餐饮财务报销制度和流程

餐饮财务报销制度和流程一、报销范围界定本制度所指财务报销范围涵盖餐饮企业日常经营活动中产生的合理、必要且符合公司经营目标的费用支出，具体包括但不限于以下类别：1.采购类费用：含食材采购（生鲜、冻品、干货、调味品等）、餐具及厨房用品采购（锅碗瓢盆、清洁工具、一次性用品等）、酒水饮料采购（含软饮、酒类、茶包等）、包装材料采购（外卖餐盒、打包袋、礼品袋等）。2.运营类费用：包括水、电、燃气费，物业服务费，设备维修及保养费（厨房设备、空调、收银系统等），场地租赁费（含门店租金、仓库租金），清洁费（专业保洁服务、除虫服务等），运输费（食材配送、垃圾清运等）。3.人力类费用：员工餐补（非食堂制企业按标准发放的工作餐补贴）、员工差旅费（含外出采购、培训、会议产生的交通、住宿、餐费）、员工培训费（外部机构培训、内部技能培训费用）、临时用工费（兼职小时工、短期促销人员工资）。4.营销类费用：广告宣传费（线上推广、线下海报印刷、短视频制作等）、促销活动费（满减优惠、赠品采购、会员积分兑换等）、合作推广费（与第三方平台合作的佣金、服务费）。5.其他类费用：办公耗材（打印纸、笔、文件夹等）、通讯费（门店固定电话、员工工作手机话费）、会议费（内部经营会议场地租赁、茶歇等）、咨询服务费（财务审计、法律咨询等）。二、报销凭证规范所有报销需提供合法、完整、清晰的原始凭证，凭证要求如下：1.发票类凭证：-增值税专用发票需包含销售方名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号，购买方信息完整，密码区无压线错格，加盖发票专用章；-增值税普通发票（含电子发票）需注明购买方名称及纳税人识别号（如为企业），内容填写与实际交易一致，电子发票需提供纸质打印件并标注“未重复报销”；-定额发票需加盖销售方公章，且开具日期、消费项目清晰，单张金额超过200元需附消费明细清单。2.非发票类凭证：-农贸市场采购收据：需注明供应商姓名、联系方式、采购日期、商品名称、数量、单价及金额，由采购人员与验收人员双人签字确认，单次金额不超过500元且月度累计不超过3000元（超限额需补充发票）；-自制凭证：员工餐补需附经部门负责人签字的《员工出勤统计表》及《餐补发放明细表》；临时用工费需附《临时用工审批单》《考勤记录表》及领款人签字的《费用发放表》；-合同/协议：涉及万元以上的采购、服务类支出需提供经法务审核的合同原件（或复印件加盖公章），合同中需明确服务内容、金额、支付方式及违约责任。3.辅助凭证要求：-采购类报销需附《入库验收单》（库管员、厨师长/前厅主管签字确认）、《采购申请单》（注明采购原因、数量及预算）；-设备维修类报销需附《维修申请单》（注明故障描述）、《维修报价单》（第三方维修需提供至少两家比价单）及《维修验收单》（使用部门签字确认维修效果）；-差旅类报销需附《出差审批单》（注明出差时间、地点、事由）、交通票据（行程单/车票需与出差时间匹配）、住宿发票（需注明入住人姓名、时间及房间数量）；-营销类报销需附《活动方案审批表》（注明活动目标、预算及效果评估指标）、现场照片（促销活动需体现时间、地点及活动内容）、赠品领用记录（领用人签字确认）。三、报销审批流程报销流程严格遵循“申请-审核-审批-支付”四步骤，具体操作如下：1.报销申请：报销人需在费用发生后5个工作日内整理原始凭证，按类别粘贴于《费用报销单》后（票据需均匀分布，避免重叠），填写报销单时需注明费用类型、金额、所属部门、业务事由（如“8月5日采购五花肉50斤用于门店日常经营”），并签字确认。2.部门审核：报销人所属部门负责人需在2个工作日内完成初审，重点核查：-费用是否与部门业务相关，是否符合月度预算（超预算需补充《超预算审批单》）；-原始凭证是否完整（如采购类是否有验收单，差旅类是否有审批单）；-报销金额是否与实际发生一致（如核对发票金额与采购清单金额）。审核通过后，部门负责人在《费用报销单》“部门审核”栏签字；若不通过，需注明原因并退回报销人。3.财务审核：财务部门收到报销单后，由会计岗在1个工作日内完成合规性审核：-凭证有效性：检查发票真伪（通过全国增值税发票查验平台验证）、收据是否符合限额要求、自制凭证签字是否齐全；-金额准确性：核对报销单大小写金额是否一致，票据金额汇总是否与报销金额一致（如3张发票金额分别为200元、300元、500元，报销金额应为1000元）；-预算执行：调取部门月度预算表，核查累计支出是否超出预算（超预算10%以内需财务负责人审批，超10%以上需总经理审批）。审核通过后，会计岗在报销单“财务初审”栏签字；若发现虚假票据或违规支出，立即终止流程并上报财务负责人。4.权限审批：-单次报销金额≤5000元：由财务负责人审批；-5000元＜单次报销金额≤20000元：由财务负责人+分管副总经理审批；-单次报销金额＞20000元：由财务负责人+分管副总经理+总经理审批；-特殊费用（如年度审计费、大额设备采购）：无论金额大小，需总经理审批。5.支付执行：审批完成后，出纳岗在2个工作日内完成支付：-对公支付：通过企业网银转账至供应商对公账户（与发票销售方信息一致），并备注“XX公司XX费用”；-对私支付：员工报销款转入本人工资卡账户（需提供银行卡号及开户行信息），临时用工费通过现金发放时需领款人签字确认；-支付完成后，出纳需在报销单“支付”栏注明支付日期及方式，并将凭证移交会计岗进行账务处理。四、预算管理与费用控制1.预算编制：每年12月，各部门根据下年度经营目标编制《年度费用预算表》（细分至月度、费用类型），经财务部门汇总、分析后，提交总经理办公会审批。预算需覆盖本制度第二条所列全部报销范围，其中采购类预算需结合历史销售数据、库存周转率及季节性因素编制（如春节前食材采购预算需上浮30%）。2.预算执行：财务部门每月5日前出具《部门费用预算执行表》，列明各部门上月预算完成率及累计执行情况。部门负责人需对超预算10%以上的费用提交《超预算情况说明》，注明超支原因及改进措施；连续2个月超预算的部门，财务部门有权暂停其非必要费用报销直至整改完成。3.例外审批：因突发事件（如设备突发故障、临时促销活动）产生的超预算费用，需填写《例外费用审批单》，说明事件背景、必要性及预计金额，经部门负责人、财务负责人、总经理逐级审批后，方可纳入报销流程。五、特殊情形处理规则1.跨月报销：费用原则上需当月报销（以发票开具日期为准），因客观原因（如供应商月底集中开票）导致跨月的，需在次月15日前完成报销；超过90天的费用不予报销（除法院判决、合同纠纷等特殊情况，需提供书面说明并经总经理审批）。2.无票支出：仅限农贸市场采购、临时小额维修（单次≤300元）等无法取得发票的场景，需提供：-收据（注明供应商信息、采购明细）；-双人签字的《无票支出说明》（采购人员+验收人员签字）；-月度无票支出总额不得超过部门当月采购预算的5%，超限额部分必须取得发票方可报销。3.预付款项：涉及设备采购、广告投放等需预付款的业务，需签订合同并提交《预付款申请单》（注明合同金额、预付款比例、支付时间及后续结算方式），预付款比例不得超过合同总金额的30%。供应商需在项目完成后10个工作日内提供全额发票，出纳岗需在收到发票后5个工作日内完成尾款结算并冲抵预付款。4.员工借款：员工因出差、临时采购需借款的，需填写《借款申请单》，借款金额不得超过预算费用的80%（最高不超过20000元）。借款人需在业务完成后5个工作日内办理报销手续并结清借款，逾期未结清的，从次月工资中扣除借款金额（特殊情况需书面申请延期并经财务负责人审批）。六、监督与责任追究1.内部监督：财务部门每月随机抽取10%的报销单据进行复核，重点检查凭证合规性、审批流程完整性及预算执行情况；每季度对各部门费用报销情况进行专项审计，形成《审计报告》提交总经理。2.责任划分：-报销人责任：对报销事项的真实性、凭证的合法性负责，若存在虚假报销（如虚构业务、篡改票据金额），除追回已支付款项外，视情节轻重给予警告、降薪或解除劳动合同；涉及金额超过5000元的，移交司法机关处理。-部门负责人责任：对费用的合理性、预算的执行情况负责，若因审核不严导致违规报销，按违规金额的10%承担连带经济责任