财务部门月度费用报销流程规范

财务部门月度费用报销流程规范一、报销前期准备报销人需在费用发生后及时开展以下准备工作：（一）费用归属确认明确费用对应的项目、部门或成本中心，确保报销事项与实际业务相符，避免跨项目、跨部门混淆。（二）合规票据收集优先获取增值税发票（含普通发票、专用发票）；特殊场景（如小额零星支出）可使用合规收据，但需补充收款方身份证明、交易明细等佐证材料。票据需注明公司全称、税号（如需）、业务发生日期、费用内容（清晰描述服务或商品名称），且不得涂改、挖补，印章完整清晰。（三）票据真伪验证通过国家税务总局发票查验平台或公司财务系统内置工具，对发票真伪进行核验，留存验证截图或记录作为报销附件。二、报销单据填写与提交（一）单据类型选择根据费用性质选择对应报销单据：日常办公费、差旅费、招待费等通用支出，使用《费用报销单》；差旅费需单独填写《差旅费报销单》，注明出差起止时间、地点、事由，附出差审批单（如有）；采购类支出（如办公用品、设备采购），需附《采购申请单》《验收单》等审批文件。（二）单据填写规范1.基础信息填写：填写报销人姓名、部门、报销日期，清晰标注费用所属月份（如“2024年X月费用报销”）；按费用类别分项填写（如“差旅费-交通费”“办公费-文具费”），避免混合填写导致分类混乱。2.金额填写要求：大小写金额需一致，小写金额前加“¥”符号，大写金额使用规范汉字（零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万），不得省略数位；分项金额需与附件票据金额对应，合计金额需准确计算。3.附件粘贴与标注：票据按“同类、小额在上、大额在下”的原则粘贴在报销单据背面或粘贴单上，使用胶水或胶棒固定（避免订书钉损坏票据）；粘贴后在单据右上角标注“附件X张”，并在票据旁简要注明费用内容（如“XX日打车费”“XX公司服务费”），便于审核时快速核对。（三）提交要求报销人需在月度结束后5个工作日内，将填写完整的报销单据提交至部门负责人初审。提交前需自查单据完整性、票据合规性，确保无遗漏或错误。三、财务审核流程（一）部门初审部门负责人需对报销事项的真实性、合理性进行审核：确认费用是否与部门业务相关，是否符合公司费用报销政策（如差旅费标准、招待费限额等）；检查报销单据填写是否规范，附件是否齐全，如有疑问需及时与报销人沟通补充。初审通过后，部门负责人签署意见，提交至财务部门。（二）财务复核财务人员对单据进行合规性、准确性复核：1.票据审核：检查票据真伪、抬头、日期、内容是否合规，是否存在重复报销、虚假票据等情况。2.金额审核：核对分项金额与票据金额是否一致，合计金额计算是否正确，是否符合预算或费用标准。3.政策审核：确认费用支出是否符合公司财务制度（如报销时限、审批权限、支出范围等），超标准或特殊事项是否有审批文件。复核中发现问题的，财务人员需退回单据并注明原因，要求报销人限期整改；复核通过的，提交至财务负责人或授权审批人终审。（三）终审审批根据公司《费用报销审批权限表》，由对应层级的审批人（如部门总监、财务总监、总经理等）进行终审：审批人重点关注费用的必要性、合规性及预算执行情况；审批通过后，单据流转至财务支付岗；审批不通过的，退回至报销人或财务部门，说明驳回理由。四、费用支付与反馈（一）支付流程财务支付岗根据终审通过的单据，在3个工作日内完成支付：对公支出通过银行转账支付，需核对收款方名称、账号、开户行信息与合同或票据一致；对私支出（如差旅费、小额报销）可通过网银转账、现金支付或公司指定的报销平台发放，需确认收款人为报销人本人。（二）支付反馈1.财务反馈：支付完成后，财务人员在报销系统中更新支付状态，或通过邮件、企业微信等方式通知报销人及部门负责人。2.报销人查询：报销人可通过公司财务系统或咨询财务人员，查询报销进度及支付结果，如有疑问可提交查询申请。五、特殊情况处理（一）票据丢失处理如发票或重要票据丢失，报销人需：1.及时联系开票方，取得票据存根联复印件（需开票方加盖公章）；2.填写《票据丢失情况说明》，说明丢失原因、票据信息，经部门负责人及财务负责人审批后，作为报销附件。（二）跨月报销处理因特殊原因（如出差、项目延期）导致费用跨月报销的，报销人需在单据中注明原因，经部门负责人审批后提交；财务部门结合实际业务情况审核，原则上跨月时间不得超过2个月。（三）费用超支处理费用支出超出公司标准或预算的，报销人需提供超支说明及额外审批文件（如分管领导签字的《费用超支审批单》），经财务复核、终审审批通过后方可报销。六、附则1.本规范自发布日期起施行，由公司财务部负责解释与修订。2.未尽事宜或特殊业务，需报财务部审批后按专项流程处理。3.公司各部门需组织员工学习本