基建工程档案管理办法

基建工程档案管理办法基建工程档案管理办法基建工程档案管理办法1总则1.1为了做好公主岭市生活垃圾焚烧发电项目工程档案管理工作，统一工程文件的编制和档案整理规范，依据无锡国联环保能源集团有限公司相关制度，制定本办法。1.2本办法适用于公主岭市生活垃圾焚烧发电项目工程文件编制、工程档案整理、移交和竣工验收。工程各参建单位均应遵照本办法执行。2引用文件及术语2.1引用文件2.1.1《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国家档案局国档发[1988]4号文）2.1.2《技术用图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3—1989）2.1.3《火力发电厂工程竣工图文件编制规定》（电力工业部电建[1996]666号文）2.1.4《火电机组达标投产考核规范“工程档案管理”项目实施办法》（电力工业部电综[1998]112号文）2.1.5《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）2.1.6《电力建设“达标投产”管理办法》（2004版，中国电力建设企业协会）。2.1.7《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》（DT/XX—2002）2.2术语2.2.1工程文件：是指从工程立项、可行性研究、招投标、勘察设计、施工、监理、生产准备到竣工投产，以及竣工验收全过程形成的文件材料，包括工程前期文件、工程竣工文件和竣工验收文件。2.2.2工程前期文件：是指工程开工以前在立项、谈判、审批、招投标、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。2.2.3工程竣工文件：是指工程竣工时形成的反映工程建设（包括土建、安装及调试、监理等）过程的文件。主要由施工文件、质量监督、监理、监造、设计工代、设备缺陷处理文件以及机炉安全性能检验报告、配套设备技术文件和工程竣工图文件组成。2.2.4工程施工文件：是指工程施工过程中形成的反映工程建筑、安装等施工情况的文件。2.2.5工程竣工图文件：是指根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。2.2.6工程竣工验收文件：是指工程竣工后生产（运行）中以及竣工验收时形成的文件。2.2.7竣工验收：是指工程竣工投产后，由有关主管部门组织的对工程的全面考核、检查。2.2.8工程档案：即建设工程档案，是由工程文件经鉴定、整理、归档后形成的。2.2.9档案移交：一方面指工程设计、施工、调试、监理等单位在工程完成时向工程建设单位（指建设单位）移交的经系统整理过的全部文件；另一方面是指建设单位内部各部门将工程各阶段形成的文件经系统整理后定期或按阶段向档案部门移交。3组织管理原则3.1贯彻统一领导与管理的原则，确保工程档案的完整与安全，为工程建设提供有效地服务。3.2建设单位建立档案资料室，对全厂档案实行集中统一管理。档案资料室承担基建单位和生产单位档案集中统一管理的双重职能，负责对施工、设计、调试、质检、监理等工程各参建单位竣工文件的编制、工程档案的整理与移交工作进行检查、监督和指导。3.3公主岭市生活垃圾焚烧发电项目工程各参建单位要建立各自的工程档案管理组织网络，由一位项目部级负责人挂帅，统一协调工程、质量、设备等各有关部门的档案工作。档案部门负责工程档案工作的组织、实施、监督和检查。3.4建设单位工程档案管理工作要注重工程过程管理，贯彻与工程建设同步开始、同步进行、同步验收的要求。工程档案管理是工程建设管理的有机组成部分。各单位应把工程档案管理工作纳入工程基建目标管理程序及工作计划，纳入工程质量保证体系，纳入有关部门技术人员的职责范围、工作规范或岗位经济责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。4工程档案管理职责划分4.1建设单位职责4.1.1认真履行对工程档案工作统一组织和管理的职能，负责对公主岭市生活垃圾焚烧发电项目工程各参建单位档案工作的组织、协调、指导、监督和检查。4.1.2建设单位在工程招标、投标和签订合同协议时，应当设立专门条款，明确规定工程参建各方在文件收集、整理、归档等方面的责任，明确施工、设计、调试、质检、监理等单位移交档案材料的内容、数量、费用、时间、质量等要求和违约的责任。4.1.3负责提供卷盒、卷皮及各种档案目录表格的样式。4.1.4对工程各参建单位移交的工程档案进行检查验收。4.1.5在单位工程验收时，工程管理部门应通知档案部门参加验收，档案部门对工程竣工档案的归档率、完整率、准确率进行检查，发现问题，及时处理。4.1.6负责设备图、施工图及部分施工文件的统一登记、分发工作。4.1.7负责工程前期文件、工程交接验收文件、生产准备（包括企业技术规范）及生产文件的收集与整理。4.1.8负责机组生产准备、生产总结及建设总结的收集与整理。4.1.9负责接收工程的全部档案，汇总、整理后进行编目、上架，具备检索、借阅条件。4.1.10建立符合要求的工程档案保管库房，集中统一保管档案，为档案保管配备必要的装具和设备，其费用列入工程总概算。配备与工程规模相适应的档案人员，为工程建设提供有效服务。4.1.11档案部门按要求认真检查、核对工程各参建单位移交的工程文件，确认符合归档要求后在移交清册上签字。财务部门在见到档案部门的签字后方可与工程各参建单位进行资金结算。4.2施工单位职责4.2.1负责提交施工、安装全部技术资料（含隐蔽工程及测量记录）。4.2.2负责提交土建、水工施工及设备、管线安装文件。4.2.3负责提交分部试运阶段的方案、措施。4.2.4负责提交分部试运记录及验收签证书。4.2.5负责提交移交生产前的消缺记录。4.2.6负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。4.2.7负责提交反映工程施工、安装过程的声像材料。4.2.8负责提交工程总结和工程技术总结。4.2.9施工单位受甲方委托签署设备材料购置合同时，应设立专门条款，明确移交档案材料（如产品说明书、质量合格证、试验报告、设备图纸等）的内容、数量、质量等要求。4.2.10凡工程实行总承包的，由各分包单位负责其分包工程全部文件的收集、整理，并提交总包单位汇总；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、整理其承包工程的全部文件。4.2.11所有由施工单位负责提交的文件必须在机组完成72+24小时满负荷试运后一个月内，按照本办法及大唐公司档案管理的有关要求整理、装订、装盒，并编制移交清册后，移交建设单位档案部门。4.3设计单位职责4.3.1负责提交工程各设计阶段的设计文件，编制施工图总清册。4.3.2负责提交全部设计修改通知单。4.3.3负责提交工程设计总结。4.3.4对汇总的工程各类变更文件进行最终审核，保证其完整、准确。按竣工图编制合同及电力部电建[1996]666号文件要求，编制两套完整的竣工图及一套完整的CAD电子文件，并按本办法及无锡国联档案管理的有关要求进行整理、装盒。编制移交清册，在机组完成72+24小时满负荷试运后两个月内移交公建设单位档案部门。凡在城市规划区范围内的重要建设项目，应根据<<城市建设档案归属与流向办法>>第五条的规定，另编制一份与城市建设、规划及其管理有关的主要建筑物及综合管理竣工图。4.4调试单位职责4.4.1负责提交所承担的试验项目调试方案、措施、调试报告及性能试验报告等文件。4.4.2负责提交分系统调试和整套试运阶段的调试验评表和签证单。4.4.3负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。4.4.4负责提交调试过程中变更资料及调试工作总结。4.4.5负责将机组整套启动试运及系统调试文件按本办法及大唐公司档案管理的有关要求进行整理、装盒。编制移交清册，在机组完成72+24小时满负荷试运后一个月内移交建设单位档案部门。4.5质监单位职责4.5.1负责提交工程各阶段形成的中心站和电厂质监站的工程质量监督检查记录、纪要、报告和结论意见。4.5.2负责提交《火电、送变电工程重点项目质量监督检查典型大纲》以及《火力发电工程质量监督检查大纲》所规定的文件材料。4.5.3按本办法及无锡国联档案管理的有关要求进行整理、装盒。编制移交清册，在机组完成72+24小时满负荷试运后一个月内移交建设单位档案部门。4.6监理单位职责4.6.1负责提交工程监理项目的监理文件(监理大纲、规划、目标、办法、措施等)及结论意见(如对于工程质量、工期、投资等的监理意见)。4.6.2负责提交工程监理通知单及整改措施记录、总结。4.6.3负责提交工程施工及调试期间的设计变更通知单、设计变更执行情况总结及未完成项目的闭环签证(处理结果)。4.6.4负责提交工程建设期间的设备缺陷处理清单、设备缺陷处理会议纪要和处理后复试报告。4.6.5负责提交调试过程中的设备缺陷处理记录及处理结果。4.6.6负责提交设备修改通知单。4.6.7负责提交工程联系单及材料代用记录。4.6.8负责提交全部施工调度(协调)会议纪要、专业会议纪要。4.6.9按本办法及大唐公司档案管理的有关要求进行整理、装盒。编制移交清册，在机组完成72+24小时满负荷试运后一个月内移交建设单位档案部门。4.6.10监理单位作为工程建设过程中的档案责任单位，负责监督工程文件内容的真实性、齐全完整情况以及归档文件的质量，并与建设单位密切配合共同做好工程档案管理工作。4.7设备厂家职责4.7.1编制移交清册，在设备开箱验收前移交建设单位档案部门。4.7.2在设备到货时，必须同时提供装箱单、产品质量证明书、合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录、特殊产品准销证等文件材料及至少三套设备图纸（合同中另有规定的除外）。5工程文件的质量要求5.1文字材料质量要求5.1.1凡合同、协议、试运后签证、机组启动验收交接书、机组移交商业运营交接书等文件材料均应为正本（即必须有各方代表的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章）归档，签字方不能用副本或复印件归档。5.1.2施工记录、验评单、验收单、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表式和数据均应用合格的书写材料书写（不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔），并原件（如表式为复印件，数据虽用合格书写材料书写也不能作为原件）归档，均应为A4幅面；验收签证单中的各方人员必须签全名，不能以盖章或打印代替签名。各种记录、表单、通知单等均应有统一编号。施工记录、验评单、验收单的记录应真实可靠，数据齐全。检查项目和检查结果尽量用数据填写，少用文字表述(检查项目中可用文字表述的除外)。5.1.3调试措施、方案和报告等均应为激光打印机打印件。不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。所有应归档的单据、记录等均不能用喷墨打印机打印。5.1.4设备厂家提供的产品合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录等文件材料必须为原件，且用合格的纸张和书写材料书写。有些尺寸过小的证件，如产品合格证等应统一粘贴在与说明书纸张规格相同的纸张上。5.1.5主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。5.1.6引进技术工程的设备订货合同及其附件、招投标书等重要依据性文件材料应字迹耐久、清楚，不能用复印件归档。中译文应同外文原文一同归档。5.2竣工图文件质量要求5.2.1竣工图应按照电力部电建[1996]159号文颁发的<<火力发电厂基本建设工程启动及竣工验收规程(1996年版)>>和电力部电建[1996]666号文颁发的<<火力发电厂工程竣工图文件编制规定>>编制。要求图样清晰，图表整洁。5.2.2应编制“竣工图编制总说明”，在总说明中应叙述竣工图的编制原则、各专业的竣工图卷册目录以及编制情况。对每册修改图纸，应编制分册说明，内容包括：修改内容、修改原因、变更单号、提供修改资料单位等。5.2.3没有设计变更的施工图用作竣工图时，编制单位应逐张审核，确认与现场相符后直接在蓝图上加盖“竣工图”图章；经修改或变更的施工图应重新编制竣工图，图标采用竣工图修改图标，并在出版成品上加盖“竣工图”图章(图章样式参见附表2)。5.2.4凡四级图有修改的，又需要修改五级图或清册的，应继续修改。5.2.5与施工图有关的设计更改、现场洽商和材料变更单等文件材料单独组卷。在填写卷内文件目录时，以“图号”作为“文件编号”。5.2.6竣工图按GB/T10609.3—1989<<技术用图复制图的折叠方法>>，“手风琴式”折叠，统一折叠成210mm*297mm（A4）图幅，图标朝外。5.2.7所有竣工图应由编制单位逐张加盖、签署竣工图章。竣工图章中的内容填写齐全、清楚，不得代签。竣工图章盖在图标上方空白处或折叠后外翻图标上方；竣工图章应使用不褪色红印泥。5.2.8国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。5.2.9竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。5.3录音、录像文件应保证载体的有效性，电子文件应以光盘为长期存储介质(竣工图电子文件的命名应与图纸编号一致，以保证其唯一性)。6工程文件的收集与整理6.1工程文件的收集6.1.1凡是反映与工程有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目成套档案。其范围参见附表1。6.1.2收集时间：各类文件材料必须按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集，凡是引进技术、设备文件必须首先由建设单位档案部门登记、归档，再行译校、复制和分发使用。6.2工程文件的整理：全部工程文件在归档前必须按档案管理的要求，由文件形成单位进行档案整理。工程前期文件、设备技术文件、施工文件、试运行（生产）及验收等文件按文件形式整理，进行装订；设备图、竣工图等按图纸形式整理，不进行装订。具体整理要求参见附件3。7工程档案的归档与移交7.1工程各参建单位（施工、设计、调试、质检和监理等单位）应在工程项目完成后将经过整理所形成的工程档案向建设单位的档案部门归档。根据基本建设程序和工程项目特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位工程完成并通过竣工验收后与验收文件一并归档。归档文件必须完整、准确、系统、规范，文件材料质量符合本办法的要求，工程档案的整理符合《档案案卷质量规范》（附件3）的要求，并经建设单位审查合格后，办理交接手续。7.2归档审查：工程各参建单位在竣工文件收集、整理、立卷后，应由建设单位组织工程施工、设计、调试、质检、监理等单位对归档文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查，经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部移交建设单位档案部门。7.3归档文件的完整、准确、系统要求7.3.1完整：指能记述和反映建设项目(工程)的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、土建施工、设备安装、调试、竣工试生产及竣工验收的全过程。7.3.2准确：指真实记述和准确反映建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备、文件符合档案管理要求。7.3.3系统：指归档文件的整理符合《档案案卷质量规范》（附件3）及《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）。工程文件没有合格的归档，工程（项目）不能通过竣工验收。7.4归档时间：除受委托进行工程档案汇总整理外，施工、调试、质检、监理等单位在机组移交试生产后一个月内归档；设计单位在机组移交试生产后两个月内归档。7.5建设单位负责进行或组织对全部工程档案的汇总整理（合同另有明确规定的除外）。7.5.1应根据本办法的要求，结合工程实际情况，设计、制定统一的工程档案分类编号大纲，依据工程档案分类编号大纲对全部工程档案进行统一的分类和编号。7.5.2对全部工程档案进行清点、编目，并根据档案整理的要求，对施工、设计、调试、质检及监理等单位工程文件的档案整理进行监督和指导。7.5.3负责贯彻执行国家及电力行业各种技术文件表格或规范。7.6工程档案的移交7.6.1工程建设与生产为两套机构的单位，在工程档案验收合格后，建设单位应按合同及有关规定的要求，在项目(工程)正式通过竣工验收后一个月内向生产使用单位及其他有关单位办理工程档案移交。凡分期(机组)分阶段验收的项目工程，应在每期(机组)正式通过验收后办理工程档案移交。7.6.2建设单位与生产使用单位及其他有关单位应办理档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数量、图纸份数等,并有完备的清点、签字等交接手续。7.6.3竣工验收以后，凡在城市规划区范围内的重要建设项目，应通过协商，根据《城市建设档案归属与流向暂行办法》，在规定时间内向所在城市的城市建设档案馆报送与城市规划、建设及其管理有关的工程竣工图。附表1：基建工程档案归档范围一览表附表2：竣工图内容、尺寸附件3：档案案卷质量规范附件4：档案目录格式规范

附表1：基建工程档案归档范围一览表序号档案内容归档单位1工程建设依据性、管理性文件1.1工程项目建议书及审批文件建设单位1.2工程“初可”阶段文件及其审查和批复文件建设单位1.3工程“可研”阶段文件及其审查和批复文件建设单位1.4工程征地的文件、协议、合同等建设单位1.5工程环保、五通一平、消防、工业安全等方面的合同、协议、执照、许可证等来往文件建设单位1.6工程所有的招投标文件和中标通知书建设单位1.7工程项目的融资、贷款合同、协议建设单位1.8工程项目开工报告和批复文件建设单位1.9工程项目开工前的审计文件建设单位1.10工程所有租赁文件建设单位1.11工程的设备合同及其执行文件、纪要、备忘录等建设单位1.12工程的设计合同及其执行文件、纪要、备忘录等建设单位1.13工程的施工合同及其执行文件、纪要、备忘录等建设单位1.14工程的调试合同及其执行文件、纪要、备忘录等建设单位1.15工程的监理合同及其执行文件、纪要、备忘录等建设单位1.16工程的质量监督合同及其执行文件、纪要、备忘录等建设单位1.17工程主管及其上级单位发送的有关工程前期的依据性文件、纪要、备忘录等建设单位1.18工程管理部门发出的有关工程前期的依据性文件、报告、纪要、备忘录等建设单位1.19工程前评估的材料、谈判议定书、纪要、备忘录等建设单位1.20工程前期依据性的有关会议材料、纪要、备忘录等建设单位2工程勘测报告2.1工程地质的“初勘”报告设计单位2.2工程地质的“详勘”报告设计单位续表2.3施工中补测的基础资料及主厂房各点位置标高图设计单位2.4灰场、坝址和煤场的地形测量、工程地质、水文地质和水文气象资料设计单位3工程设计文件3.1概念设计文件设计单位3.2初步设计文件及概算书设计单位3.3施工图设计及预算书设计单位4土建、水工工程文件4.1建(构)筑物地基审查、交底纪要、记录等施工单位4.2建(构)筑物地基处理文件、交底纪要、记录等施工单位4.2.1地基处理文件包括：工程地质报告及地基处理方案，施工单位资质文件，地基验槽记录，地基处理测试报告，地基处理效果分析与评价施工单位4.2.2桩基文件包括：依据性文件，施工记录，桩基处理的效果分析、结论与评价，复合地基载荷试验报告，桩基无损检测报告，桩基高应变动力测定试验记录，设计变更及工程联系单，重大问题及缺限处理记录，桩位布置施工图及竣工图等施工单位4.3厂区平面控制网、高程控制网、主厂房网等建(构)筑物的施工测量记录施工单位4.4建(构)筑物和大型设备主要轴线定位放线测量记录及高程测量记录，沉降观察记录，变形、高程控制记录及水准点一览表施工单位4.4.1主厂房、汽机基础、锅炉基础、烟囱、水塔、输煤系统建(构)筑物、除灰渣系统建(构)筑物、循环水系统建(构)筑物、升压站设备及构架等大型设备的主轴线定位放线测量及高程测量记录施工单位4.4.2主厂房、烟囱、水塔、汽机基础、锅炉基础、主变基础的沉降观测记录施工单位4.4.3主厂房框架柱垂直度，吊车梁标高，汽机运转层结构上表面标高，锅炉基础顶面标高，卸煤沟煤槽斗壁挑舌上表面标高与净距的平直度，循环水管沟进出口标高记录等施工单位续表4.5单位工程钢筋跟踪资料。应包括：编号、厂家名称、到货日期、单位、数量、规格等级、出厂证件编号、复试报告编号、宏观质量描述、领用单位、领用日期、领用数量、使用部位及数量、存在问题及处理情况等施工单位4.6单位工程水泥跟踪资料。应包括：厂家名称、规格等级、数量、到货日期、出厂证件编号、复试单编号及复试报告、宏观质量描述、领用单位、领用日期、领用数量、使用部位及数量、存在问题及处理情况等施工单位4.7砼试块试验报告施工单位4.8主体结构、重要部位试件和材料检验、试验记录及用材跟踪记录施工单位4.9主要原材料、构件及管子成品验收的证件与出厂试验报告施工单位4.10土建、水工施工技术记录，质量评定记录施工单位4.11土建、水工隐蔽工程与中间检查验收签证施工单位4.12管道水压试验记录施工单位4.13预应力砼输水管管线垒底及基础工程验收记录施工单位4.14施工过程中的缺陷，质量问题处理、分析与结论文件施工、监理4.15设计变更、变更设计和钢筋、管材代用证件施工、监理、建设单位5安装工程文件5.1设备安装技术记录和签证施工单位5.2热工和电气的仪表、保护、自动、控制装置校验记录施工单位5.3电缆敷设记录和原始安装记录施工单位5.4主、再热蒸汽和主给水管道支吊架弹簧安装高度的记录施工单位5.5注明蠕胀测点、监察管段、膨胀指示器、焊口及支吊架位置的主、再热蒸汽及主给水管道系统的单线立体图施工单位5.6焊接文件施工单位5.6.1焊接工程一览表施工单位5.6.2焊条、焊剂出厂证件和保管情况记录施工单位5.6.3焊工资格复印证件或证件一览表施工单位5.6.4受监焊口焊接及热处理的检验记录和图表、质量检验报告、实物抽样试验报告施工单位5.6.5主(再)热蒸汽系统(热、冷段)、汽机导汽管和主给水系统等管道的焊接及热处理的检验记录图表、探伤底片、检验报告施工单位续表5.6.6焊接施工组织设计及重大项目的施工技术措施施工单位5.6.7锅炉受热面管子和锅炉一次门内本体、管道的焊接及热处理的检验记录图表、探伤底片、检验报告施工单位5.6.8焊接工程质量评定施工单位5.6.9焊接工艺评定书施工单位5.6.10焊接工程技术总结施工单位5.7隐蔽工程及中间验收记录与签证施工单位5.8合金钢零部件和紧固件的光谱分析及硬度试验记录施工单位5.9重要的施工材料性能证件，抽样化验记录和报告施工单位5.10分部试运的方案、措施、记录与报告施工单位5.11施工质量事故、设备缺陷处理和修补记录与签证施工、监理5.12设计变更、变更设计、工程联系单与材料代用记录施工、监理建设单位5.13分部试运前的各级质量检查、验收记录与签证监理单位6设备文件6.1主设备及主要辅助设备出厂说明书，总装、试验记录，合格证件、手册、图纸等技术文件设备厂家6.2设备商检记录、索赔文件建设单位6.3主设备及主要辅助设备台帐施工、建设6.4从开箱至移交生产各阶段所有设备的消缺、修补与更换记录、设备消缺率的统计施工、建设6.5备品、备件、专用工具的交接清单施工单位7整套启动及试运阶段文件7.1整套启动调试大纲调试单位7.2整套启动试验方案、措施调试单位7.3整套启动试运指挥部的文件、命令、纪要、记录等调试单位7.4整套启动试运交接班记录和运行记录调试单位7.5整套启动调试报告调试单位7.6试运阶段的缺陷、故障分析记录与事故处理意见监理、建设8工程质量监督与监理文件8.1质量监督中心站的质监计划、评价报告、纪要、总结等全部质监活动文件质检单位8.2质量监督站的质监计划、监检记录、纪要、呈报、评价报告等全部监理活动的文件质检单位续表8.3工程监理的监理计划、报告、呈报、纪要等合同规定的全部监理活动的文件监理单位8.4工程参建单位对质量不合格项的完善、整改记录、报告和相应的验收签证等质量不合格项的关闭文件监理单位9竣工图文件9.1按合同或电力部电建[1996]666号文《火力发电厂工程竣工图文件编制规定》的要求，由项目法人组织编制竣工图设计单位10验收交接文件10.1移交试生产的交接书生产单位10.2整套启动试运工作总结生产单位10.3移交生产的交接书生产单位10.4考核期工作总结生产单位11末完项目文件11.1机组启委会批准的基建未完项目清单监理、建设11.2未完项目完成后的验收交接文件监理、建设12生产准备与试生产期间的文件12.1建立本企业技术规范生产单位12.2系统图等必备图纸生产单位12.3操作票、工作票、运行日志等运行台帐生产单位12.4培训教材生产单位12.5考核期的生产记录生产单位12.6考核期的事故分析、处理记录及结论生产单位注：1此表依据国家电力公司《火电机组达标投产考核标准(2001年版)》档案部分考核内容编写而成，适用于火电机组工程。2此表为各基建单位(火电工程)编制《移交资料总目录》时的重要依据和原则。3各基建单位可根据工程实际情况对此表略做修改。4表中的“归档单位”不一定是指文件材料的形成单位或责任单位，而是指将文件材料经整理后向建设单位档案部门移交的单位。由于工程的情况各不相同，“归档单位”如与此表要求不一致时，则以工程建设单位的要求为准。附表2：竣工图内容、尺寸 （编制单位名称）竣工图编制人技术负责人编制日期监理单位名称监理负责人图1.竣工图章（单位：mm）906030（院标）（设计单位名称）工程竣工图阶段批准年月日（图名）校核年月日设计年月日制图年月日比例图号20353515201540图2竣工图修改图标注：文字一律采用仿宋体附件三：档案案卷质量规范前言为加强建设单位档案管理，提高案卷质量，适应档案管理规范化、现代化的需要，便于档案的保管和利用，特制定本规范。本规范的制定引用了以下国家规范或有关文件：1文书档案案卷格式(GB/T13968—92)2机关档案工作业务建设规范(国档发[1987]27号文)3科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822—2000)4建设项目竣工文件编制及档案整理规范(DA/TXX--2002)5会计档案管理办法(财会字[1998]32号文)6照片档案管理规范(GB/T11821—89)7磁性载体档案管理与保护规范(DA/T15-95)8档案工作基本术语(DA/T1—2000)9火电企业档案分类表(能源办[1991]231号文)档案案卷质量规范1主题内容与适用范围本规范规定了档案的组卷、编目、装订等质量要求。本规范适用于档案的案卷质量管理。2名词术语2.1电力企业档案：是电力企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，它包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资、产品(生产)、科学技术研究、基本建设、设备仪器等档案。2.2档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。2.3文件材料：是指记录和反映电力企业各项活动的文字、图样、图表、声像等不同形式和载体的文件总称。2.4案卷：是由一组关系密切的单份文件组合而成的档案保管单位。2.5案卷目录：登记案卷的题名及其他特征，并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。2.6卷内目录：登记案卷内文件材料名称及其排列次序的表格，排列在卷内文件之前。2.7全引目录：将案卷目录与卷内目录相结合，按一定的次序编排而成的一种档案目录。2.8卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表格，排列在卷内文件之后。2.9档号：档案馆(室)在档案整理过程中对档案的编号。档号通常包括全宗号、目录号、分类号、案卷号、序号。全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。档案室号：指定给各个基层单位的编号。目录号：全宗内案卷所属目录的编号。目前文书档案以“年度”代替；科技档案以“项目(工程)代号”代替。项目代号：是指产品、工程、课题、设备的代字或代号。分类号：是档案分类类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。案卷号：同一分类号下的案卷小流水号。序号：著录案卷内每一份文件材料的顺序号。3组卷要求及方法3.1组卷要遵循文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于档案的保管和利用。3.2案卷内的文件材料必须准确反映生产、科研、基建、设备和有关管理活动的真实内容。3.3案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。3.4案卷内所反映问题的文件材料的份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3.5文件材料按照《火电企业档案分类表》分类组卷。3.6会议文件按会议的届次组合，根据文件的数量确定案卷多少。3.7非诉讼案件按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷或数案一卷。3.8人民来信可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合。3.9统计报表、名册、工作计划、总结、工作汇报、会议记录等文件材料，按地区、名称、专业组合，根据数量可组成一卷或数卷。3.10简报、刊物按名称一期一卷或数期一卷。3.11同一类问题归档的文件材料中，正件与附件、正本与定稿、批复与请示、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件应分别放在一起，不得分开组卷；文电应合一立卷。如计算机打印的定稿与正本内容、形式完全相同，则只保留正本及签发稿部分。3.12不同年代的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的重要请示放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；计划、总结合一的应放在以总结为主的那一年；跨年度的会议文件放在会议的开幕年立卷；非诉讼案件在结案年立卷。3.13产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的文件材料按其部件、结构、问题阶段、项目名称等分别组卷。直接针对某一具体产品、科研课题、基建项目、设备仪器关系密切的管理性文件，应列入该产品、科研课题、基建项目、设备仪器中组卷。3.14引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。3.15底图以张为单位单独保存和管理。底图编号与蓝图编号要一致。3.16设备维修、更新换代或更换零部件时，原案卷保持不变，将新形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件可以单独组卷。在进行实体排架时，将新形成的案卷排列在所有案卷之后(不进行插卷)。3.17会计凭证按月份、凭证种类组卷。3.18会计账簿，一本为一卷。3.19会计报表按月份、季度、年度分别组卷。3.20工资表按月份组卷。3.21照片按年度结合问题整理，照片和底片、负片和反转片要分开保管。3.22照片文字说明的成份包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。3.22.1事由：照片影像所反映事件、事物的情由。3.22.2时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间。3.22.3地点：被摄物所在的具体地点。3.22.4人物：照片影像上主要人物的姓名、身份。3.22.5背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景。3.22.6摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。3.23照片文字说明的编写要求综合运用3.22的六个要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息，文字简洁，语言通顺，一般不超过200字。一般应以照片的自然张为单元编写说明,一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。凡已加总说明的照片也需要分别编写简要的说明,并注※号。单张照片的说明在照片的正下方书写，也可在照片的左侧或右侧书写。总说明在第一张照片的上方书写。大照片的说明可另纸书写，一同保存。反转底片的说明应在插袋芯页上书写。3.24录音带、录像带、计算机光盘、磁盘、实物档案，按年度结合问题进行分类。每盒(盘)的外套上要贴有标签，注明：盘号、盘内序号、题名、起止时间和日期等。4案卷保管期限的划分根据各项工作的需要，全面确定档案的保存价值，根据国家及无锡国联环保能源集团有限公司有关规定准确地划分档案的保管期限。同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。5案卷顺序的排列方法5.10—5大类档案案卷的排列顺序为：先按保管期限将同一年度的案卷分为永久、长期、短期，在每一个保管期限内再按档号的顺序从小到大排列案卷的大流水号。5.26大类档案案卷的排列顺序为：以年度为单位，按档号的顺序从小到大排列案卷的大流水号。5.37大类档案案卷的排列顺序为：以科研课题为单位，按档号的顺序从小到大排列案卷的大流水号。5.48大类档案案卷的排列顺序为：以工期机组代号为单位，按照档号的顺序从小到大分别排列案卷顺序。考虑到同一工期机组的案卷数量过多，可以以每一个二级类目(如80)或三级类目(如804)为单位，编制分类目录。关于本单位的小型基建项目，因为无法按工期机组加以区分，所以档号的第一段号以“8XXX”代替工期机组代号。其中“8”代表8大类，“XXX”代表小型基建项目的编号(如001、002…)。在排列案卷顺序时以小型基建项目为单位，按照档号的顺序从小到大分别排列案卷顺序。5.59大类档案案卷的排列顺序为：以工期机组代号为单位，按照档号的顺序从小到大分别排列案卷顺序。考虑到同一工期机组的案卷数量过多，可以以每一个二级类目(如92)为单位，编制分类目录。5.6会计档案案卷的排列顺序为：将同一年度的会计档案按照类目名称分为凭证、账薄、工资单、报表，再按照不同的保管期限分别排列案卷顺序。6卷内文件材料排列要求6.1卷内文件材料一般按问题重要程度、相互间的因果关系，再结合责任者或时间顺序排列。6.2密不可分的文件材料，要依序排列在一起。即批复在前,请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文件在前，被转发文件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。7编目要求7.1卷内文件编写页号7.1.1案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。凡是有文字和图表(包括原图目录)的卷内文件材料，均需编写页号。案卷封面、卷内目录(不包括原图纸目录)、卷内备考表不编页号。7.1.20—5类文字材料在每页正面的右上角，背面的左上角编写页号。不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的首页右上方加盖档号章。7.1.36—9类的文字材料及图纸在每页的右下角编写页号，背面在左下角编号，图样页号编写在标题栏外；不装订的文件材料或图纸在每页的右下方加盖档号章。7.1.4成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料的最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。档号章样式：(长5CM；高2CM)档号序号照片编号编排在背面右下角，底片号应用铁笔横排刻在胶片乳剂面处。7.1.6页号宜用铅笔编写。7.2案卷封面的编制7.2.10—5大类档案7.2.1.1全宗名称：立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称(如高井发电厂、陡河发电厂)。7.2.1.2类目名称：指分类表的二级类目名称(如行政事务、外事工作)。7.2.1.3案卷题名：应当准确概括本卷文件的主要制发机关(必须使用全称或通用简称)、内容、文种，空两格书写。文字力求简练、明确，最多不超过50个字。7.2.1.4日期：卷内文件的起止日期（包括年和月）。7.2.1.5保管期限：立卷时划定的案卷保管期限。7.2.1.6页数：本卷文件的总页数。7.2.1.7件数：本卷档案包含的文件数量。7.2.1.8档号：填写年度、分类号和同类号下的案卷小流水号。7.2.1.9档案室号：填写指定给各个基层单位的编号。7.2.1.10全宗号：填写档案馆指定给立档单位的编号(暂不填写)。7.2.1.11目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号。在同一个全宗内不允许出现重复的目录号(目前0—5大类档案的目录号用年度代替或暂不填写)。7.2.1.12案卷号：应填写相同保管期限案卷的大流水号。7.2.2会计档案会计报表及会计账薄封面必填项目：案卷题名、保管期限、案卷号、档号。7.2.2.1案卷题名：准确地概括本卷文件的制发单位、时间范围(包括年和月)及会计档案类别。7.2.2.2保管期限：立卷时划定的保管期限。7.2.2.3案卷号：同一类别下案卷的大流水号。7.2.2.4档号：由年度、分类号、同类号下的案卷小流水号组成。7.2.36—9大类档案7.2.3.1案卷封面印制在卷盒的正表面，也可采用内封面（软卷皮）形式。案卷一卷一盒，图纸采用案卷外封面（硬卷皮），文字材料采用案卷内封面（软卷皮）。7.2.3.2档号：由项目代号、分类号、同类号下的案卷小流水号组成。7.2.3.3案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。案卷题名主要包括项目名称(代字、代号)及其组件、部件、阶段的名称(代号)等。其中管理性文件案卷题名按7.2.2.1拟写。项目名称与批准的原立项、设计（包括代号）应相符。归档外文资料的题名应译成中文；外文资料有中译文的，应一并立卷。7.2.3.4立卷单位：填写负责文件材料组卷的单位或项目负责单位。7.2.3.5起止日期：填写卷内文件材料形成的起止日期。7.2.3.6保管期限：填写组卷时划定的保管期限。7.2.3.7密级：依据保密规定填写。7.2.4录音(录像)档案7.2.4.1盘号：指录音带或录像带的盘(带)编号。7.2.4.2盘内序号：指盘内录制的文件的顺序号。7.2.4.3题名：盘内录制的文件的标题。主要应包括事由、时间、地点、人物和背景等要素，字数不应超过50字。7.2.4.4起止时间：指盘内的某个内容从开始录制到结束录制的时间(X分X秒—X分X秒)。7.2.4.5摄录日期：指盘内的某个内容录制的日期(年月日)。7.2.5光盘(磁盘)档案7.2.5.1盘号：指光盘或磁盘的编号。7.2.5.2盘内序号：指盘内文件的顺序号。7.2.5.3文件名：电子文件存贮在光盘或磁盘上的文件名。7.2.5.4题名：盘内文件的标题。主要应包括事由、时间、地点、人物和背景等要素，字数不应超过50字。7.2.5.5日期：指盘内的某个内容形成的日期(年月日)。7.3案卷脊背的编制7.3.10—5大类档案卷盒脊背项目包括:全宗号、年度、保管期限、起止卷号、目录号。7.3.26—9大类档案卷盒脊背项目包括：档号、案卷题名、案卷号。7.3.3会计账薄和会计报表卷盒脊背项目包括：年度、月份、保管期限、起止卷号、类目名称；会计凭证卷盒脊背项目包括：科目、起止日期、凭证编号、案卷号(总第X号)。7.4卷内目录的编制7.4.10—5大类档案卷内目录填写方法7.4.1.1序号：以卷内文件排列先后顺序填写的编号，亦即件号(转发文的原件须填写卷内目录)。7.4.1.2责任者：对文件内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。7.4.1.3文号：文件制发单位的发文字号。7.4.1.4日期：文件的形成日期。填写时可省略汉字“年”、“月”、“日”,只填写阿拉伯数字。“年”标注四位，“月”、“日”各标注两位。7.4.1.5文件材料题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[]”号。7.4.1.6页码：每份文件首页上标注的页号(卷内最后一份文件要填写起止页号)。7.4.26—9大类档案卷内目录填写方法7.4.2.1序号：用阿拉伯数字从1起，依次标注卷内文件材料件数的顺序。7.4.2.2责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。7.4.2.3文件编号：填写文件的文号或图样的图号、设备代号等。7.4.2.4文件材料题名：填写文件材料标题的全称。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[]”号。7.4.2.5日期：填写文件材料的形成日期(参见7.4.1.4)。7.4.2.6页码:每份文件首页上标注的页号(卷内最后一份文件要填写起止页号)。7.4.3照片档案目录的填写方法：照片档案目录项目有照片(底片)号、照片题名、拍摄日期、档号、存放地点。以照片自然张为单元填写目录。7.4.4卷内目录打印一式两份，一份排列在卷内文件材料首页之前，另一份用于编制全引目录或分类目录。7.5卷内备考表的编制7.5.1说明:填写在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。6—9大类案卷备考表还要标明案卷内文件材料的件数、页数。件数是卷内文件材料的总件数，页数是卷内文件材料的总页数。7.5.2立卷人:由立卷的责任人签名。检查人：由档案部门案卷质量审核人签名。7.5.3立卷时间：填写立卷完成的日期。7.5.4检查时间：填写审核的日期。7.5.5卷内备考表排列在文件尾页之后。8书写材料、格式的要求8.1卷内文件材料和案卷封面、卷内目录、备考表用钢笔书写，采用耐久的墨汁、炭素墨水或蓝黑墨水。禁止使用铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水。如用打印机打印，要求字迹清晰。8.2案卷封面、卷内目录、备考表书写字迹要工整、清晰、规范。9案卷装订的要求9.1案卷采用装订和不装订两种形式。9.2案卷装订前要拆除金属物，对残缺破损，小于或大于卷面的和字迹偏左的要进行修补、被糊和折叠，图样要按4号图纸幅面，手风琴式折叠，图面向里，图标在右下面。9.3字迹不清的重要文件，应进行复制(打印或手抄)，并与原件一起立卷。复制件在前、原件在后。9.4装订时做到右下齐，无倒页，不漏订。9.5案卷采用三孔一线装订，装订线长度为18厘米，装订结实、整齐、美观。9.6外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

附件4档案目录格式规范科技档案全引目录805类档案全引目录索引分类号类目名称案卷目录所在页号卷内目录所在页号8050开工报告、工程技术要求、图纸会审1208051施工组织设计方案、计划、措施3338052材料出厂证书8608053设计变更、工程变更、设备代用10798054焊接施工记录12908055设备管线施工安装记录141038056设备调试记录181308057事故处理报告221468058隐蔽工程及一般工程验收记录241788059工程总结、技术总结27188143—190卷90号柜311—340卷94号柜191—250卷91号柜341—360卷95号柜251—280卷92号柜361—391卷96号柜281—310卷93号柜393—400卷97号柜科技档案目录格式案卷目录案卷目录案卷号档号案卷题名页码保管期限存放地点010102-8400-01二号机电气总图说明书长期1号柜(“页码”：为全引目录内每一个案卷的卷内目录所在的页码)卷内目录卷内目录保管期限：长期案卷号：062档号：0102-8400-01序号责任者文件编号日期文件材料题名页码(“页码”：为每一份文件的第一页所在的页码)科技档案专题目录格式(与科技档案目录格式基本相同)(一)案卷目录科技档案专题目录案卷号档号案卷题名页码备注(“页码”：为全引目录内每一个案卷的卷内目录所在的页码)(二)卷内目录XXXXXX专题目录序号责任者文件编号日期文件材料题名页码(“页码”：为每一份文件第一页所在的页码。取值为空，由用户手填)科技档案案卷封面档号0201-8400-01(案卷题名)立卷单位起止日期保管期限密级