行政人事部管理制度

行政人事部管理制度第一章总则1.1为建立规范、高效、透明、可追溯的行政人事管理体系，保障公司战略落地与员工权益，特制定本制度。1.2本制度适用于公司总部、各分支机构、项目组及临时办事处的全体在编、派遣、实习、返聘人员。1.3行政人事部（以下简称“本部”）是制度制定、执行、监督、评估的唯一归口部门，任何部门或个人不得擅自解释、变通或废止。1.4制度修订周期为每年一次，遇法律法规调整或公司战略重大变化可即时启动临时修订程序，修订稿经总经理办公会审议、董事会批准后生效。第二章组织定位与职责边界2.1本部设部长1名，副部长2名，下设四个职能中心：组织发展中心、薪酬绩效中心、员工关系中心、行政运营中心。2.2组织发展中心负责架构设计、岗位价值评估、人才盘点、干部梯队建设、胜任力模型更新、年度编制管控。2.3薪酬绩效中心负责市场薪酬调研、等级架构维护、奖金池测算、长期激励方案设计、绩效合同模板迭代、绩效结果强制分布审核。2.4员工关系中心负责入转调离、劳动合同、考勤假期、劳动争议、员工关怀、心理健康、纪律处分、内部投诉通道。2.5行政运营中心负责接待、会议、印章、档案、车辆、宿舍、食堂、保洁、绿化、安全、固定资产、低值易耗品、办公用品、保险、政府外联。2.6本部各中心与财务、法务、审计、信息、业务条线形成“矩阵式”协作：人事流程以本部为主责，费用支出以财务为出口，合规风险以法务为闸口，系统权限以信息为守门，业务需求以条线为主导。第三章岗位与编制管理3.1岗位命名采用“职能+职族+序列+等级”四段式，如“销售-渠道-高级-P6”，全公司统一字典，禁止自行造词。3.2年度编制锁定日为每年12月31日，锁定后原则上只减不增；确需增补须走“三堂会审”：业务VP申请、本部评估、CFO预算确认。3.3超编预警阈值设定为编制数的105%，触发预警后系统自动冻结该部门一切招聘、调动、晋升、外包转换。3.4岗位说明书必须包含岗位使命、关键职责、核心指标、任职资格、晋升路径、危险源、合规红线、环境特征八要素；说明书版本号随制度迭代同步升级，旧版自动失效。3.5任何员工不得同时占有两个及以上编制，特殊情况如“以工代干”须签补充协议，明确主次职责、考核权重、薪酬就高原则。第四章招聘与甄选4.1招聘需求须提前30天在“智慧人力”系统提交，填写“5W1H”要素：业务背景、岗位缺口、紧急程度、目标画像、期望到岗日、预算上限。4.2本部在2个工作日内完成需求审计，审计维度包括：编制余量、薪酬带宽、市场稀缺度、内部竞聘可能性、用工风险等级。4.3招聘渠道实行“白名单制”，本部每年Q1评估一次，评估指标：简历转化率、面试转化率、试用期留存率、年度绩效B+以上占比、渠道投诉率。4.4面试官认证有效期为两年，认证题库含通用素质、领导力、专业深度、文化匹配、情景模拟、压力测试六类，随机抽取30题，80分及格。4.5背景调查实行“一票否决”清单：伪造学历、隐瞒重大违规、竞业限制未解除、商业贿赂记录、网贷黑名单、吸毒史。4.6offer审批实行“三级金额分区”：年薪30万以下部长签批，30-80万分管副总签批，80万以上总经理签批；签批前须完成薪酬测算、内部公平性比对、年度预算余量校验。4.7候选人收到offer后须48小时内确认，未确认视为自动放弃；确认后未如期报到，纳入“灰名单”，两年内不得再次录用。第五章入职与试用期5.1入职资料实行“电子+纸质”双轨制：电子档案含身份证、银行卡、学历、职称、前段社保、个税记录、体检报告、证件照；纸质档案含劳动合同、保密协议、知识产权转让协议、员工手册签收页、安全责任书。5.2劳动合同版本由法务部每年审定，本部统一打印、骑缝盖章、扫描上传、密封保管，合同编号与员工工号终生绑定。5.3试用期目标设定须符合“SMART-UP”原则：具体、可衡量、可达成、相关、时限、可升级、可公示；目标表须员工、直线经理、HRBP三方签字确认。5.4试用期考核节点为30天、60天、90天，采用“红绿灯”机制：30天红灯即终止试用；60天黄灯启动PIP（绩效改进计划）；90天绿灯方可提交转正流程。5.5试用期薪酬按offer约定执行，不参与年度调薪；试用期奖金基数为正式奖金的50%，随转正后第一个发薪日补差。5.6试用期内员工请事假累计超过5个工作日，试用期自动顺延相应天数，最多顺延30天；顺延期满仍不合格，公司可无偿解除。第六章考勤与假期6.1标准工时制为每日8小时、每周40小时，上下班各打卡一次；外勤人员采用“钉钉+GPS+拍照”三重校验，异常打卡须30分钟内提交说明。6.2迟到早退实行“阶梯扣款+积分”双轨：1-5分钟扣款20元并积1分，6-15分钟扣款50元并积2分，16-30分钟扣款100元并积3分，当月积分超10分追加书面警告一次。6.3加班须提前在系统申请，经直线经理、二级部门负责人、HRBP三方批准后方可生效；平日加班按1.5倍、休息日2倍、法定节假日3倍计薪或调休，调休有效期为加班发生日起90天。6.4年假天数按社会工龄计算：1-10年5天，10-20年10天，20年以上15天；年假可拆分取，最小单位为0.5天，当年未休完可递延次年6月30日，逾期自动清零。6.5病假须提供二级甲等以上医院证明，3天以内扣当日日薪30%，4-30天扣50%，超过30天进入医疗期管理，医疗期按国家规定执行。6.6婚假、产假、陪产假、丧假、育儿假、护理假均按国家及地方最新政策执行，休假期间遇法定节假日不顺延。第七章培训与发展7.1年度培训预算按工资总额3%计提，专款专用，不得挪作他用；预算使用遵循“631”原则：60%用于领导力与专业力，30%用于新员工与通用力，10%用于前沿创新与外部标杆。7.2培训需求调研采用“三源四维”法：战略源、绩效源、员工源；维度为知识、技能、态度、数字。7.3内部讲师认证分“bronze、silver、gold、platinum”四级，认证通过率控制在40%、30%、20%、10%；讲师课酬按级别分别为200、400、800、1500元/小时。7.4培训评估采用“柯氏四级”全量覆盖：反应层当场扫码评分，学习层课后48小时在线考试，行为层30天直线经理复评，结果层180天业务指标对比。7.5关键岗位继任者计划实行“1+3”模式：每个关键岗位至少1名ready-now、3名ready-1；继任者须完成“影子计划”“轮岗计划”“导师计划”三项任务包，缺失任何一项视为不合格。7.6员工外部培训费用超过5000元须签订《培训协议》，约定服务期：5000-10000元服务期1年，10000-30000元2年，30000元以上3年；未满服务期离职按剩余月份比例赔偿。第八章绩效与激励8.1绩效周期为自然年度，考核单元分组织、团队、个人三层，组织绩效决定奖金池大小，团队绩效决定分配系数，个人绩效决定最终金额。8.2绩效指标权重遵循“7+2+1”：70%定量指标、20%定性指标、10%文化价值观；指标数量上限为7项，超过自动驳回。8.3绩效结果实行“强制分布”：A不超过10%，B+不超过20%，B不超过50%，C不少于15%，D不少于5%；人数不足10人的部门实行“联合分布”。8.4绩效面谈须使用“GROW”模型：Goal、Reality、Options、Will；面谈记录须员工、经理、HRBP三方签字，保存期5年。8.5绩效奖金分三次发放：当年春节前发放70%，次年6月发放20%，次年12月发放10%；发放前离职视为自动放弃未发放部分。8.6长期激励工具包括限制性股票、虚拟股权、业绩单元、项目跟投；授予条件为连续两年绩效B+以上、无违纪记录、通过价值观评估；解锁期分3年，每年解锁1/3。第九章薪酬与福利9.1薪酬理念为“以岗定级、以级定薪、以绩定奖、以能定幅”；薪酬结构由固定工资、绩效奖金、津贴补贴、长期激励、福利保障五部分组成。9.2固定工资带宽每年3月根据市场P50-P75区间调整，调整前须完成购买力平价、区域系数、行业差异、公司支付能力四维测算。9.3津贴补贴含交通、通讯、餐补、高温、高原、境外、危险作业、保密、执业资格、语言、工龄、夜班、驻外、探亲、租房、子女教育共16项，实行“白名单+标准包”模式，任何新增须走CFO审批。9.4福利保障统一接入商业保险“全家福”：意外身故100万、重大疾病50万、住院津贴300元/天、海外救援无限额；保费由公司全额承担，受益人可自由指定。9.5薪酬保密实行“三严禁”：严禁互相打听、严禁对外泄露、严禁社交媒体晒薪；违反者第一次警告并降薪10%，第二次解除劳动合同。9.6年度调薪窗口为每年5月，调薪包由董事会根据利润达成率核定，本部按“绩效+潜力+市场对标+内部公平”四象限排序，形成调薪矩阵，任何人不得单独谈判。第十章晋升与调动10.1晋升通道分“管理+M”“专业+P”“项目+T”三轨，每条轨道设7个等级；员工可单轨晋升，也可“之字形”交叉晋升，但跨轨须通过“胜任力评估中心”。10.2晋升评估采用“8+2”模式：8项核心能力、2项关键经验；评估工具含线上测试、情景模拟、无领导小组、案例分析、压力面试、360度反馈。10.3晋升名额实行“预算制”：每年晋升比例不超过各部门总人数的15%，其中跨级晋升不超过晋升人数的20%；未用完名额不结转。10.4内部调动分“协商调动”“组织调配”“竞聘上岗”三类；协商调动须员工、调出方、调入方三方同意；组织调配须本部发正式调令；竞聘上岗须公开发布岗位、资格审查、笔试、面试、公示、任命六步。10.5调动后的试用期为3个月，薪酬就高原则，绩效目标重新设定；若调动失败，员工可返回原岗位，原岗位已被取消的，公司另行安排不低于原职级的岗位。第十一章离职与退出11.1离职类别分“主动、被动、协商、不可抗力”四类；本部统一编码管理，任何离职须提前30天发起电子流程，未完成交接不予办理最后发薪。11.2离职交接实行“4321”清单：4项行政（工卡、门禁、邮箱、云盘），3项资产（电脑、相机、门禁卡），2项财务（借款、报销），1项资料（客户信息）；交接完成须接收人、监交人、IT、行政四方签字。11.3竞业限制协议仅对“M5/P6/T6”及以上或掌握核心商业秘密人员签署，期限2年，补偿金为离职前12个月平均月薪的50%，按月发放；员工违约须退还已支付补偿并赔偿3倍。11.4离职面谈使用“PREP”模型：Purpose、Reason、Emotion、Plan；面谈记录匿名化处理后纳入年度离职分析报告，报告提交总经理办公会。11.5离职证明统一使用人社部门模板，加盖公司公章；证明内容仅体现入职日期、离职日期、岗位名称、合同性质，不得添加任何主观评价。11.6离职员工重新聘用须间隔12个月以上，且须通过背景复审、岗位胜任力复审、总经理特批三道程序。第十二章员工关系与沟通12.1建立“五级沟通”机制：班长日、部门周、公司月、季度CEO面对面、年度员工大会；任何会议须形成纪要，24小时内上传知识库。12.2员工申诉通道含“线上匿名信箱、线下意见箱、HRBP专线、工会代表、职工监事”五种，本部在3个工作日内响应，15个工作日内结案。12.3纪律处分类型分口头警告、书面警告、记过、记大过、降级、撤职、无偿解除七级；处分决定须事实清楚、证据充分、程序合规、文书送达。12.4员工关怀预算按工资总额0.5%计提，用于生日、婚礼、生育、住院、丧事、子女升学、困难补助、心理健康、家庭日、团建活动；使用须公开公示。12.5工会经费独立核算，账户由工会主席、经审委主任、财务经理三方联签；经费使用须会员代表半数以上同意。12.6每两年开展一次员工敬业度调研，采用盖洛普Q12+自定义维度，参与度低于85%的部门，部门负责人年度绩效不得高于B。第十三章行政后勤与资产管理13.1固定资产实行“一物一码一责任人”制度，编码规则为“公司代码+部门代码+类别代码+年份+流水号”；任何异动须扫码完成。13.2资产采购实行“年度预算+季度滚动”双控，预算外单笔超5000元须走总经理特批；采购方式优先集采、框架、竞价、招标。13.3车辆管理实行“派车单+GPS+油耗+里程”四合一，私车公用须签订协议，补贴标准1.5元/公里，过路过桥费实报实销。13.4宿舍管理实行“积分制”，积分含卫生、安全、邻里、节能、文明五项，满分100，低于80分取消续住资格。13.5食堂管理实行“7S+五常法”，每日留样48小时，每月第三方抽检一次，合格率低于95%立即更换服务商。13.6档案管理实行“三室分开”：存档室、阅档室、办公室；档案借阅须线上申请，限时归还，绝密级档案禁止复印、拍照、外借。第十四章信息化与数据安全14.1人事系统权限实行“RBAC”模型：角色、用户、权限、菜单、数据五层授权，任何权限变更须留痕审计。14.2敏感字段含身份证号、银行卡号、薪资、绩效、家庭住址、健康信息，采用“脱敏+加密+水印”三