员工工牌制作及管理规范操作指南

员工工牌制作及管理规范操作指南工牌作为企业员工身份识别的核心载体，兼具企业形象展示、内部管理与安全管控功能。为规范工牌全生命周期管理，提升使用效率与管理精度，特制定本操作指南。一、工牌制作规范（一）设计规范工牌设计需严格遵循企业视觉识别系统（VI）要求，确保色彩、字体、企业标识等元素与品牌形象统一。常规尺寸建议采用85mm×54mm（与标准卡片适配），形状以矩形为主（特殊岗位/活动类工牌可创新，但需经品牌部门审核）。设计稿核心信息区域需包含：基础信息：姓名（全称）、所属部门（规范全称）、工号（与档案编号一致）、本人近期免冠证件照（像素≥300dpi，背景色与VI主色调协调）。企业标识：企业LOGO（或简称）、企业名称（全称/规范简称）。附加信息：可选配“入职日期”“岗位名称”等（避免信息过载）；严禁标注身份证号、银行卡号，手机号仅特殊岗位（外勤、客服）经员工同意后标注（隐藏中间4位）。（二）材质选择根据场景与预算，合理选择材质：常规工牌：优先选用0.8-1.2mmPVC材质（耐磨、防水、易清洁）；若需质感，可选用亚克力材质（需配套防刮花措施，如磨砂工艺、附赠清洁布）。临时工牌：短期使用（实习生、访客）可采用纸质卡套+纸质内芯（成本低、易制作，需标注“临时”及有效期）。特殊岗位工牌：户外/车间等场景选用ABS塑料（抗摔、耐高温）；涉及门禁权限的工牌，需集成RFID芯片/二维码（与考勤、门禁系统兼容）。（三）制作流程1.需求提报：人力资源部/行政部每月汇总人员变动需求（新入职、离职、岗位调整），填写《工牌制作申请表》，明确数量、类型（新制/补办/更换）、特殊要求（如芯片权限）。2.设计审核：设计稿经品牌管理岗+行政部双重审核（个性化设计需报分管领导审批）。3.制作执行：选择具备资质的供应商（提供材质检测报告、保密协议），明确制作周期（常规工牌≤5个工作日）；过程中抽检样品，核对信息准确性。4.质检交付：成品经行政部逐张检查（信息、材质、芯片功能），登记入库或直接交付使用部门。二、工牌管理规范（一）发放管理新员工入职：入职手续完成后，由HR专员发放工牌，同步讲解佩戴规范；员工签字确认，登记《工牌发放登记表》（含姓名、部门、工号、发放日期、工牌编号）。岗位变动/升级：员工交回原工牌，审核后发放新工牌；旧工牌由行政部统一销毁（或存档，视档案要求）。（二）使用规范工牌仅限本人使用，严禁转借、涂改、伪造；发现冒用立即上报行政部。妥善保管工牌，避免弯折、浸泡、高温暴晒；集成芯片的工牌，禁止与强磁、尖锐物品接触。使用场景：工作时间（含加班、外出）、企业内部区域（办公区、食堂）、对外商务活动（展会、客户拜访）需佩戴；涉密区域（车间、机房）需配合门禁验证。（三）佩戴要求佩戴位置：统一佩戴于胸前左侧（或右侧，全公司一致），工牌正面朝向外侧，信息清晰可见；挂绳式工牌长度以自然垂落至胸口为宜，禁止缠绕、打结。特殊场景：穿职业装时，工牌佩戴于制服左胸标识下方；穿便装时，使用别针式/磁吸式工牌（避免损坏衣物）。（四）回收管理员工离职：办理离职手续时交回工牌，经办人在《离职交接表》注明“工牌已归还”；未归还者按成本价赔偿（赔偿标准由行政部公示）。工牌报废：损坏/淘汰的工牌由行政部集中回收，碎卡机销毁芯片（若有），纸质内芯粉碎处理（确保信息不可复原）。（五）补办管理补办条件：工牌丢失、严重损坏（芯片失效、照片模糊）时，员工提交《工牌补办申请》（部门负责人签字确认）。补办流程：申请人领取临时纸质工牌（有效期3个工作日），缴纳工本费；行政部5个工作日内完成新工牌制作与发放，旧工牌编号作废（找回旧工牌需交回销毁）。三、特殊情况处理（一）临时工牌管理适用场景：实习生（入职未满1个月）、外部访客（驻场人员）、短期项目组人员。制作要求：纸质内芯标注“临时”“有效期至××年××月××日”，卡套采用醒目黄/红色（与正式工牌区分）；权限仅限公共区域。发放回收：由接待部门/项目负责人统一领取、发放，离职/项目结束时立即回收销毁。（二）外籍员工/实习生工牌信息规范：姓名保留英文全称，部门、岗位名称用中文（或中英双语），工号规则与国内员工一致。照片要求：无证件照时拍摄近期免冠照，背景色与VI统一，确保面部清晰。权限设置：IT部门开通相应门禁、系统权限，工牌芯片信息同步更新。（三）损坏更换自然损坏（芯片老化、材质开裂）：凭损坏工牌免费更换，登记原因，旧工牌回收销毁。人为损坏（弯折、涂鸦）：按补办流程处理，缴纳工本费并更换新工牌。四、监督与改进（一）监督机制行政部每周1-2次抽查工牌佩戴情况（办公区、食堂、会议室），记录违规（未佩戴、佩戴不规范、转借）。部门负责人督促本部门员工遵守规范，佩戴情况纳入月度行为规范考核（占比≤5%）。（二）违规处理首次违规：口头警告，发放《整改通知书》（24小时内整改）。二次违规：扣除月度考核分，部门内通报。三次及以上违规：提交人力资源部，按《员工手册》处理（如罚款、警告处分）。（三）优化机制行政部每半年收集员工反馈（材质舒适度、佩戴便利性），联合品牌部、IT部评估优化（如升级芯片、调整挂绳材质）。每年年底总结管