建筑单位合同管理规范手册

建筑单位合同管理规范手册一、引言在建筑行业全周期运营中，合同作为项目实施的核心法律依据与商业纽带，直接关联企业效益、风险防控与合规经营。科学规范的合同管理，是化解工程纠纷、保障资金安全、提升项目履约能力的关键支撑。本手册立足建筑行业特性，从组织架构、合同订立、履约管控、风险防控等维度，系统梳理实操规范，为企业构建“全流程、全要素、全责任”的合同管理体系提供指引。二、合同管理组织架构与职责（一）管理体系构建建筑单位应建立“分层负责、部门协同”的合同管理体系：以合同管理部门（如合约部）为核心统筹部门，法务、项目、财务、技术等部门依职责协同参与，形成“立项-谈判-订立-履约-收尾”的全流程闭环管理机制。（二）部门职责分工1.合同管理部门：牵头合同全流程管理，包括文本起草、多部门评审、履约跟踪、档案归档；统筹部门协作，汇总履约问题并提出应对策略。2.法务部门：负责合同合规性审查，识别法律风险（如条款效力、违约责任冲突）；参与纠纷处理，提供法律意见与维权支持。3.项目部门：结合现场施工需求，提出工期、质量等条款优化建议；负责合同履约的现场执行，及时反馈进度、变更等动态。4.财务部门：审核合同价款支付逻辑（如付款节点、发票要求）；监控资金流向，确保收支合规；参与结算争议谈判。5.技术部门：从工程技术角度审查合同（如施工方案可行性、技术标准匹配性），为履约提供技术支持。（三）岗位设置与职责设置专职合同管理员，负责合同台账更新、风险预警、档案管理：建立合同管理台账，动态记录订立、履行、变更、终止等关键节点；定期向管理层汇报履约风险（如工期延误、价款争议）；配合各部门完成合同评审、纠纷取证等工作。三、合同订立管理（一）前期准备1.项目调研：合同管理部门联合项目部，对项目背景（业主资信、项目合法性）、市场环境（材料价格波动、政策限制）开展调研，形成《项目风险评估报告》。2.资质审查：对合作方（分包商、供应商）的资质（施工资质、生产许可）、业绩、信用记录进行核查，优先选择信用等级高、履约能力强的合作方。3.风险评估：法务部结合调研结果，识别潜在风险（如业主付款能力不足、政策调整导致工期延误），提出应对预案（如增设付款担保、工期顺延条款）。（二）合同谈判谈判围绕核心条款（工期、价款、质量、违约责任）展开，遵循“平等协商、风险共担”原则：工期：明确总工期、节点工期，约定延误责任划分（业主原因延误需支付窝工费，承包方原因延误需支付违约金）；价款：采用固定价、可调价或成本加酬金模式时，明确调价触发条件（如材料涨幅超5%可调价）；质量：约定工程质量标准（国标/行标）、验收流程（分部分项验收节点）、质保期及质保金返还条件。谈判过程形成《谈判纪要》，由双方签字确认，作为合同附件。（三）合同起草优先采用行业示范文本（如住建部《建设工程施工合同（示范文本）》），结合项目特点补充条款：明确“双方权利义务”：如业主提供施工条件的时间、承包方的安全管理责任；细化“违约责任”：区分一般违约（逾期付款、供货）与根本违约（擅自转包、偷工减料）的责任承担方式；约定“争议解决”：优先选择仲裁（明确仲裁机构）或诉讼（约定管辖法院），避免“或裁或审”条款。（四）合同评审实行多部门会签评审制度：1.合同管理部门将草案发至法务、项目、财务、技术部门；2.各部门3个工作日内提出评审意见（法务审查合法性，财务审查付款合理性）；3.合同管理部门汇总意见、修改后报分管领导审批；4.审批通过后，由法定代表人或授权代表签署合同。四、合同履行管理（一）合同交底合同签订后，合同管理部门联合项目部开展履约交底：向项目经理、技术负责人、施工班组讲解核心条款（工期节点、质量标准、付款条件）；形成《合同交底记录》，明确各岗位履约责任（如资料员负责签证资料归档，施工员负责工期节点管控）。（二）过程管控1.进度与质量跟踪：项目部定期（每周）填报《履约进度表》，记录实际进度与合同工期偏差、质量验收结果。若出现偏差，合同管理部门联合技术、财务部门分析原因（设计变更、材料供应延误），提出调整方案（申请工期顺延、索赔费用）。2.价款支付管理：严格按合同约定的付款节点执行：承包方向业主申请付款时，需提供完整资料（进度确认单、发票）；业主付款后，财务部门更新资金台账，合同管理部门同步记录履约节点。3.变更管理：工程变更（设计变更、工程量增减）需履行签证流程：项目部提出变更申请，附变更原因、费用/工期影响分析；业主确认后，合同管理部门起草《变更协议》，明确变更范围、价款调整方式、工期变化，双方签字后作为合同附件。（三）档案管理建立合同档案库，实行“一合同一档案”管理：归档内容：合同文本、附件（招投标文件、谈判纪要、变更协议）、履约资料（进度报表、签证单、付款凭证）；档案分类编号（项目编号+合同类型编号），电子档案与纸质档案同步留存；档案借阅需填写《借阅申请表》，明确用途与归还时间，涉密合同仅限内部查阅。五、合同风险防控（一）常见风险类型1.条款漏洞风险：如合同未约定材料涨价分担机制，导致成本超支；2.履约违约风险：如业主逾期付款、分包商擅自停工；3.政策合规风险：如施工遇环保政策调整，需停工整改。（二）防控措施1.合同审查环节：法务部重点审查“歧义条款”（如“合理期限”未明确天数）、“无效条款”（违法分包条款），确保条款合法、清晰、可执行。2.履约监控环节：合同管理员定期（每月）梳理风险点，形成《风险预警报告》：对逾期付款的业主，发《催款函》并启动担保索赔（如业主提供履约保函）；对进度滞后的项目，联合项目部制定赶工方案，避免触发工期违约金。3.保险与担保运用：根据项目风险，投保“工程一切险”“履约保证保险”；要求合作方提供履约保函、预付款保函，转移履约风险。（三）纠纷处理1.协商与调解：纠纷发生后，优先协商解决（召开专题会议，明确责任与赔偿方案）；协商无果时，申请行业协会、建设主管部门调解。2.仲裁与诉讼：若协商/调解失败，按合同约定启动仲裁或诉讼：仲裁：提交仲裁协议、证据清单（合同、签证单、付款凭证），遵循仲裁程序；诉讼：准备起诉状、证据链，选择管辖法院，注重诉讼时效（工程款诉讼时效为3年）。六、合同管理考核与改进（一）考核指标建立合同管理KPI体系，每季度考核：合同履约率（实际履约节点/合同约定节点×100%）；纠纷发生率（纠纷合同数/总合同数×100%）；管理效率（合同评审时长、档案调取时长等）。（二）改进机制1.定期复盘：每半年召开“合同管理复盘会”，分析典型纠纷案例（如某项目因签证流程不规范导致索赔失败），总结经验教训。2.流程优化：根据复盘结果，优化合同评审流程（简化低风险合同评审环节）、履约监控机制（引入信息化系统，实时跟踪进度）。