中标通知书制作规范及示范文本

中标通知书制作规范及示范文本一、引言中标通知书作为招投标活动的核心文件，是招标人确认中标结果、启动合同订立程序的法定凭证，其内容与形式的规范性直接影响后续合同履行的合法性与顺畅性。规范制作中标通知书，既是遵循《中华人民共和国招标投标法》等法律法规的要求，也是保障招标人与中标人权利义务清晰、项目顺利推进的关键环节。本文结合实务经验，梳理中标通知书的制作规范，并提供示范文本，供相关主体参考。二、中标通知书制作规范（一）基本要求1.合法性中标通知书的内容需严格遵循《招标投标法》《招标投标法实施条例》等法律法规，确保招投标程序合法、中标结果有效。例如，中标人需为评标委员会推荐的合格候选人，中标金额、服务期限等需与评标报告及招标文件约定一致，不得设置违法附加条款。2.准确性所有信息需与招标文件、投标文件、评标结果完全一致，包括项目名称、中标人名称（需与营业执照、投标文件一致）、中标金额（大小写需严格对应，如“人民币壹佰万元整（¥1,000,000.00）”）、质量标准、工期（或服务期限）等。若因笔误导致信息偏差，可能引发中标人异议或合同纠纷。3.时效性招标人应在确定中标人后及时发出中标通知书（建议3-5个工作日内）。根据《招标投标法》，招标人需自确定中标人之日起15日内向行政监督部门提交招投标情况书面报告，因此中标通知书的发出需兼顾效率与合规性，避免因延迟送达导致中标人放弃中标或索赔。（二）内容规范中标通知书的核心内容需涵盖以下要素，确保权利义务清晰：1.项目基础信息明确项目名称、项目编号（若有）、招标人全称、项目建设地点（或服务/采购范围）。例如：“项目名称：XX市XX区智慧园区建设项目；项目编号：XX-2023-001；招标人：XX市XX区城市建设投资有限公司；建设地点：XX区XX路XX号。”2.中标核心信息中标人名称：需与投标文件、营业执照登记名称一致（如“中标人：XX科技有限公司”）。中标金额：采用“大写+小写”双格式（如“中标金额：人民币壹佰贰拾万元整（¥1,200,000.00）”）。中标内容：简要描述中标范围，如货物类需注明型号、数量；工程类需明确建设内容、工程量；服务类需说明服务内容、标准。质量标准：引用招标文件要求（如“质量标准：符合《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB____-2013）及招标文件要求”）。工期/服务期限：明确具体时长（如“工期：180日历天；服务期限：自合同签订之日起1年”）。3.合同签订要求约定合同签订的时间、地点及需携带的文件，例如：“请你方于收到本通知书之日起7日内，到XX市XX区XX大厦XX室签订合同，签订时需携带法定代表人身份证明（或授权委托书）、履约保证金缴纳凭证（如有）。”4.权利义务提示简要说明双方在合同签订前的义务，如“你方应按投标文件承诺履行义务，不得擅自变更投标内容；我方将按招标文件约定提供合同签订及履行的必要条件。”5.生效条款明确中标通知书的生效时间，通常表述为：“本中标通知书自发出之日起生效，对双方具有法律约束力。”（三）格式规范1.排版要求纸张：A4纸，纵向排版。字体：正文采用宋体或仿宋，字号三号或四号；标题可加粗，字号二号或三号。行间距：1.5倍行距，段前/段后间距0.5行。页边距：上、下、左、右均设置为2.5厘米（或按招标人内部格式要求）。2.签章要求招标人需加盖公章（鲜章），不得使用合同专用章或部门章。法定代表人或授权代表需签字（或签章），签字需清晰可辨。日期需与实际发出日期一致，格式为“XXXX年XX月XX日”。3.份数要求中标通知书通常制作两份及以上，其中中标人留存一份，招标人存档一份；如需报行政监督部门或其他方，按要求增加份数。（四）流程规范1.审批流程中标通知书需经招标人内部多部门审核：业务部门：核对项目信息、中标内容与评标结果的一致性。法务部门：审查内容合法性（如合同签订条款、权利义务约定是否合规）。财务部门：确认中标金额、履约保证金要求等财务条款的准确性。审核通过后，由授权人员签发。2.发送流程书面送达：通过EMS特快专递（封面注明“中标通知书”）邮寄至中标人法定地址，留存快递单、签收凭证。电子送达：若采用电子方式（如邮件、电子签章平台），需确保中标人确认接收（如要求邮件回执、系统签收记录），且符合《电子签名法》对电子文书的要求。3.存档流程招标人需将中标通知书原件、审批记录（如部门会签单）、送达凭证等归档保存，保存期限不少于招投标项目档案规定的年限（一般不少于10年），便于后续审计、纠纷处理时追溯。三、中标通知书示范文本中标通知书致：[中标人全称]根据[项目名称]（项目编号：[项目编号]）的招投标活动，经评标委员会评审、招标人确认，现通知你方为该项目的中标人。具体内容如下：一、项目信息1.项目名称：[项目名称]2.项目编号：[项目编号]3.招标人：[招标人全称]4.项目地点/范围：[详细地点/服务范围]二、中标信息1.中标人：[中标人全称]2.中标金额：人民币[大写金额]（¥[小写金额]）3.中标内容：[简要描述中标范围，如“XX设备采购及安装（具体型号、数量见招标文件）”“XX工程施工（含土建、安装等，工程量以招标文件为准）”]4.质量标准：[符合XX标准/招标文件要求]5.工期/服务期限：[具体时长，如“120日历天”“自合同签订之日起2年”]三、合同签订要求请你方于收到本通知书之日起[X]日内，携带以下文件至[签订地点]签订合同：1.法定代表人身份证明（或授权委托书及受托人身份证）；2.履约保证金缴纳凭证（如有，金额：[X]元）；3.其他需提供的文件：[列明文件名称]。四、权利义务提示1.你方应按投标文件承诺履行义务，不得擅自变更投标内容；2.我方将按招标文件约定，为合同签订及履行提供必要条件。五、生效条款本中标通知书自发出之日起生效，对双方具有法律约束力。招标人（盖章）：____________________法定代表人/授权代表（签字）：________日期：______年____月____日（注：本示范文本可根据项目类型（货物、工程、服务）调整内容，需确保与招标文件、评标结果一致。）四、常见问题及注意事项（一）常见问题1.信息错误：项目名称与招标文件不符、中标金额大小写不一致、中标人名称错别字等，易引发中标人异议或合同效力纠纷。2.送达不及时：超过约定或合理期限送达，导致中标人因工期紧张、成本变化等原因放弃中标，招标人需重新招标，增加时间与资金成本。3.条款模糊：合同签订时间、履约保证金要求等条款未明确，引发双方争议，延误项目启动。（二）注意事项1.法律合规性：确保内容符合《招标投标法》《民法典》等法律法规，避免设置“中标人放弃中标需支付高额违约金”等显失公平的条款。2.保密性：在中标结果公示前，中标通知书内容需严格保密，防止串标、围标等违规行为。3.存档管理：建立招投标档案管理制度，将中标通知书、招标文件、投标文件、评标报告等一并归档，确保文件完整性与