机关文书档案分类归档标准规范

机关文书档案分类归档标准规范机关文书档案是机关履行职能、开展公务活动的原始记录，其分类归档工作是档案管理的核心环节，直接关系到档案资源的开发利用与历史凭证作用的有效发挥。科学规范的分类归档体系，既能保障档案的完整性、系统性，又能提升检索效率，为机关决策、历史研究、合规审查等工作提供坚实支撑。本文结合档案工作实际，从分类原则、体系构建、整理要求到数字化管理等维度，系统阐述机关文书档案分类归档的标准规范，为实务工作提供可操作的指导。一、分类归档的基本原则（一）规范性原则分类归档需严格遵循国家档案行业标准（如《归档文件整理规则》DA/T____）及机关内部制度，确保分类逻辑与操作流程符合法定要求。例如，归档文件的“件”“卷”划分、编号规则等需与标准保持一致，避免因操作不规范导致档案混乱。涉密文书需单独建立分类体系，执行更严格的归档流程。（二）系统性原则档案分类应体现文书形成的有机联系，以机关职能活动为脉络，将同一来源、同一主题或同一办理过程的文书归为一类，确保档案体系能够完整反映机关工作的历史轨迹。如将年度内的党建工作文书、行政办公文书、业务管理文书按职能模块区分，便于追溯工作全貌。（三）实用性原则分类体系需兼顾检索效率与利用需求，避免过度细分或笼统归类。基层机关可采用“年度+保管期限+问题”的简化分类法，职能复杂的机关可结合“机构+年度+保管期限”的方式，确保档案能快速定位。例如，针对“乡村振兴”专项工作，可整合多部门相关文书，按“年度—乡村振兴—保管期限”归类。（四）安全性原则分类归档过程中需同步考虑档案的实体安全与信息安全。涉密文书需单独分类、专柜保管，电子档案需加密存储并定期备份；实体档案需远离火源、水源，配备温湿度监控与防虫设备，防止失泄密或损毁。二、分类体系的构建方法机关文书档案的分类需结合文书特点与管理需求，形成层级清晰的分类框架，常见分类维度如下：（一）按年度分类以自然年度为时间维度，将文书按形成年度归类，便于反映年度工作全貌。需注意：跨年度办理的文书（如跨年度的会议材料、延续性工作文件），应归入办结年度，确保年度档案的完整性。（二）按保管期限分类依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，将文书划分为永久、30年、10年三个保管期限：永久保管：涉及机关历史沿革、重要决策、法规制度、年度总结、干部任免等具有长远查考价值的文书（如党组会议记录、机关成立批复、中长期发展规划）。30年保管：涉及重要业务管理、合同协议、审计报告、专项工作方案等需长期查考的文书（如重大项目立项文件、部门年度考核材料）。10年保管：事务性通知、一般性请示批复、会议纪要（非重要）、临时性工作文件等（如部门内部工作安排、节假日值班表）。（三）按机构（问题）分类机构分类：以机关内设机构为单元，将各部门形成的文书归入对应机构类，便于追溯部门工作轨迹（如办公室文书、人事科文书、业务科文书）。问题分类：以工作主题为核心，将分散于各部门但内容相关的文书归为一类，适用于职能交叉或综合性工作（如“乡村振兴工作”“疫情防控”等专题，可整合多部门相关文书）。实务示例：某机关采用“年度—机构—保管期限”分类法，2023年办公室形成的永久保管文书，编号为“2023—办公室—永久—001”（对应党组会议材料）。三、归档范围与整理要求（一）归档范围的界定机关文书归档需涵盖公务活动中形成的各类载体文书，包括：1.公文类：命令、决定、通知、报告、请示、批复等正式公文（含纸质与电子版本）。2.会议类：会议通知、议程、纪要、领导讲话、参会名单、决议材料等。3.业务类：业务审批文件、调研材料、统计报表、合同协议、项目档案等。4.管理类：规章制度、工作计划总结、人事档案（文书部分）、财务审计报告等。5.其他类：荣誉证书、媒体报道、重要活动照片（需附文字说明）等具有保存价值的材料。不予归档的文书：重份文件、临时性无查考价值的文书（如便签、草稿）、已公开的普发性文件（无特殊标注）。（二）整理流程与要求1.收集：指定专人定期收集各部门文书，确保“应归尽归”。电子文书需从办公系统、邮箱等渠道完整采集，与纸质文书同步归档。2.鉴定：由档案人员与业务部门共同鉴定文书的保存价值与保管期限，填写《档案保管期限表》，确保划分准确（如“乡村振兴”专题文件需结合政策时效与查考需求综合判断）。3.排序：以“件”为单位（单份文件或装订成册的文件集合），按形成时间或重要程度排序。成套性文书（如项目档案）需保持内在逻辑顺序（如立项、实施、验收材料依次排列）。4.编号：采用“年度—保管期限—机构（问题）—件号”的编号规则（如“2023—Y—办公室—001”），电子档案需与纸质档案编号一一对应。5.编目：填写《归档文件目录》，包含件号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等要素，确保信息完整准确。目录需纸质与电子版本同步更新。6.装盒：将整理好的文书按编号顺序装入档案盒，填写盒脊标签（年度、保管期限、机构、起止件号），盒内放置备考表，说明文件缺损、修改等情况。四、移交与保管规范（一）移交要求各部门需在次年第一季度前完成上年度文书的整理与移交，移交时填写《档案移交清册》，双方签字确认。电子档案需通过专用存储设备或档案管理系统移交，确保数据完整可读。（二）保管环境档案库房需满足“七防”要求（防火、防盗、防潮、防光、防高温、防尘、防虫），温度控制在14-24℃，相对湿度45%-60%。档案盒需采用无酸纸材质，避免阳光直射与化学腐蚀。（三）保管期限管理定期对到期档案进行鉴定，如需延长保管期限或销毁，需经档案鉴定小组审议，报机关分管领导审批。销毁档案需填写《档案销毁清册》，两人监销并签字。五、数字化管理与利用（一）数字化加工对纸质档案进行规范化扫描，分辨率不低于300dpi，图像格式为PDF或TIFF，确保清晰可辨。扫描后需进行光学字符识别（OCR），实现文本检索。电子档案需建立元数据（如文号、日期、责任者），便于精准定位。（二）利用服务1.权限管理：区分涉密与非涉密档案，设置不同访问权限。内部人员需凭审批单查阅涉密档案，外部人员需经机关办公室审批。3.编研开发：定期编研档案资料（如《年度重要文件汇编》《专题档案摘编》），为机关决策提供参考。六、质量控制与监督（一）检查机制建立“部门自查—档案部门抽查—年度专项检查”的三级检查体系，重点检查归档范围、分类准确性、目录完整性、数字化质量等。发现问题及时下发整改通知书，限期整改。（二）责任追究明确各部门档案员的岗位职责，对归档不及时、分类错误、档案损