会议策划执行流程模板含策划书

会议策划执行流程模板（含策划书）一、适用会议类型与场景二、全流程操作步骤拆解（一）前期筹备：明确需求与框架核心目标：清晰定义会议价值，搭建基础执行框架。需求沟通与目标确认与发起方（如部门领导、项目组）沟通，明确会议核心目标（如“确定Q3项目排期”“解决跨部门协作瓶颈”“传递新政策信息”）、预期成果（如输出行动计划、达成共识、收集反馈）。确认会议类型（决策型/沟通型/培训型）、参会人员范围（管理层、执行层、外部嘉宾）、时长建议（1-3小时为佳，避免疲劳）。基础信息初步规划初步拟定会议时间（避开公司重要节点、节假日，优先考虑周二至周四上午）、地点（会议室容量、设备条件，或线上会议平台选择）、形式（线下/线上/混合）。制定会议初步预算框架（场地、物料、餐饮、差旅等大类预估）。组建筹备小组与分工明确总负责人（统筹全局，对结果负责）、策划组（方案设计、议程优化）、执行组（场地对接、物料准备、现场协调）、支持组（技术保障、签到接待、记录）。示例分工：总负责人*：审批方案、协调资源、决策关键事项；策划主管*：撰写策划书、设计议程、确认嘉宾邀请；执行专员*：预订场地、准备物料、跟进供应商；技术支持*：测试设备、保障线上会议流畅度。（二）方案策划：输出详细执行蓝图核心目标：将需求转化为可落地的执行方案，覆盖全流程细节。撰写会议策划书策划书需包含以下模块（模板详见第三部分“核心工具表格模板”）：会议基本信息（名称、时间、地点、主题、目标）；参会人员名单（含内部/外部人员，标注是否需特别接待）；详细议程（时间节点、内容、主讲人、互动形式，如“09:00-09:30签到+暖场视频”）；物料与资源清单（场地需求、设备清单、印刷品、礼品等）；预算明细（分项列支，注明预估金额及支付方）；风险预案（设备故障、人员缺席、网络中断等应对措施）。议程设计与嘉宾确认按目标设计议程逻辑：开场（破冰/目标说明）→核心内容（议题讲解/讨论）→互动环节（问答/分组研讨）→总结（行动计划/下一步安排）。提前1-2周确认外部嘉宾（如行业专家、客户代表）行程，发送会议邀请（含议程、地点、注意事项），预留备选嘉宾。预算审核与资源锁定将策划书及预算提交发起方审批，审批通过后：预订场地（签订合同，明确含桌椅、投影仪、麦克风等基础设备）；采购/制作物料（如背景板、参会证、会议手册、礼品，提前3天到位）；预订餐饮（如需，确认菜单、dietary需求，提前1天与供应商确认）。（三）执行落地：细节把控与现场协调核心目标：保证会议按计划进行，参会体验顺畅。会前最后检查（会前1-2天）场地检查：确认桌椅摆放（按议程形式，如课桌式/圆桌式）、设备调试（投影、音响、麦克风、灯光）、网络测试（线上会议需测试平台功能、画面/声音清晰度）。物料核对：参会证、会议手册、礼品、签到表、文具（笔、便签纸）等数量是否准确，分类摆放至指定位置。人员沟通：与各岗位负责人确认职责分工，明确集合时间、联系方式。会中执行与动态调整签到环节：设置签到处（含线上签到），引导参会人员签到、领取物料，记录迟到/缺席人员。流程把控：总负责人按议程时间推进，提醒主讲人控制时长，灵活处理突发情况（如某环节超时，可压缩后续讨论时间）。体验保障：安排专人引导参会人员就座、解答疑问；茶歇时段保证餐饮及时供应；线上会议实时监控画面/声音，及时处理卡顿问题。记录与素材收集安排专人记录会议要点（重点内容、决策事项、待办任务），使用录音设备（提前告知参会人员）保证信息准确。拍摄会议照片/视频（需提前告知，避免涉及敏感信息），用于后续宣传或存档。（四）后期收尾：复盘优化与成果落地核心目标：固化会议成果，总结经验，推动后续行动。资料整理与分发24小时内整理会议纪要（含参会人员、议题、决策、待办事项及负责人、截止时间），发送至所有参会人员及相关部门。补充会议素材（照片、PPT、嘉宾分享资料），打包存档至公司知识库（如需）。复盘与反馈收集召开筹备小组复盘会，总结本次会议亮点（如议程设计合理、互动效果好）及不足（如设备调试延迟、物料遗漏），形成改进清单。发放参会反馈问卷（可选线上/纸质），收集对内容、组织、服务的评价，用于优化下次会议。预算结算与归档整理所有费用票据（场地费、物料费、餐饮费等），按财务流程报销，完成预算决算。将策划书、会议纪要、反馈问卷、费用凭证等资料整理归档，保存期限不少于1年。三、核心工具表格模板表1：会议基本信息表项目内容填写示例会议名称2024年Q3产品战略启动会会议主题明确产品方向，协同推进Q3目标落地时间2024年6月15日（周五）09:00-17:00地点公司总部3楼多功能厅（线下）+腾讯会议（线上）形式线下+混合（异地人员通过腾讯会议接入）参会人员管理层（5人）、产品部（8人）、市场部（6人）、技术部（10人）、外部顾问（2人）目标1.确定Q3产品核心功能优先级；2.明确各部门职责分工；3.输出产品开发时间表表2：筹备任务分工表任务描述负责人协助人截止时间完成标准优先级策划书撰写与审批策划主管*执行专员*6月5日包含所有核心模块，通过总负责人*审批高场地预订与设备调试执行专员*技术支持*6月10日确认场地可用，设备测试正常高嘉宾邀请与行程对接策划主管*-6月8日嘉宾确认出席，行程同步至参会人员中物料设计与制作执行专员*-6月12日参会证、手册、背景板等到位中会议纪要整理记录专员*-6月16日24小时内分发，内容完整准确高表3：会议议程安排表时间环节内容主讲人/负责人形式备注09:00-09:30签到+暖场（播放公司宣传片）执行专员*线下签到发放会议手册、参会证09:30-09:40开场致辞总经理*讲话阐述会议目标与重要性09:40-10:30Q3产品战略方向报告产品总监*PPT讲解+互动重点：核心功能优先级10:30-10:45茶歇执行专员*自由交流提供咖啡、茶点10:45-12:00分组讨论：各部门职责分工各部门负责人*分组研讨输出分工表，会后汇总12:00-13:30午餐执行专员*自助餐地点：3楼餐厅13:30-15:00产品开发时间表研讨技术总监*集体讨论确认关键节点与资源需求15:00-15:15茶歇执行专员*自由交流15:15-16:00外部顾问行业趋势分享外部顾问*视频连线预留10分钟Q&A16:00-16:30总结与行动计划确认总经理*讲话+共识明确待办事项及负责人16:30-17:00会议结束+合影执行专员*集体合影线上人员截图参与表4：会议物料清单表物料名称规格要求数量负责人到位时间备注（如供应商/制作方）参会证含姓名、部门、照片31张执行专员*6月12日设计部制作会议手册含议程、议题资料31份执行专员*6月12日文印店打印背景板3m×2m，含会议主题1块执行专员*6月14日广告公司制作签到表打印版+电子版各1份执行专员*6月13日电子版通过问卷星麦克风无线手持式4个技术支持*6月14日设备部借用茶歇物料咖啡、茶点、水果30人份执行专员*6月15日7:00合作餐饮供应商表5：预算明细表费用项目预估金额（元）实际金额（元）支付方式负责人备注场地费（含设备）3000-公司转账执行专员*多功能厅租赁物料制作费2500-报销执行专员*背景板、手册、参会证餐饮费（午餐+茶歇）6000-公司转账执行专员*30人×200元/人外部顾问劳务费5000-公司转账策划主管*含交通费杂费（文具、打印）500-报销执行专员*签到表、笔、便签纸合计17000---预算审批人：财务经理*表6：参会人员反馈表（示例）评价维度评分（1-5分，5分最高）具体建议会议目标清晰度4可在开场时增加“预期成果”说明议程安排合理性5时间分配合理，茶歇及时内容实用性4部门分工讨论可提前1天同步材料现场组织流畅度3签到环节稍显混乱，建议增加引导人员服务满意度5餐饮质量好，设备运行稳定四、关键风险提示与细节把控（一）时间管理：避免环节超时议程设计时预留“弹性时间”（如每个核心环节后预留5分钟缓冲），总负责人需严格控制时间，可通过手势提醒主讲人；若某环节超时，及时与下一环节主讲人沟通，协商压缩内容，避免影响整体进度。（二）沟通协调：保证信息同步筹备小组建立专属沟通群（如企业），实时同步任务进展，重要信息（如嘉宾行程变更、场地调整）需全体成员确认；与外部嘉宾、供应商对接时，关键信息（时间、地点、需求）以书面形式确认（如邮件、文字），避免口头沟通误差。（三）应急预案：应对突发情况设备故障：提前准备备用设备（如备用投影仪、麦克风），安排技术支持全程在场；人员缺席：提前确认核心岗