电汇付款规则制度

电汇付款规则制度一、总则（一）目的为规范公司电汇付款业务管理，明确电汇付款流程及操作标准，保障资金支付的准确性、安全性和及时性，防范资金风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有通过电汇方式办理的资金支付业务，包括但不限于采购货款支付、服务费支付、费用报销支付、往来款项支付等。公司各部门及全体员工涉及电汇付款业务时，均需遵守本制度规定。（三）基本原则合规性原则：电汇付款需严格遵守国家金融法律法规、银行结算制度及公司财务管理制度，确保付款业务合法合规。准确性原则：电汇付款信息（如收款方名称、账号、金额等）必须准确无误，避免因信息错误导致资金错付、拒付等问题。安全性原则：加强电汇付款全流程风险防控，包括付款凭证审核、信息录入复核、支付密码管理等环节，防范资金诈骗、挪用等风险。效率性原则：在确保合规和安全的前提下，优化电汇付款流程，提高付款效率，保障公司业务正常开展。二、电汇付款基本要求（一）付款凭证要求凭证完整性：电汇付款必须以经完整审批的付款凭证为依据，包括但不限于《付款申请单》《采购合同》《发票》《入库单》《费用报销单》等。所有凭证需签字齐全、内容完整，审批流程符合公司规定。凭证真实性：付款凭证必须真实有效，严禁伪造、变造。财务人员需对凭证真实性进行核验，如通过税务系统查验发票真伪、核对合同印章有效性、确认审批签字真实性等。凭证关联性：各付款凭证之间需存在明确关联关系，如《付款申请单》金额与发票金额、合同约定付款金额一致；收款方名称与合同签约方、发票抬头一致；付款事由与业务实际情况相符。（二）收款方信息要求信息准确性：收款方全称、银行账号、开户银行（需具体到支行或分理处）等信息必须准确无误，与收款方提供的官方资料（如银行开户许可证、收款委托书）一致。对于首次合作的收款方，需留存其银行账户信息备案。信息一致性：收款方信息需与付款凭证中的信息保持一致，若收款方委托第三方收款，需提供加盖收款方公章的《收款委托书》，明确委托收款事由、第三方账户信息及责任划分，经公司财务部门负责人审批后方可办理。（三）付款金额要求金额合规性：电汇付款金额需符合合同约定、预算规划及审批权限要求，不得超合同付款、超预算付款或无审批付款。金额准确性：付款金额大小写必须一致，计算过程清晰可追溯。涉及折扣、返利、扣款等情况的，需按合同约定或审批意见准确计算实际付款金额，并在付款凭证中注明计算依据。三、电汇付款操作流程（一）付款申请与凭证提交业务部门根据实际业务需求，填写《付款申请单》，详细注明付款事由、收款方信息、付款金额、付款方式（电汇）、合同编号等内容，并附相关支持凭证（如合同、发票等）。业务部门将《付款申请单》及相关凭证按审批流程提交部门负责人审核，审核通过后移交财务部门。（二）财务部门审核初审：财务审核人员对业务部门提交的付款凭证进行初审，重点审核凭证完整性、审批流程合规性、收款方信息与合同一致性等，初审通过后进入信息核对环节。信息核对：核对收款方名称、银行账号、开户银行是否准确；付款金额与发票金额、合同约定金额是否一致；付款事由是否合理；是否存在超标准、超预算付款情况。核对发现问题的，退回业务部门补充完善。（三）信息录入与提交复核出纳根据审核通过的付款凭证，在网上银行系统或银行电汇凭证上准确录入付款信息，包括收款方名称、账号、开户银行、付款金额、付款用途、附言（注明合同编号或业务单号）等。录入完成后，出纳需自行核对录入信息与付款凭证的一致性，确认无误后在系统中提交复核申请，或填写银行电汇凭证并提交财务负责人复核。（四）复核与授权复核内容：复核人员（财务部门负责人或其授权人员）对付款信息进行全面复核，包括收款方信息准确性、付款金额合规性、付款凭证完整性、付款用途合理性等，重点核查大额付款（如单笔超过[X]元）的审批权限和必要性。授权操作：复核通过后，复核人员在网上银行系统中进行授权操作（如输入授权密码、插入授权U盾），或在银行电汇凭证上签字确认。网上银行付款实行“录入与授权分离”制度，严禁一人同时掌握录入和授权权限。（五）付款执行与回单获取授权完成后，网上银行系统自动执行付款指令，或由出纳持经签字确认的电汇凭证到银行柜台办理付款。付款完成后，及时获取银行电汇回单（电子回单或纸质回单），回单需清晰显示付款日期、金额、收款方名称、银行流水号等信息。（六）凭证归档与账务处理将银行电汇回单与付款凭证整理装订，在付款凭证上加盖“银行付讫”章，注明回单编号和付款日期。出纳根据付款凭证和回单，逐笔登记银行存款日记账，做到日清月结；会计人员根据凭证进行账务处理，确保账证相符、账实相符。四、风险防控措施（一）信息安全防控公司银行账户信息、网银U盾、支付密码等敏感信息由专人保管，网银U盾实行“专人专管”，严禁转借、共用，密码定期更换并保密。收款方信息变更时，需通过原预留联系方式（如合同约定电话、官方邮箱）核实确认，严禁仅凭邮件、短信等非官方渠道的通知办理信息变更。（二）付款审核防控建立多级审核机制，确保每笔电汇付款都经过业务部门审核、财务部门审核、财务负责人复核（大额付款需公司管理层审批），审核人员对审核结果签字确认，承担审核责任。对异常付款业务（如大额非常规付款、收款方信息频繁变更、付款用途模糊）加强审核力度，必要时进行实地核实或要求业务部门提供额外说明。（三）诈骗风险防控加强员工反诈培训，提高对电汇诈骗手段的识别能力，如警惕“高仿真”邮件指令、即时通讯工具催款、收款方信息临时变更等情况。对于涉及收款方信息变更、紧急付款等业务，必须通过公司预留的官方联系方式二次核实，确认无误后方可办理，避免轻信陌生联系方式。五、异常情况处理（一）付款失败处理因银行账户余额不足、收款方信息错误等原因导致付款失败的，出纳需及时查询失败原因，与银行沟通解决。若为账户余额不足，需协调资金到位后重新办理付款；若为信息错误，需更正信息并重新履行审核授权流程后付款。（二）资金错付处理发现资金错付后，出纳需立即向财务部门负责人汇报，同时联系付款银行冻结资金或协助追回，避免损失扩大。财务部门牵头与错收方沟通退款事宜，必要时通过法律途径解决。相关责任人员需提交书面说明，公司根据损失情况追究责任。（三）诈骗风险处理疑似遭遇电汇诈骗时，立即暂停付款流程，冻结相关银行账户，向财务部门负责人及公司管理