2026年塑料制品公司采购合同履约跟踪管理制度

2026年塑料制品公司采购合同履约跟踪管理制度第一章总则第一条为规范公司采购合同履约跟踪管理，确保供应商按合同约定履行义务（如按时交付、质量达标、服务到位），减少履约违约风险，保障生产经营需求，维护公司合法权益，结合公司实际与《中华人民共和国民法典》（合同编）、《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》等相关法律法规，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有塑料制品生产相关采购合同的履约跟踪，包括原料采购合同（树脂、色母粒、助剂等）、设备采购合同（注塑机、检测设备等）、服务采购合同（第三方检测、物流服务等），涵盖合同签订后至义务履行完毕的全周期跟踪管理。第三条采购合同履约跟踪遵循“全程跟踪、责任到人、及时预警、闭环处理”的原则，确保每一份合同均有专人跟踪，履约异常早发现、早处理，避免因违约导致生产中断、成本增加或法律纠纷。第四条公司采购部门为采购合同履约跟踪的主管部门，负责建立履约跟踪台账、开展日常跟踪、协调异常处理；质量管控部门负责跟踪合同约定的质量标准落实（如原料验收、设备调试检验）；仓储部门负责跟踪到货接收、入库验收；财务部门负责跟踪付款进度、发票收取；生产管理部门负责反馈生产需求与履约效果（如原料使用适配性）。第二章履约跟踪准备与台账建立第五条采购合同签订后，采购部门需在3个工作日内完成履约跟踪准备工作：（一）合同交底：采购部门组织质量管控、仓储、财务、生产管理部门开展合同交底，明确合同核心条款（交付时间、质量标准、数量、价格、付款方式、售后服务要求）、各部门履约跟踪职责（如质量管控部门需在到货后3天内完成检验）；（二）跟踪责任人确定：每一份合同指定1名采购专员作为“履约跟踪责任人”，负责全程跟踪合同履约情况，记录跟踪信息，协调解决履约问题，跟踪责任人需熟悉合同条款，掌握供应商联系方式；（三）跟踪计划制定：跟踪责任人根据合同约定制定《采购合同履约跟踪计划》，明确各履约节点（如预付款支付、生产进度确认、到货提醒、质量检验、尾款支付）的跟踪时间、跟踪方式（电话、邮件、现场核查）与预期目标，报采购部门负责人备案。第六条采购部门需建立“采购合同履约跟踪台账”，实行“一份合同一台账”管理，台账需包含以下信息：（一）合同基础信息：合同编号、合同名称（如“2026年度树脂采购合同”）、供应商名称、签订日期、合同有效期、核心条款摘要（交付时间、数量、质量标准、付款节点）；（二）履约跟踪信息：各履约节点的跟踪时间、跟踪方式、跟踪结果（如“2026年5月10日电话确认，供应商已安排生产，预计5月20日发货”）、责任人签字；（三）异常记录：履约过程中出现的问题（如交付延迟、质量不达标）、问题发生时间、初步处理措施、处理进展；（四）收尾信息：合同义务履行完毕时间、验收结论（合格/不合格）、付款完成情况、合同归档编号。台账可采用电子表格形式（如Excel）或公司ERP系统模块管理，电子台账需每月备份，纸质台账需随合同原件归档。第三章履约跟踪流程与节点管控第七条原料采购合同履约跟踪需按以下流程执行，重点管控交付、质量、发票节点：（一）交付前跟踪：跟踪责任人在合同约定交付日期前7天，通过电话或邮件与供应商确认生产进度、发货安排（如物流方式、预计到货时间），如供应商反馈可能延迟，需立即了解原因（如原料短缺、物流受阻），评估对生产的影响，同时反馈生产管理部门调整计划；（二）到货跟踪：供应商发货后，跟踪责任人需获取物流单号，实时查询物流进度，到货前1天通知仓储部门准备接收；货物到达后，仓储部门核对数量、包装无误后，反馈跟踪责任人，跟踪责任人协调质量管控部门在3个工作日内完成质量检验；（三）质量跟踪：质量管控部门按合同约定的质量标准检验（如树脂熔融指数、色母粒色差），检验合格的，仓储部门办理入库，跟踪责任人在台账记录“质量合格”；检验不合格的，质量管控部门出具《不合格检验报告》，跟踪责任人立即与供应商协商处理（退货、换货、让步接收），并记录处理结果；（四）发票与付款跟踪：货物验收合格后，跟踪责任人提醒供应商按合同约定开具发票（如增值税专用发票），收到发票后核对票面信息（金额、税率、项目）与合同一致，移交财务部门；财务部门按合同付款节点（如到货后30天付款）支付款项，付款后反馈跟踪责任人，台账记录“付款完成”。第八条设备采购合同履约跟踪需重点管控生产、安装调试、验收节点：（一）生产进度跟踪：合同签订后，跟踪责任人每15天与供应商确认设备生产进度，要求供应商提供生产进度照片或视频，确保按约定周期推进；临近交付日期前10天，确认发货时间与安装调试准备（如场地、人员）；（二）安装调试跟踪：设备到货后，跟踪责任人协调供应商在合同约定时间内（如到货后7天内）安排技术人员上门安装调试，生产管理部门、设备管理部门配合提供场地与协助；安装调试过程中，跟踪责任人全程监督，记录调试问题（如设备精度不达标），要求供应商及时整改；（三）验收跟踪：安装调试完成后，按合同约定的验收标准（如设备运行参数、生产效率、产品合格率）开展验收，验收由采购、生产管理、设备管理、质量管控部门联合进行，验收合格的签订《设备验收合格单》；验收不合格的，明确整改要求与期限，整改后重新验收，直至合格；（四）售后服务跟踪：设备验收合格后，跟踪责任人需确认供应商按合同提供售后服务（如1年免费保修、技术培训），每季度回访生产管理部门，了解设备运行情况，如出现故障，协调供应商按约定提供维修服务，记录服务响应时间与效果。第九条服务采购合同履约跟踪需重点管控服务过程、成果交付节点：（一）服务前跟踪：服务开始前3天，跟踪责任人与供应商确认服务时间、服务人员、所需配合条件（如检测样品、数据资料），确保公司相关部门（如质量管控部门提供检测样品）做好准备；（二）服务过程跟踪：服务开展过程中，跟踪责任人定期沟通（如第三方检测服务每2天了解检测进度），核查服务是否按合同约定标准执行（如检测项目、检测方法），避免遗漏或简化服务环节；（三）成果交付跟踪：供应商完成服务后，需提交服务成果（如检测报告、物流配送记录），跟踪责任人核对成果完整性（如检测报告签字盖章齐全、项目无遗漏）、合规性（如符合合同约定标准），确认合格后移交需求部门（如检测报告交质量管控部门）；（四）服务评价跟踪：服务完成后10天内，跟踪责任人向需求部门收集服务评价（如报告准确性、服务响应速度），评价结果纳入供应商年度评估，作为后续合作参考。第四章履约异常处理与预警第十条履约异常识别：跟踪责任人在日常跟踪中，如发现以下情况，判定为履约异常，需立即记录并上报采购部门负责人：（一）交付异常：供应商未按合同约定时间交付（延迟超过3天）、交付数量短缺（少于合同约定5%以上）、包装破损导致货物损坏；（二）质量异常：原料、设备或服务成果检验不合格，且供应商未按要求整改或整改后仍不合格；（三）服务异常：供应商未提供合同约定的售后服务（如设备故障未及时维修）、服务态度恶劣或拒绝履行服务义务；（四）发票付款异常：供应商未按约定开具发票（延迟超过15天）、发票信息错误且拒绝重开，或财务部门付款后供应商未履行后续义务。第十一条履约异常处理流程：（一）异常沟通：发现异常后24小时内，跟踪责任人与供应商沟通，了解异常原因（如交付延迟因物流中断）、预计解决时间，明确供应商责任与整改要求，沟通过程需留存记录（如邮件、聊天记录）；（二）内部协调：如异常影响生产经营（如原料延迟导致生产中断），跟踪责任人需立即协调生产管理部门调整生产计划，同时向采购部门负责人汇报，必要时组织质量管控、财务部门召开异常处理会议，制定应对措施（如紧急采购其他供应商原料）；（三）违约处理：如供应商明确无法履行合同或整改后仍无法达标，按合同违约条款处理：交付延迟：按合同约定收取违约金（如每延迟1天按合同金额0.5%计算），违约金从应付货款中扣除；质量不合格：要求供应商无条件退货、换货，承担退货运费；造成公司损失（如生产停工损失）的，按合同约定索赔；拒绝履行义务：发出《履约催告函》，限期履行；仍不履行的，解除合同，追究供应商违约责任（如赔偿重新采购的差价损失）；（四）处理闭环：异常处理完成后，跟踪责任人记录处理结果（如“供应商已换货，验收合格”“违约金已扣除，货款已支付”），确认合同义务履行完毕，形成处理闭环。第十二条履约预警机制：（一）预警设置：在履约跟踪台账中设置“预警节点”，如交付日期前7天未确认发货、质量检验超过3天未完成、发票超过10天未收到，系统或台账自动标记“预警”；（二）预警处理：跟踪责任人发现预警后，1个工作日内与供应商沟通，了解情况并督促推进；重大预警（如设备交付延迟超过15天）需上报采购部门负责人，协调资源解决；（三）预警记录：所有预警情况与处理结果均需记录在台账中，每月汇总预警数据（如预警次数、主要预警类型），分析原因（如供应商履约能力不足、跟踪不及时），制定改进措施（如加强供应商评估、优化跟踪频率）。第五章履约档案管理与评估第十三条采购合同履约档案需按“一份合同一套档案”管理，由采购部门负责收集、整理、归档：（一）档案内容：包括采购合同原件及附件、《履约跟踪计划》、履约跟踪台账、沟通记录（邮件、聊天截图、电话记录）、检验报告（原料、设备、服务）、验收单据（入库单、设备验收单）、发票复印件、付款凭证、异常处理记录（催告函、违约处理协议）；（二）归档时间：合同履约完毕后15天内，跟踪责任人将所有档案资料整理成册，填写《采购合同履约档案归档表》，报采购部门负责人审核后归档；（三）存储管理：电子档案存储于公司指定服务器，按“合同年度-合同类型-供应商名称”分类，设置访问权限（采购部门可查阅，其他部门需审批）；纸质档案存入专用档案柜，加锁管理，保存期限为合同履行完毕后5年，超过期限的按公司档案管理制度销毁。第十四条履约评估与应用：（一）履约评估：每季度，采购部门组织对所有已履约完毕的合同开展履约评估，评估指标包括“按时履约率”（按时交付/验收的合同数/总合同数×100%）、“质量达标率”（质量合格的合同数/总合同数×100%）、“异常处理及时率”（按时解决的异常数/总异常数×100%），形成《采购合同履约评估报告》；（二）供应商关联：履约评估结果纳入供应商年度分级评估（参考《供应商动态分级管理制度》），如供应商履约率高（≥98%）、无异常，可提升等级或增加合作份额；履约率低（＜90%）、异常频发的，降低等级或减少合作；（三）制度优化：根据履约评估发现的问题（如跟踪频率不足导致异常发现延迟），每半年优化本制度或履约跟踪流程，如调整预警节点时间、增加关键节点跟踪方式（如现场核查），提升履约跟踪有效性。第六章监督与考核第十五条履约跟踪监督机制：（一）日常监督：采购部门负责人每月抽查10%的履约跟踪台账，核查跟踪记录完整性（如节点跟踪及时、信息准确）、异常处理闭环情况，发现跟踪不到位（如遗漏节点、异常未及时处理）的，要求跟踪责任人整改；（二）专项检查：运营管理部门每季度开展采购合同履约跟踪专项检查，检查范围包括台账建立、节点管控、异常处理、档案归档，检查结果纳入采购部门绩效考核；（三）内部反馈：生产管理、质量管控、仓储等部门如发现履约跟踪遗漏或问题处理不及时，可向采购部门或运营管理部门反馈，相关部门需在3个工作日内核实并处理。第十六条采购部门履约跟踪考核：（一）考核指标：履约跟踪及时率：按计划完成各节点跟踪的比例，目标值≥98%；异常发现及时率：履约异常在发生后24小时内发现的比例，目标值≥95%；异常处理闭环率：履约异常在合同约定时间内处理完毕的比例，目标值≥90%；档案归档及时率：合同履约完毕后15天内完成档案归档的比例，目标值≥100%。（二）奖惩措施：月度考核所有指标达标，且无因跟踪失误导致的生产中断或损失，采购部门绩效奖金上浮5%，跟踪责任人个人评优加3分；月度考核任一指标未达标（如异常发现及时率低于90%），扣减采购部门绩效奖金3%，跟