3.3.1库房管理每日9:00、15:00记录温湿度，超阈值启动空调/除湿机；每周检查消防、防盗设施，每月清理杂物，每季度全面盘点。3.3.2实体保护纸质档案：每2年修裱、去酸；破损档案用无酸纸修复。电子档案：每月异地备份，每半年异质备份（磁带、光盘），防止数据丢失。3.4档案利用流程3.4.1内部借阅借阅人填《借阅单》（注明用途、期限≤15天），部门负责人签字；档案管理员核对权限（密级需分管领导审批），登记后提供档案，到期前1天提醒归还。3.4.2查阅服务现场查阅：在阅览室提供目录检索，调阅纸质档案需全程陪同，禁止涂改。3.5档案鉴定与销毁流程3.5.1鉴定小组组建由档案主管、业务代表、法律顾问组成，每5年对到期档案评估价值。3.5.2鉴定与审批小组逐卷/件审核，填《鉴定表》，提“销毁/续存/永久”建议；经分管领导审批后，销毁名单公示7天。3.5.3销毁执行销毁时邀请第三方监督（如审计人员），采用碎纸机（纸质）、格式化（电子）；填写《销毁登记表》，参与人员签字存档。3.6档案数字化与信息化流程3.6.1数字化加工外包加工：签保密协议，现场监督；自主加工：用高清扫描仪（分辨率≥300dpi），OCR识别准确率≥98%，人工校对错误文字。3.6.2系统管理档案系统需具备权限管理、全文检索、统计分析功能；每季度更新补丁，备份数据，确保与OA、ERP系统互通。第四章附则4.1手册更新本手册每2年评审一次