商务会议筹备与管理协议

商务会议筹备与管理协议合同编号：____________________甲方（筹办方）：____________________乙方（管理方）：____________________第一章合同订立与生效1.1合同订立1.1.1本协议由甲方（筹办方）和乙方（管理方）就商务会议的筹备与管理事宜，经友好协商，达成一致意见，共同订立。1.1.2本协议自双方签字盖章之日起生效。1.2协议内容1.2.1本协议内容涵盖商务会议的筹备、组织、实施、管理与后续工作等各个方面。第二章会议主题与目标2.1会议主题2.1.1甲方应在协议签订后五个工作日内向乙方提交会议主题的初步建议。2.1.2乙方应在收到甲方建议后三个工作日内反馈意见，如需调整，双方应协商确定最终会议主题。2.2会议目标2.2.1双方应共同确定会议的具体目标，包括但不限于：提升品牌知名度、拓展业务合作、促进行业交流等。2.2.2甲方应在协议签订后十个工作日内制定详细的会议目标计划，提交乙方审核。第三章筹备工作分工3.1甲方责任3.1.1负责会议的整体策划、组织与实施。3.1.2提供会议所需的场地、设备、资料等。3.1.3负责邀请参会嘉宾，并保证嘉宾的参会质量。3.2乙方责任3.2.1负责会议的现场管理与协调。3.2.2提供专业的会议管理服务，包括但不限于：日程安排、场地布置、餐饮服务、嘉宾接待等。3.2.3协助甲方处理会议期间出现的突发状况。第四章会议实施与执行4.1会议日程4.1.1甲方应制定详细的会议日程，包括但不限于：会议议程、嘉宾演讲、互动环节等。4.1.2乙方应按照会议日程，保证各项活动的顺利进行。4.2会议执行4.2.1甲方负责会议的嘉宾邀请、演讲内容审核等前期准备工作。4.2.2乙方负责会议的现场执行，包括但不限于：场地布置、设备调试、嘉宾接待等。第五章会议费用与支付5.1费用预算5.1.1甲方应在协议签订后十个工作日内向乙方提交会议费用预算。5.1.2乙方应在收到预算后五个工作日内进行审核，如有异议，双方应协商确定最终预算。5.2费用支付5.2.1乙方根据实际发生费用，向甲方提交费用结算单。5.2.2甲方应在收到结算单后十个工作日内支付相应费用。5.2.3如遇特殊情况，双方可协商调整支付时间。第六章场地与设施管理6.1场地选择6.1.1甲方应在收到乙方提供的场地选择标准后五个工作日内，提出三个符合标准的场地候选名单。6.1.2乙方应根据甲方的需求及候选名单，进行实地考察和评估，最终确定合适的场地。6.2设施配备6.2.1甲方提供的设施清单应在会议前一个月提交给乙方。6.2.2乙方应保证所有设施在会议前三个工作日内完成安装和调试，保证设施正常运行。6.3场地维护6.3.1会议期间，乙方应负责场地的日常维护，包括卫生清洁、安全保障等。6.3.2如遇设施故障，乙方应在接到报告后一小时之内进行修复。第七章参会嘉宾管理7.1嘉宾邀请7.1.1甲方负责邀请与会议主题相关的行业专家、合作伙伴等嘉宾。7.1.2乙方提供嘉宾邀请的模板和沟通支持。7.2嘉宾接待7.2.1乙方负责安排嘉宾的交通、住宿及会议期间的餐饮服务。7.2.2甲方需提前告知嘉宾的行程安排和注意事项。7.3嘉宾资料7.3.1甲方应向乙方提供嘉宾的个人资料，包括姓名、职务、联系方式等。7.3.2乙方负责嘉宾资料的整理和保密工作。第八章会议宣传与推广8.1宣传策略8.1.1甲方制定会议宣传策略，包括线上线下宣传渠道的选择。8.1.2乙方提供宣传资料的设计和制作支持。8.2宣传执行8.2.1甲方负责会议的宣传推广工作，保证宣传内容的准确性和及时性。8.2.2乙方负责监控宣传效果，并及时向甲方反馈。8.3媒体合作8.3.1甲方寻求与媒体合作，扩大会议的影响力。8.3.2乙方协助甲方与媒体沟通，提供必要的媒体资料。第九章会议安全与保密9.1安全保障9.1.1乙方负责会议期间的安全保障工作，包括现场秩序维护、突发事件处理等。9.1.2甲方需提供会议期间的保密信息，保证信息安全。9.2个人信息保护9.2.1乙方对会议参与者的个人信息负有保密义务。9.2.2未经甲方同意，乙方不得公开或泄露参与者个人信息。第十章会议评估与总结10.1评估方式10.1.1会议结束后，甲方应收集参会嘉宾及参与者的反馈意见。10.1.2乙方协助甲方进行会议效果评估，包括现场满意度调查、参会人数统计等。10.2总结报告10.2.1甲方应在会议结束后一个月内，向乙方提交会议总结报告。10.2.2报告应包括会议的整体评估、存在的问题及改进措施。第十一章会议后续工作11.1后续资料整理11.1.1乙方应在会议结束后五个工作日内，整理会议期间的录音、录像等资料。11.1.2甲方提供必要的协助，保证资料的完整性和准确性。11.2信息发布11.2.1甲方负责将会议成果、重要发言等通过适当渠道进行发布。11.2.2乙方协助甲方准备发布材料，包括新闻稿、宣传视频等。11.3长期合作11.3.1双方应根据本次会议的成功举办，探讨未来合作的可能性和机会。11.3.2甲方提出合作意向后，乙方应在一个月内给予回复。第十二章合同变更与终止12.1变更程序12.1.1如双方认为有必要变更本协议的任何条款，应书面提出变更请求。12.1.2变更请求经双方协商一致后，应以书面形式确认并签订补充协议。12.2终止条件12.2.1在本协议有效期内，如出现以下情况之一，任何一方有权单方面终止本协议：a.另一方严重违反本协议的约定；b.因不可抗力导致本协议无法履行；c.双方经协商一致决定终止本协议。12.3终止后的责任12.3.1本协议终止后，双方应按照本协议的约定，妥善处理尚未完成的事项。12.3.2双方应各自承担因终止本协议而产生的责任。第十三章其他13.1法律适用本协议的签订、效力、解释、履行和争议的解决均适用中华人民共和国法律。13.2通知任何一方按照本协议发出的通