2026年医药制造公司应付账款支付审核管理制度

2026年医药制造公司应付账款支付审核管理制度第一章总则第一条为规范公司应付账款支付审核管理工作，保障应付账款支付合规、审核严谨、资金安全、流程可控，结合医药制造行业特点（涉及药品原材料采购、生产设备采购、研发服务外包、物流配送服务等应付账款场景），依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》《医药行业财务合规管理规范》等相关法律法规及公司实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有应付账款的支付申请、资料核验、多部门审核、审批、资金支付、凭证归档全流程管理，覆盖药品原材料、辅料、包装材料采购，生产/研发设备采购，研发技术服务外包，物流仓储服务，营销推广合规服务等所有应付账款类型，财务部、采购部、仓储部、研发部、合规部等参与应付账款支付审核的部门及人员均需严格遵守本制度。第三条应付账款支付审核遵循“凭证完整、审核分级、合规优先、全程留痕”的核心原则，支付审核需以完整真实的原始凭证为依据，按金额大小分级审批，所有支付行为符合财务及医药行业合规要求，审核全流程留存完整记录，确保支付行为可追溯、可核查。第四条公司财务部为应付账款支付审核统筹管理部门，负责审核支付凭证的完整性、金额准确性、税务合规性，办理资金支付手续，登记应付账款台账；采购部负责提交支付申请，提供采购合同、验收单据等核心资料，核实供应商信息及应付金额；仓储部负责核验原材料/设备入库验收情况；研发部负责核验研发服务外包的成果交付情况；合规部负责审核支付行为是否符合医药行业反商业贿赂、价格合规等监管要求；管理层按权限审批应付账款支付事项，确保资金支付符合公司资金管理策略。第二章管理体系与覆盖范围第五条应付账款支付审核管理体系维度：本制度所指应付账款支付审核分为申请提报、资料核验、分级审核、审批支付、归档跟踪五个核心环节，申请提报聚焦明确支付对象与金额，资料核验聚焦核查支付凭证完整性，分级审核聚焦多部门联合审核合规性，审批支付聚焦按权限完成审批并支付，归档跟踪聚焦留存凭证并跟踪支付结果，五个环节形成闭环管理体系。第六条管理全覆盖范围：（一）账款类型：采购类应付账款（药品原材料/辅料/包装材料、生产/研发设备、实验室耗材）、服务类应付账款（研发技术外包、物流仓储、检验检测、合规咨询）、其他类应付账款（水电费、物业费、办公耗材采购）；（二）审核维度：凭证审核（发票、合同、验收单、入库单）、金额审核（核对合同金额与发票金额一致性）、合规审核（核查是否符合医药行业支付监管要求）、供应商审核（核查供应商资质及合作合规性）；（三）管控环节：支付申请提报、供应商信息核对、原始凭证收集、入库/验收情况核验、部门初审、财务审核、合规审核、分级审批、资金支付、支付凭证归档、应付账款台账更新、支付异常核查。第三章核心管控要求第七条支付申请与资料核验要求：（一）申请规范：需支付应付账款时，申请部门（采购部/研发部等）需提交支付申请，明确供应商名称、应付账款金额、支付事由、合同编号、发票号码、支付方式，禁止无合理事由发起支付申请，禁止拆分金额规避分级审批；（二）资料完整：支付申请需附完整原始凭证，包括合规有效的增值税发票、双方盖章的采购/服务合同、入库验收单（采购类）、服务成果确认单（服务类），发票需与合同、验收单据的品名、金额、供应商信息一致，禁止使用虚假发票、无效凭证申请支付；（三）信息核验：财务部先核验供应商信息（名称、开户行、账号）与公司备案信息一致，采购部核验采购数量/服务内容与合同约定一致，仓储部核验入库验收单的真实性，确保所有信息无错漏、无篡改。第八条分级审核与合规管控要求：（一）分级审核：按应付账款金额设定分级审核权限，小额应付账款由财务部负责人审核，中额应付账款增加合规部审核，大额应付账款需经管理层审批，所有审核环节需在1个工作日内完成，审核意见需明确具体问题及修改建议；（二）合规审核：合规部审核支付行为是否符合医药行业监管要求，重点核查是否存在向违规供应商支付、支付金额与市场公允价格偏离、支付事由涉及商业贿赂风险等问题，审核不通过的需退回申请部门核实整改；（三）税务审核：财务部审核发票的税务合规性，重点核查发票开具时间、税率、品目是否符合税法要求，专票抵扣是否在有效期内，确保支付行为符合税务监管规定，避免税务风险。第九条审批支付与资金管控要求：（一）审批流程：应付账款支付申请经多部门审核通过后，按权限提交审批，审批人需核查所有审核意见及原始凭证，确认无误后签字批准，禁止未经审核直接审批支付，禁止越权审批大额应付账款；（二）支付管控：财务部凭审批通过的支付申请及完整凭证办理支付手续，优先采用公对公转账方式，禁止向个人账户支付公司应付账款（法规允许的特殊场景除外），支付时核对供应商账号信息，避免转错账户；（三）异常处理：支付过程中发现账户异常、供应商失联、凭证存在疑点等情况，需立即暂停支付，由财务部联合合规部核查，核查清楚并消除风险后再继续支付，核查记录需留存归档。第十条凭证归档与台账管理要求：（一）归档规范：支付完成后，财务部将支付申请、审核记录、审批文件、发票、合同、验收单据、银行支付回单等资料整理归档，电子资料备份至公司加密存储系统，纸质资料专人保管，归档期限不低于5年；（二）台账更新：财务部实时更新应付账款台账，记录支付日期、金额、供应商、支付凭证编号、审核审批人员，每月核对台账与银行流水、财务报表的一致性，确保账实相符；（三）保密管控：应付账款支付信息（供应商价格、支付金额、审批流程）属于公司商业机密，仅限授权人员查阅，禁止向外部泄露，避免供应商抬价或引发合规风险。第四章实施流程规范第十一条应付账款支付审核全流程规范：（一）申请阶段：申请部门提报支付申请→收集完整原始凭证→核对供应商及金额信息；（二）核验阶段：仓储/研发部核验验收/成果确认单→财务部核验发票及供应商信息；（三）审核阶段：财务部初审→合规部审核合规性→按金额分级提交审批；（四）支付阶段：审批通过→财务部办理资金支付→获取银行支付回单；（五）归档阶段：整理支付凭证→更新应付账款台账→分类归档资料。第十二条特殊场景审核管控规范：（一）紧急支付场景：因生产急需采购药品原材料需紧急支付的，可简化部分审核流程，但需留存书面紧急说明，事后补充完整审核资料，合规部需同步审核核心合规风险点；（二）跨期支付场景：超过合同约定支付期限的应付账款，申请支付前需核实逾期原因，由申请部门提交逾期说明，财务部审核资金占用成本，管理层审批后再支付；（三）退货退款场景：已支付应付账款后发生采购退货、服务终止的，需由申请部门发起退款申请，财务部审核退款金额及凭证，合规部审核退款合规性，按流程追回款项后更新台账。第五章监督问责第十三条监督机制：（一）日常监督：财务部每周抽查应付账款支付审核流程，重点核查凭证完整性、审核审批合规性、支付金额准确性，形成周监督记录；（二）专项检查：每季度开展应付账款支付专项检查，由财务部、合规部、审计部联合核查，重点检查大额应付账款、高风险供应商支付、发票合规性，形成专项检查报告；（三）投诉监督：开通应付账款支付审核投诉渠道，员工可反馈虚假凭证申请支付、违规审批、泄露支付信息等问题，合规部3个工作日内核查并反馈处理结果。第十四条问责情形：（一）申请部门提供虚假凭证、拆分金额规避审批，导致支付错误或合规风险的，追究部门负责人及直接责任人责任，首次给予提醒整改，多次违规扣减对应绩效；（二）财务部未审核出凭证错误、税务违规、供应商信息异常，导致资金损失或税务处罚的，给予相关人员批评教育，情节严重的调整岗位；（三）合规部未审核出支付行为中的合规风险，导致公司违反医药行业监管要求的，给予警告处分，责令限期整改；（四）任何人员越权审批、泄露支付信息、串通供应商套取资金的，按公司财务制度及保密规定处理，情节严重的移交相关部门处理。第六章附则第十五条本制度由公司财务部联合合