质量管理体系认证自查与改进表

适用情境与发起时机本工具适用于各类企业开展质量管理体系认证（如ISO9001等）前的内部自查、认证过程中的阶段性审核、认证后的监督审核准备，以及日常体系运行的定期维护。当企业面临以下情况时，可启动自查与改进流程：计划申请或换版质量管理体系认证，需全面评估体系符合性；接受外部审核前，需排查潜在不符合项并整改；体系运行中发觉过程绩效异常、客户投诉率上升或内部审核发觉重复性问题；企业组织架构、业务流程或法律法规发生变更，需验证体系适应性。自查与改进全流程操作指引第一步：自查准备阶段明确自查依据：确认适用的质量管理体系标准（如ISO9001:2015）、行业标准、企业内部管理体系文件（质量手册、程序文件、作业指导书等）及相关法律法规要求。列出《自查项目清单》，对照标准条款逐项分解自查内容，保证覆盖体系全部要素（如领导作用、策划、支持、运行、绩效评价、改进等）。组建自查小组：由管理者代表牵头，成员包括质量部门负责人、各业务部门骨干（如生产、技术、采购、销售）、内审员等，保证覆盖体系涉及的所有关键环节。明确分工：组长负责整体统筹，成员负责对应模块的自查实施，记录员负责问题记录与整理。准备自查工具：收集体系文件、记录表单（如培训记录、内审报告、客户反馈表、设备校准证书等）、现场检测工具（如游标卡尺、质检记录仪等）。设计《自查问题记录表》，初步包含“自查条款”“问题描述”“不符合程度”“原因分析”等字段。第二步：自查实施阶段文件审查：逐项核对体系文件的充分性、适宜性、有效性：检查质量手册是否覆盖标准全部要求，程序文件是否与实际流程匹配，作业指导书是否明确操作细节，记录表单是否便于追溯。示例：检查“生产过程控制程序”是否明确关键工序参数及监控方法，记录表单是否包含参数偏离时的处置措施。现场核查：深入生产/服务现场，观察实际操作与文件规定的符合性：人员：是否按岗位能力要求持证上岗，操作是否规范（如设备点检、质量检验步骤）；设备：是否定期维护校准，状态标识是否清晰（如“合格”“待维修”“停用”）；物料：是否按规定存储（如温湿度控制）、标识（如“待检”“合格”“不合格”）及追溯；环境：作业现场是否符合6S管理要求（整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全）。记录验证：随机抽取近期记录（如近3个月的客户投诉处理记录、内部审核不符合项整改报告、管理评审输出），验证记录的真实性、完整性和闭环性：示例：检查“客户投诉处理记录”是否包含“原因分析—纠正措施—验证结果”全流程，整改措施是否落实到位。第三步：问题分析与定级判定不符合项：对照标准条款，将自查中发觉的问题分类为“不符合”（未满足要求）或“观察项”（潜在风险），明确不符合的具体条款及证据。示例：发觉“未对关键岗位操作人员进行年度技能考核”，不符合ISO9001:2015标准“7.2能力”条款中“保证员工具备所需能力”的要求。分析根本原因：对不符合项采用“5Why分析法”或“鱼骨图法”追溯根本原因，避免仅停留在表面问题（如“记录未填写”的根本原因可能是“员工培训不足”或“记录表单设计不合理”）。问题定级：按影响程度将不符合项分为：严重不符合：体系失效导致质量、客户重大投诉或违反法律法规；一般不符合：个别要素未满足要求，未造成实际影响但需整改；观察项：存在潜在风险，需关注并预防。第四步：制定与落实改进措施制定纠正措施计划：针对每个不符合项，明确“改进措施”“责任人”“完成时间”和“验证方式”，保证措施具体、可执行。示例：针对“未开展年度技能考核”，措施为“由人力资源部*于X月X日前完成关键岗位技能考核方案制定并实施，考核记录报质量部备案”。审批与传达：改进计划经管理者代表审批后，下发至责任部门，明确整改要求及时限，保证责任到人。实施改进：责任部门按计划落实措施，过程中如遇障碍需及时反馈自查小组协调解决。第五步：验证与闭环管理措施有效性验证：完成时限后，由自查小组或内审员对改进措施进行验证：现场核查：检查措施是否落实（如技能考核记录是否完整）；效果评估：验证问题是否解决（如考核后岗位操作失误率是否下降）。记录归档：将自查记录、问题分析报告、改进措施计划、验证结果等整理归档，形成《质量管理体系自查改进报告》，作为体系运行证据和管理评审输入。持续改进：对重复发生的问题或观察项，需评估体系文件的适宜性，必要时修订流程或优化资源配置，实现PDCA循环（策划—实施—检查—改进）。质量管理体系认证自查与改进表（模板）自查项目自查内容自查方法自查结果问题描述改进措施责任人完成时间验证结果备注领导作用最高管理者是否保证质量方针目标与战略一致，资源是否充足查阅管理评审记录、资源分配表符合/不符合资源分配表中未明确2024年质量检测设备采购预算于X月X日前修订资源分配表，补充设备采购预算并报总经理*审批财务部*2024–已补充预算风险与机遇应对是否识别并应对风险和机遇（如供应链中断、客户需求变更）查阅《风险与机遇评估报告》不符合未识别“原材料价格上涨导致成本波动”的风险增加该风险项，制定“备选供应商开发计划”及“成本优化方案”，由采购部*牵头落实采购部*2024–方案已制定观察项产品实现过程关键工序参数是否受控，不合格品是否隔离处置现场核查+抽查生产记录不符合3月10日A车间“焊接工序”记录中，参数温度超出设定范围未填写偏离处置记录立即对当日产品进行全检，由生产部*修订《焊接作业指导书》，增加“参数偏离应急处理流程”生产部*2024–全检合格，新流程已发布严重不符合客户反馈投诉是否在48小时内响应，整改措施是否闭环抽查客户投诉处理记录符合无————关键实施要点与风险规避保证自查独立性：自查小组成员需独立于被审核部门，避免“自查自改”导致问题隐瞒，必要时可邀请外部专家参与。聚焦体系有效性：不仅关注“是否做了”，更要验证“是否做到位”“是否有效果”，避免形式主义（如记录填写完整但实际未执行）。强化全员参与：自查前需对员工进行培训，明确