公证处公证员办理服务规范

公证处公证员办理服务规范一、公证员执业基本要求（一）资格与能力要求公证员需通过国家统一法律职业资格考试或公证员资格考试，经司法行政部门核准取得执业证书，并在公证机构实习满规定期限且考核合格。2025年新规要求公证员每年完成不少于40学时的继续教育，内容涵盖民法典新规、数字公证技术应用、涉外公证实务等，考核结果纳入年度执业考核体系。对于办理金融、知识产权等专业领域公证的人员，需额外通过行业组织的专项能力认证。（二）职业形象规范公证员在执业活动中应保持庄重、专业的职业形象，着装需符合《公证人员着装规范》：男性公证员着深色西装套装或制服，女性公证员着西装套裙或制服，佩戴统一胸牌；不得佩戴夸张饰品或使用浓烈香水。接待当事人时需使用规范用语，如“您好，请问您需要办理哪项公证业务？”“请您确认材料是否齐全”，避免使用方言或网络流行语。（三）信息化应用能力公证员需熟练操作全国公证综合管理信息系统（依据SF/T0023-2021标准），掌握电子签名、人脸识别、区块链存证等技术工具。对于在线申请的公证事项，需在24小时内完成材料预审，并通过视频连线核实当事人身份及意思表示真实性。远程视频公证需全程同步录音录像，录像文件保存期限不少于20年。二、服务流程规范（一）受理环节材料审查公证员需对当事人提交的身份证明（如居民身份证、港澳居民来往内地通行证等）、权属证明（不动产权证书、营业执照等）、法律文书（合同、遗嘱草稿等）进行形式与实质审查。对继承、赠与等涉及重大利益的事项，需通过民政、不动产登记部门联网核查婚姻状况、产权状态等信息，核查记录应随案存档。一次性告知对材料不齐的申请，需出具《补正材料通知书》，列明缺失材料名称、获取途径及补正期限（一般不超过15个工作日）。告知时需使用书面形式，并由当事人签字确认。（二）审查与调查询问笔录制作对遗嘱、委托等需确认当事人真实意愿的公证事项，应制作询问笔录，记录内容包括：当事人身份信息、对公证事项的理解程度、是否自愿申办、有无受胁迫或欺骗等。笔录需由当事人逐页签名并按指印，修改处需加按指印确认。实地核查对涉及不动产、股权等标的额较大的公证事项，公证员可进行现场勘验，拍摄标的实物照片或视频作为附件。例如办理房屋继承公证时，需核实房屋实际状况与产权证记载是否一致，有无抵押、查封等限制信息。（三）出证与送达公证书制作公证书需严格遵循SF/T0038-2021《公证书制作规范》，内容包括：当事人基本情况、公证事项、证明依据、公证结论等要素，使用A4纸张纵向排版，页码位于右下角，加盖公证处钢印及公证员签名章。涉及翻译的，译文需由经认证的翻译机构出具，并附翻译人员资质证明。送达方式当事人可选择自取或邮寄送达：自取时需凭身份证原件及回执单领取；邮寄采用EMS标准快递，快递单需注明“公证书”字样及内件数量，回执联归入公证档案。加急件需在3个工作日内出具，普通件不超过15个工作日。三、质量控制与责任追究（一）三级审批制度承办公证员自查：出证前需对事实认定、法律适用、文书格式进行全面复核，签署《公证质量自查表》。部门负责人审核：重点审查复杂事项的法律逻辑（如多继承人遗产分割协议）、证据链完整性，对存疑事项需退回承办公证员补充调查。公证处主任审批：对标的额超500万元或涉及涉外、涉港澳台的公证事项，需由主任签署审批意见，必要时提交公证机构业务委员会集体讨论。（二）风险防控机制黑名单管理：对提供虚假材料的当事人，录入全国公证行业失信人员名单，5年内限制其办理公证业务；对涉嫌伪造印章、合同的，及时移送公安机关处理。质量抽查：每月随机抽取20%的案卷进行质量评查，重点检查调查程序合规性、证据材料关联性，评查结果与公证员绩效奖金挂钩。（三）责任追究轻微过错：如文书错别字、格式不规范等，给予承办公证员通报批评，扣除当月质量奖金。一般过错：导致公证书被撤销但未造成损失的，暂停执业3个月，参加强制培训并通过考核后方可恢复执业。重大过错：因故意或重大过失出具虚假公证书，造成当事人经济损失的，除退还公证费外，需承担赔偿责任；构成犯罪的，移送司法机关追究刑事责任。四、职业道德与纪律要求（一）保密义务公证员需对在执业中知悉的当事人商业秘密、个人隐私（如遗嘱内容、财产状况）严格保密，即使公证事项办结或当事人死亡，保密义务依然存续。未经当事人同意，不得向任何单位或个人泄露公证信息，法律另有规定的除外（如司法机关依法调取）。（二）廉洁执业严禁索取或收受当事人财物、接受宴请或旅游安排；严禁利用职务之便为亲友谋取利益，如优先办理亲属的公证事项、降低收费标准等。公证处需在服务大厅公示收费项目及标准（依据《2025年公证服务收费管理办法》），对遗产继承等按标的额比例收费的事项，需在受理时告知预估费用。（三）争议处理当事人对公证结果有异议的，公证员需在5个工作日内书面答复；无法当场解决的，启动复查程序，复查期间暂停原公证书效力。对复查结果仍不服的，引导当事人通过投诉（向司法行政部门）或诉讼（向人民法院）解决，不得推诿或拖延处理。五、特殊事项办理规范（一）老年人公证服务对年满60周岁的当事人，提供优先叫号、上门服务（市区范围内单程不超过20公里）、延时办理（午休或节假日预约）等便利措施。办理遗嘱公证时，需全程录音录像，并由2名以上公证员在场见证，确保老年人意思表示真实、自愿。（二）涉外公证翻译与认证涉外公证书需附外文译文，译文需经外交部或地方外办认证；涉及“一带一路”沿线国家的，可采用双语对照公证书格式，减少领事认证环节。海外远程办理对旅居国外的当事人，可通过“海外远程视频公证平台”办理委托书、声明书等公证，需核验当事人护照、居留证明及使馆认证文件，视频过程需同步存储至区块链存证系统。（三）应急公证对疫情防控、自然灾害等紧急情况下的公证申请（如医疗救治委托书、捐赠协议），开通“绿色通道”，实行“即来即办”，必要时可由2名公证员携带便携式办证设备到医院、临时安置点等现场办理，从受理到出证不超过3个小时。六、档案管理与监督（一）立卷归档公证档案需按照《公证文书立卷归档办法》分类整理，采用“一案一卷”原则，包含申请材料、审查记录、公证书原本、送达回执等要素。电子档案需进行异地备份，纸质档案保存期限：普通公证30年，遗嘱、继承等重要公证永久保存。（二）行业监管司法行政部门通过“双随机、一公开”方式开展年度检查，重点核查：是否超范围办证、收费是否公示、档案是否完整等。对发现的违规行为，依据《公证法》第41条、42条给予警告、罚款、停业整顿等处罚，并记入公证员执业档案。七、创新服务措施（一）“一证通办”事项自2025年5月起，居民身份证公证、学历公证等12项高频事项实现“跨省通办”，当事人可在全国任一公证处申请办理，无需提供居住证或暂住证。（二）公证与调解衔接对家庭析产、邻里纠纷等民事争议，公证员可引导当事人先通过人民调解解决争议，达成调解协议后再办理公证，增强协议执行力。调解过程需制作《调解记录》，作为公证审查的辅助材料。（三）区块链存证应用对知识产权、电子合同等公