企业内部报销与报销审批制度（范本）

企业内部报销与报销审批制度（范本）第一章总则第一条目的为规范企业费用报销管理，明确报销标准、流程及审批权责，控制成本费用支出，确保财务数据真实、合规，防范财务风险，结合企业实际经营情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于企业全体员工（含正式员工、试用期员工、劳务派遣人员），涵盖日常办公费用、差旅费用、业务招待费用、采购费用、项目费用等所有需通过企业财务报销的支出类型。第三条基本原则合规性原则：报销凭证、费用支出需符合国家财经法规、税收政策及企业内部管理规定，严禁虚开发票、虚报费用。真实性原则：报销内容需与实际业务一致，票据真实有效，严禁伪造、篡改凭证或虚构业务。及时性原则：费用发生后，员工需在规定时限内提交报销申请（原则上不超过费用发生当月结束后15个工作日），逾期未报且无合理理由的，财务部门有权拒绝受理。权责匹配原则：审批人需对所审批费用的真实性、合理性负责，严格履行审批职责；报销人对报销材料的完整性、合规性承担直接责任。第二章报销凭证要求第四条核心凭证类型发票：需为国家税务部门认可的正规增值税发票（专用发票或普通发票），发票信息需完整准确，包括：企业名称、纳税人识别号（需与企业税务登记信息一致）；发票开具日期、发票号码、发票代码；商品或服务名称、规格、数量、单价、金额（大小写一致）；销售方名称、纳税人识别号、盖章（发票专用章清晰完整）。非发票类凭证：适用于无发票场景（如小额零星支出、外部个人服务等），需提供：费用支出说明（注明支出事由、金额、收款方信息、联系方式）；收款方签字的收据（需注明“无发票，金额属实”）；支付凭证（如微信、支付宝转账截图、银行转账记录，需与收据金额、收款方一致）。第五条辅助凭证要求根据费用类型需额外提供对应辅助材料，具体如下：费用类型辅助凭证要求差旅费用出差申请单（经审批）、交通票据（机票/高铁票/打车票）、住宿明细单、行程单业务招待费用招待申请单（注明招待对象、事由、人数）、消费明细单（如菜单、酒水清单）采购费用采购申请单（经审批）、采购合同（大额采购）、入库单（实物采购）、验收单项目费用项目立项审批表、项目费用预算表、费用支出与项目关联的说明文件办公费用办公用品采购清单（需行政部门签字确认）、领用记录（如为集体领用）第六条凭证规范性要求凭证需保持整洁，无涂改、折叠、破损，关键信息（如金额、日期）不得修改，如有修改需加盖开票方公章确认；发票需按时间顺序或费用类型粘贴在“费用报销粘贴单”上，粘贴整齐、不超出粘贴单边界，避免重叠；电子发票需打印纸质版（需标注“电子发票原件，已查验”），同时将电子发票PDF版本作为附件上传至报销系统（防止重复报销）。第三章费用报销标准第七条日常办公费用标准办公用品：由行政部门统一采购，员工按需领用，个人不得单独报销办公用品费用（特殊岗位需求需经部门负责人及行政总监审批）；通讯费用：按岗位层级设定月度报销限额，超出部分自行承担，具体标准如下：管理层（总监及以上）：每月不超过500元；部门经理：每月不超过300元；普通员工：每月不超过150元；报销时需提供通讯费发票（个人名头需注明“为公司业务使用”，并经部门负责人签字确认）。交通费用（市内）：日常通勤费用不予报销；因公务产生的打车费用，需在发票上注明公务事由（如“去XX客户处签合同”），单次费用超过200元需经部门经理额外审批。第八条差旅费用标准交通方式标准：|岗位层级|长途交通方式（800公里以上）|短途交通方式（800公里以内）|管理层（总监及以上）|飞机经济舱、高铁一等座|高铁一等座、动车一等座|部门经理|飞机经济舱、高铁二等座|高铁二等座、动车二等座|普通员工|高铁二等座、动车二等座|高铁二等座、汽车硬卧|注：因紧急公务需升级交通方式的，需提前提交《交通方式升级申请单》，经总经理审批。住宿费用标准：按出差城市级别设定限额（单人单房），具体如下：|城市级别|管理层（元/晚）|部门经理（元/晚）|普通员工（元/晚）|一线城市（北上广深）|800|600|400|新一线城市|700|500|350|二三线城市|600|400|300|注：两人同行（同性别）需同住标准间，报销金额按单人标准的1.5倍上限执行。差旅补贴：伙食补贴：每人每天100元（无需提供发票，随差旅费一并报销）；市内交通补贴：每人每天80元（无需提供发票，覆盖地铁、公交等费用，如报销打车费则需扣减对应补贴）。第九条业务招待费用标准单次招待限额：接待重要客户（年度合作金额100万元以上）：单次上限5000元，需经总经理审批；接待普通客户/合作伙伴：单次上限3000元，需经部门总监审批；内部部门间工作餐：人均不超过50元，需经部门负责人审批。禁止性规定：不得报销高档酒水（单价超过500元/瓶）、奢侈品、娱乐场所消费（如KTV、会所）；招待对象不得包含企业内部员工家属或无关人员。第十条其他费用标准采购费用：单次采购金额5000元以下由部门负责人审批，5000-50000元需经采购总监审批，50000元以上需经总经理审批；项目费用：严格按项目预算执行，超预算支出需提交《项目费用超支申请单》，经财务总监及总经理审批；培训费用：员工参加外部培训需提前提交《培训申请单》，明确培训内容、费用金额，培训费用（含学费、差旅费）按审批金额报销。第四章报销审批流程第十一条线上审批流程（通过企业OA/财务系统）报销申请提交：员工登录报销系统，选择费用类型，填写《费用报销单》（需准确填写费用明细、金额、所属部门、项目编号等）；上传电子凭证（发票扫描件/照片、辅助材料），打印纸质《费用报销单》并签字，与纸质凭证一并提交至部门负责人。部门负责人审批（1个工作日内完成）：审核报销内容是否与实际业务一致、费用标准是否符合规定、凭证是否完整；审核通过后，在系统中提交至下一审批节点；审核不通过的，退回员工并注明理由。财务初审（1-2个工作日内完成）：审核凭证合规性（发票真伪、信息完整性）、报销金额计算准确性、辅助材料是否齐全；审核通过后，提交至对应权限审批人；审核不通过的，退回员工或部门负责人补充材料。权限审批人审批：按费用金额分级审批，具体权限如下：|费用金额范围|审批人|5000元以下|部门负责人|5000-20000元|部门负责人→财务经理|20000-50000元|部门负责人→财务经理→财务总监|50000元以上|部门负责人→财务经理→财务总监→总经理|财务复审与付款（审批通过后3个工作日内完成）：财务部门核对系统审批记录与纸质凭证一致性，确认无误后安排付款；付款方式：优先通过银行转账至员工个人工资卡（需与企业备案银行卡一致），大额费用（50000元以上）可转账至对公账户。第十二条特殊情况审批流程紧急报销：因业务紧急需加急处理的（如支付项目预付款），员工需在报销单上注明“紧急报销”，并提前与财务部门沟通，审批流程可压缩至1个工作日内完成；异地审批：审批人因出差等原因无法线上审批的，可授权代理人（需提前在系统中备案授权）代为审批，或通过邮件、企业微信确认审批意见（事后需补签纸质审批单）；历史费用补报：因特殊原因（如病假、项目封闭）逾期未报的，需提交《费用补报申请单》，说明逾期理由，经部门负责人及财务总监审批后方可受理。第五章监督与责任追究第十三条监督机制日常监督：财务部门每月对报销凭证进行抽查（抽查比例不低于20%），重点核查发票真伪、费用真实性，抽查结果需形成《报销抽查报告》，报财务总监备案；定期审计：内部审计部门每季度开展费用报销专项审计，检查制度执行情况、审批流程合规性，审计结果向总经理办公会汇报；举报机制：员工发现虚报费用、违规审批等行为，可通过企业匿名举报邮箱或热线反馈，审计部门需在10个工作日内核查并反馈结果。第十四条责任追究报销人责任：提供虚假凭证、虚报费用的，除追回违规报销金额外，按违规金额的1-3倍处以罚款；多次逾期报销或凭证不符合要求的，予以通报批评，影响个人年度绩效考核；违规情节严重（如违规金额超过10000元）的，解除劳动合同，涉嫌违法的，移交司法机关处理。审批人责任：未履行审批职责，审批虚假费用或超标准费用的，予以通报批评，扣减年度绩效奖金；因审批失误导致企业损失的，按损失金额的10%-20%承担赔偿责任；包庇、纵容违规报销行为的，降职或免职处理。财务部门责任：未审核出虚假凭证、违规费用的，财务初审人员予以警告；未按规定时限处理报销或付款的，财务负责人需向员工及部门负责人致歉，并整改优化流程。第六章附