公司行政采购协议书范本

公司行政采购协议书范本1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX有限公司（以下简称“甲方”），住所地位于中国北京市朝阳区XX路XX号XX大厦XX层。甲方为一家依法注册成立的企业法人，经营范围涉及XX领域，具有独立的民事行为能力和完全的民事责任能力。甲方法定代表人/负责人为张三，身份证号码XXXXXXXXXXXXXXXXXX，联系电话为138XXXXXXXX。甲方在经营过程中，基于日常运营及业务发展需要，需采购各类行政物资及服务，以保障公司正常运作及业务拓展。为规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，甲方经友好协商，决定与乙方建立长期稳定的采购合作关系，特依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，与乙方签订本协议。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX科技有限公司（以下简称“乙方”），住所地位于中国上海市浦东新区XX路XX号XX产业园XX号楼。乙方为一家依法注册成立的企业法人，经营范围涉及XX领域，具有独立的民事行为能力和完全的民事责任能力。乙方法定代表人/负责人为王五，身份证号码XXXXXXXXXXXXXXXXXX，联系电话为139XXXXXXXX。乙方作为专业的行政物资及服务供应商，拥有完善的供应链体系、专业的服务团队及优质的商品资源，能够满足甲方多样化的采购需求。基于乙方的市场信誉、产品品质及服务能力，甲方选择乙方作为其行政采购的合作伙伴，双方本着平等互利、诚实信用的原则，经充分协商，达成如下协议。

**协议简介**

本协议是甲方与乙方基于长期合作需求而签订的行政采购协议，旨在明确双方在采购过程中的权利与义务，规范采购流程，确保采购物资及服务的质量与时效。协议背景如下：

甲方作为一家持续发展的企业，在日常运营中需要大量采购办公设备、办公用品、IT硬件、清洁服务等行政物资及服务。为提升采购效率、降低采购风险并优化成本控制，甲方经市场调研及评估，认为乙方具备提供高质量、高效率采购服务的综合能力。乙方作为业内知名的行政采购服务商，能够提供从物资供应到服务支持的全流程解决方案，且具备完善的售后服务体系。双方基于共同利益及合作愿景，决定建立长期稳定的采购合作关系，通过本协议约定采购范围、价格条件、履行方式及违约责任等条款，确保双方合作顺利进行。

本协议的签订，既是甲方保障运营需求的重要举措，也是乙方拓展市场份额、深化客户关系的关键步骤。双方将以本协议为依据，严格按照约定履行各自职责，共同维护采购秩序，实现互利共赢。协议内容将涵盖当事人信息、采购范围、权利义务、价格支付、履行期限、违约责任、争议解决等核心条款，确保采购行为的合法合规性及双方的权益得到充分保障。本协议的执行将直接影响甲乙双方的商业合作模式及法律关系，故双方均需严格遵照执行，任何一方不得擅自变更或解除协议内容，如确需变更，应通过书面形式协商一致并签署补充协议。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的是明确甲乙双方在行政采购活动中的权利与义务，建立稳定、高效、合规的采购合作关系，确保甲方能够及时、足额、保质地获得所需的行政物资及服务，同时保障乙方的合法利益。本协议涉及的采购范围包括但不限于办公设备（如电脑、打印机、复印机等）、办公用品（如纸张、笔、文件夹等）、IT硬件（如服务器、网络设备等）、清洁服务、绿植租赁、会议服务等甲方日常运营所需的行政物资及服务。双方将依据本协议约定，就采购需求、订单处理、价格支付、交付验收、售后服务等事项进行合作，共同维护采购秩序，提升采购效率，降低采购成本。

第二条定义

为本协议之目的，下列术语具有以下含义：

1.“行政物资”是指甲方在日常运营中所需的各类办公设备及办公用品，包括但不限于电脑、打印机、复印机、纸张、笔、文件夹、办公家具等。

2.“行政服务”是指甲方所需的各类服务支持，包括但不限于清洁服务、绿植租赁、会议服务、IT运维服务等。

3.“订单”是指甲方根据自身需求向乙方发出的采购请求，包括商品名称、数量、规格、价格等信息。

4.“交付”是指乙方按照甲方订单要求，将采购物资或服务送达甲方指定地点的行为。

5.“验收”是指甲方对乙方交付的物资或服务进行确认，确认其数量、质量、规格等符合订单要求的行为。

6.“售后服务”是指乙方对采购物资或服务提供的维修、保养、更换等后续服务。

第三条双方权利与义务

**1.甲方的权力和义务**

(1)**权力**

a.甲方有权根据自身运营需求，向乙方提出采购需求，并要求乙方提供符合市场主流标准及甲方要求的物资及服务方案。

b.甲方有权对乙方提供的物资及服务进行质量检验和验收，如发现不符合订单要求，有权要求乙方进行更换、维修或退货，并有权根据实际情况要求乙方承担相应责任。

c.甲方有权要求乙方按照协议约定的时间及方式交付物资或服务，并有权监督乙方的履约过程。

d.甲方有权在协议履行过程中，根据实际情况调整采购需求或订单内容，但应提前书面通知乙方，并经乙方同意后方可执行。

(2)**义务**

a.甲方应向乙方提供真实、准确、完整的采购需求信息，并确保其具有合法来源及使用目的。

b.甲方应按照协议约定，及时向乙方支付采购款项，并确保支付方式合法合规。如因甲方原因导致支付延迟，甲方应承担相应的违约责任。

c.甲方应按照协议约定，对乙方交付的物资或服务进行验收，并在验收合格后签署验收确认书。如甲方无正当理由拒绝验收或延迟验收，应承担相应的违约责任。

d.甲方应妥善保管乙方交付的物资，并按照物资特性进行使用和维护，以延长物资使用寿命。如因甲方保管不当导致物资损坏，甲方应承担相应赔偿责任。

e.甲方应配合乙方进行售后服务，并根据实际情况提供必要的技术支持及配合工作。

**2.乙方的权力和义务**

(1)**权力**

a.乙方有权要求甲方提供真实的采购需求信息，并有权对甲方的采购需求进行评估及确认。

b.乙方有权按照协议约定，向甲方收取采购款项，并要求甲方按照约定方式支付。如甲方未按时支付款项，乙方有权要求甲方支付逾期付款利息或采取其他合法措施维护自身权益。

c.乙方有权要求甲方对交付的物资或服务进行验收，并有权根据甲方的验收结果承担相应责任。如甲方无正当理由拒绝验收或延迟验收，乙方有权视为验收合格，并要求甲方支付相应款项。

d.乙方有权要求甲方配合进行售后服务，并有权根据协议约定收取售后服务费用。如甲方不配合售后服务，乙方有权拒绝提供服务并要求甲方承担相应责任。

(2)**义务**

a.乙方应严格按照甲方订单要求，提供符合国家及行业标准的物资及服务，并确保物资质量及服务品质。如乙方提供的物资或服务不符合订单要求，应承担相应的更换、维修或退货责任，并承担由此产生的相关费用。

b.乙方应按照协议约定，按时、足额地将物资或服务交付至甲方指定地点，并确保交付过程安全、高效。如因乙方原因导致交付延迟或物资损坏，乙方应承担相应赔偿责任。

c.乙方应向甲方提供清晰的物资清单、价格明细及售后服务说明，并确保所有提供的信息真实、准确、完整。如因乙方提供的信息错误导致甲方损失，乙方应承担相应赔偿责任。

d.乙方应建立完善的售后服务体系，并按照协议约定提供及时、有效的售后服务。如乙方未按时提供售后服务或服务质量不符合约定，甲方有权要求乙方承担相应责任，并有权要求乙方退还部分或全部服务费用。

e.乙方应妥善保管甲方的订单信息及支付信息，并确保信息安全，防止泄露或滥用。如因乙方原因导致甲方信息泄露，乙方应承担相应赔偿责任。

f.乙方应配合甲方进行采购过程中的各项沟通及协调工作，并及时解决合作过程中出现的问题，以保障采购活动的顺利进行。

第四条价格与支付条件

1.**价格条款**

乙方的行政物资及服务价格应遵循市场公允原则，并根据双方协商结果确定。具体价格以双方签署的订单或价格清单为准。乙方应在报价时明确告知甲方各项物资及服务的单价、数量、总金额、税率（如适用）及其他可能产生的费用（如运输费、安装费等），确保价格透明、合理。如遇市场价格波动或政策调整，双方应友好协商是否调整价格，并签署书面补充协议。

2.**支付方式**

甲方应通过银行转账方式向乙方支付采购款项。甲方指定的收款账户信息如下：开户行：XX银行XX支行，账户名称：XX科技有限公司，账号：XXXXXXXXXXXXXXXX。乙方应在收到甲方付款后提供等额合法发票。如采用分期付款方式，具体付款节点及比例以双方签署的订单或补充协议为准。

3.**支付时间**

甲方应在收到乙方符合约定的订单确认书或发票后XX个工作日内完成支付。如采用一次性付款，应在乙方完成全部交付并经甲方验收合格后XX个工作日内支付至合同总金额的XX%（即XX元），剩余XX%作为质量保证金，于XX年XX月XX日前支付。质量保证金在甲方确认无质量问题后XX日内一次性无息返还。甲方逾期支付款项的，每逾期一日，应按逾期支付金额的XX%向乙方支付违约金，逾期超过XX日的，乙方有权暂停交付后续订单或解除协议并要求甲方承担相应责任。

第五条履行期限

1.**协议有效期限**

本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为XX年，自XX年XX月XX日至XX年XX月XX日。协议期满前XX个月，如双方均有意继续合作，应另行协商续签事宜。若期满未续签，本协议自动终止，双方权利义务依法清算。

2.**订单履行期限**

乙方应在收到甲方有效的订单确认书后XX个工作日内完成物资采购或服务准备，并按约定时间将物资或服务交付至甲方指定地点。甲方应在收到交付通知后XX个工作日内完成验收。如遇特殊情况（如不可抗力、甲方变更需求等），履行期限可经双方书面协商调整。

3.**关键时间节点**

a.订单确认：甲方发出采购需求后XX日内，乙方应书面确认订单内容并发送订单确认书。

b.付款节点：按第四条约定分阶段支付。

c.验收期限：交付后XX个工作日内完成。甲方逾期验收的，视为验收合格，但乙方应在验收期内提供不少于XX天的合理验收期限。

d.质量保证金返还：按第四条约定条件及时间执行。

第六条违约责任

1.**甲方违约责任**

(1)**逾期付款**

甲方未按第四条约定的付款时间足额支付款项的，每逾期一日，应按逾期支付金额的XX%向乙方支付违约金，违约金上限不超过合同总金额的XX%。逾期超过XX日，乙方有权暂停交付后续订单，并要求甲方支付全部应付款项及违约金；若甲方仍拒不支付，乙方有权解除协议，并要求甲方赔偿由此造成的损失（包括但不限于订单取消损失、商誉损失等），损失赔偿上限不超过合同总金额的XX%。

(2)**拒绝或延迟验收**

甲方无正当理由拒绝验收或未在约定时间内完成验收的，视为验收合格，并应按合同约定支付相应款项及违约金。如因甲方原因导致乙方物资被不当使用或损坏，甲方应承担全部赔偿责任，赔偿金额包括物资修复或重置费用、乙方误工费等。

(3)**虚假需求信息**

甲方提供虚假或错误采购需求信息导致乙方产生损失的（如错购、生产延误等），甲方应承担全部直接损失及合理间接损失，损失上限不超过订单金额的XX%。

2.**乙方违约责任**

(1)**物资质量违约**

乙方交付的物资不符合订单约定的规格、型号、质量标准或存在严重瑕疵（如无法正常使用、存在安全隐患等），甲方有权要求乙方在XX日内更换、维修或退货，并承担因此产生的全部费用（包括运输费、安装费等）。若乙方无法按时履行，甲方有权解除协议，并要求乙方支付合同总金额XX%的违约金；违约金不足以弥补甲方损失的，乙方应补足差额。对于无法修复或无替代品的物资，甲方有权要求乙方按物资残值折价赔偿。

(2)**交付延迟**

乙方未按第五条约定的期限交付物资或服务的，每延迟一日，应按延迟交付物资或服务总金额的XX%向甲方支付违约金，违约金上限不超过合同总金额的XX%。延迟超过XX日，甲方有权解除协议，并要求乙方退还已支付款项并支付合同总金额XX%的违约金。如因延迟交付给甲方造成额外损失（如错过投标截止日期、影响业务运营等），乙方应额外赔偿直接损失，赔偿上限不超过XX元。

(3)**发票错误或延迟提供**

乙方提供错误的发票信息或未按约定时间提供合法发票的，应立即纠正并承担甲方因此产生的额外费用（如税务罚款、第三方服务费等），每延迟一日另按发票金额的XX%支付滞纳金。若因发票问题导致甲方无法及时报销或税务处理，乙方应承担全部责任。

(4)**售后服务违约**

乙方未按约定提供售后服务（如维修不及时、服务效果不达标等），甲方有权要求乙方限期整改，并要求减免相应服务费用。若整改后仍不达标，甲方有权解除相关服务协议，并要求乙方支付服务费用XX%的违约金。对于因乙方售后服务不当导致的二次损坏，乙方应承担全部赔偿责任。

3.**不可抗力免责**

双方均应就不可抗力事件（如战争、自然灾害、法律政策重大调整等）造成的违约后果相互免责，但应及时通知对方并提供证明文件，并采取措施减少损失。不可抗力影响消除后，应尽快恢复履行协议义务。

4.**争议优先解决**

若因违约产生争议，违约方应优先采取协商或书面催告方式解决，并应在收到对方合理解决要求后XX日内答复。协商不成的，应按本协议争议解决条款处理，违约方需承担因其违约行为导致的全部法律费用（包括诉讼费、律师费等）。

第七条不可抗力

1.**定义**

不可抗力是指双方在签订本协议时不能预见、对其发生和后果不能避免并不能克服的事件，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、恐怖袭击、政府行为（如法律、法规、政策的重大调整或禁令）、疫情及其防控措施、网络攻击或系统故障等。不可抗力事件应导致或合理预期将导致本协议部分或全部义务无法履行。

2.**举证与通知**

任何一方因不可抗力无法履行本协议义务时，应在不可抗力事件发生后XX日内书面通知对方，详细说明事件情况、影响范围及预计持续时间，并附相关证明文件（如政府公告、新闻报道、事故报告等）。若不可抗力影响持续超过XX日，双方应协商暂停或调整协议履行方式；协商不成的，可依据本协议争议解决条款处理。

3.**责任免除**

因不可抗力导致的一方或双方无法履行本协议约定的义务（包括但不限于交付、付款、验收等），该方或双方不承担违约责任，但应及时采取合理措施减少损失。不可抗力影响消除后，双方应恢复履行协议义务，已发生的不可抗力事件不应被视为协议的解除或终止，除非双方另有书面约定。若不可抗力导致协议目的无法实现，经双方协商一致，可解除协议，双方互不承担赔偿责任，但应妥善处理已产生的权利义务（如款项结算、物资处置等）。

第八条争议解决

1.**协商与调解**

双方因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，可邀请双方认可的中立第三方进行调解，调解达成一致的，应签署书面协议并作为本协议的组成部分。

2.**法律途径**

若协商或调解无法解决争议，任何一方均有权在协议有效期内或履行期限届满后XX日内，选择以下第X种方式解决：

(1)向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼；

(2)向乙方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼；

(3)向合同履行地有管辖权的人民法院提起诉讼；

(4)向约定的仲裁委员会（如中国国际经济贸易仲裁委员会）申请仲裁，仲裁规则适用该会现行仲裁规则，仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。

3.**法律适用与管辖优先**

本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律（为本协议之目的，不包括香港特别行政区、澳门特别行政区及台湾地区的法律）。争议解决方式一经确定，非经双方书面同意，不得变更；但任何一方在任何阶段均有权选择诉讼或仲裁，一旦启动法律程序，应优先适用所选方式。

4.**证据与送达**

双方应就争议事项保留所有相关证据，并按协议约定的地址或法律规定的地址送达法律文件。任何一方变更联系方式或地址的，应提前XX日书面通知对方，否则按原地址送达视为有效送达。

第九条其他条款

1.**通知方式**

双方就本协议相关事宜进行的所有通知、请求、要求或其他通信，均应采用书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件、系统消息等），并发送至本协议首部载明的地址或联系方式。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；以快递或挂号信方式发送的，寄出后XX日视为送达。任何一方变更联系方式或地址的，应提前XX日书面通知对方，否则按原地址送达视为有效送达。

2.**协议变更**

对本协议的任何修改、补充或变更，均须经双方授权代表书面签署补充协议方为有效。补充协议与本协议具有同等法律效力，并与本协议构成不可分割的整体。若补充协议的内容与本协议约定不一致，以补充协议为准。任何一方不得单方面变更本协议内容。

3.**保密义务**

双方应对本协议内容及合作过程中获悉的对方商业秘密（包括但不限于技术信息、经营信息、客户名单等）承担保密义务，非经对方书面同意，不得向任何第三方披露或用于本协议以外的目的。此保密义务不因本协议的终止而解除，持续有效。但法律法规另有规定或为履行本协议所必需的除外。

4.**独立缔约方**

本协议由双方独立签订并履行，任何一方均不对另一方履约行为或第三方关系负责，亦不对因第三方原因导致的违约承担责任。

5.**可分割性**

若本协议任何条款被有管辖权的人民法院或仲裁机构认定无效或不可执行，不影响其他条款的效力。双方应协商替换为内容最接近且合法有