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文档简介
第1篇Word2016文档编排
—邀请函Office2016高级应用湖南师范大学·刘相滨内容提要第4
章邀请函制作4.1
引言4.2
主体文件的编排4.3
数据源的制作4.4
邮件合并操作4.5
标签类邮件合并操作4.1引言······怎么办？先复制出100个文档，再复制粘贴姓名？先打印100份，再手写？发送电子邮件呢？
发送100次吗？邮件合并！什么是邮件合并？邮件合并TextinhereTextinhere文档一文档二文档三……Excel表格Word表格等普通Word文档文档合并主文档数据源为什么称为“邮件合并”？410081湖南省长沙市岳麓区湖南师范大学体育学院体教新楼307李林校湖南省长沙市教育厅410016410081湖南省长沙市岳麓区湖南师范大学体育学院体教新楼307黎纤湖南省长沙市教育厅410016410081湖南省长沙市岳麓区湖南师范大学体育学院体教新楼307王燕湖南省长沙市教育厅410016······扩展到其它领域通知书、请帖、工资条、挂卡等邮件合并的功能这些生活或工作中碰到的事情有相似的特点发送或制作的量很大结构相同，内容相似制作和发送邀请函也是同样的问题微软为解决这类问题在Word中提供了邮件合并的功能批量制作、输出如何使用邮件合并？制作主文档制作数据源前提条件利用Word的邮件合并功能合并需要的信息三个步骤：4.2主体文件的编排主体文件：统一版式文档中的相同内容，如邀请函的主体、落款、日期、修饰内容等编排过程与自由版式短文档的编排过程相同，需要对文档中的文本内容进行字体、段落等基本设置对于邀请函，需要插入一些图形图像来装饰页面，通过插入SmartArt图形来描述会议、活动、工作等流程，或是插入表格来展示数据等图文混排4.2主体文件的编排4.3数据源的制作数据源提供联系人的具体信息，如姓名、性别、身份证号码、考试成绩、通讯地址、联系方式等在邮件合并处理后产生的批量文档中，相同内容之外的其他内容是由数据源提供的数据源文件格式Word表格文件、文本文件、Excel表格文件、数据库文件等4.4邮件合并操作选择主文档链接数据源插入合并域预览结果生成合并文档选择主文档类型撰写信函预览信函完成合并第一步：第二步：第三步：第四步：第五步：第六步：选择开始文档选取收件人使用“邮件合并分步向导”打开一个空白的文档，在Word中选择：“邮件”→“开始邮件合并”→“邮件合并分步向导”添加称呼根据联系人的性别加上称呼男：（先生）
女：（女士）插入规则打开主文档，将光标定位至“送呈：《姓名》”之后选择“邮件”→“编写和插入域”→“规则”选择“如果…那么…否则”规则：根据《性别》填写称呼4.5标签类邮件合并操作座位号生成的每个标签内容相同，怎么办？4.5标签类邮件合并操
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