合同签订及合规性管理模板详解

合同签订及合规性管理模板详解一、适用业务场景对外合作类：采购与供应合同、服务外包合同、技术开发合同、营销推广合作等涉及多方权利义务关系的协议签订；内部管理类：员工劳动合同、岗位责任协议、保密协议、内部资源使用授权等涉及组织内部管理的文件签署；资产类：固定资产租赁合同、知识产权授权协议、不动产转让协议等涉及权属变更的合同签订；合规审查类：需满足行业监管要求（如数据安全、反垄断、跨境业务等）的合同文本合规性审核与管理。二、标准化操作流程合同签订及合规性管理需遵循“需求发起—文本拟定—合规审查—内部审批—签署用印—履行跟踪—归档管理”的全流程管控，具体步骤步骤一：需求发起与合同类型确认操作内容：业务部门根据合作需求，填写《合同签订申请表》，明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合同类型（如采购、服务、租赁等）、核心需求（标的、数量、金额、履行期限等）及特殊条款要求（如保密、违约责任等）。责任主体：业务部门负责人发起，法务专员审核合同类型匹配度。输出文档：《合同签订申请表》（含部门负责人签字及初步意见）。步骤二：合同文本拟定操作内容：根据确认的合同类型，调用对应的标准化模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），填写核心条款（当事人信息、标的描述、质量标准、价款及支付方式、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方式等）；涉及特殊需求（如跨境业务、数据合规）时，需由业务部门与法务部门共同拟定补充条款，保证条款合法且满足业务实际。责任主体：业务专员起草，部门负责人审核内容完整性。输出文档：合同草案（加盖“草案”章）。步骤三：合规性审查操作内容：主体资格审查：核实合作方营业执照、法定代表人证件号码明、授权委托书（如签约非法定代表人），保证签约主体具备相应民事行为能力；内容合法性审查：检查条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管规定（如金融行业需符合《银行业监督管理法》，互联网行业需符合《数据安全法》），避免“霸王条款”、无效免责条款等；风险点排查：重点关注违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖、知识产权归属是否清晰、保密条款是否覆盖保密范围及期限等；出具《合规性审查意见书》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论，并注明修改意见。责任主体：法务专员主审，合规部门（如设）会签，重大合同需邀请外部法律顾问*参与。输出文档：《合规性审查意见书》（含审查人签字及日期）。步骤四：内部审批操作内容：根据合同金额及重要性，分级提交审批：金额≤10万元：业务部门负责人*审批；10万元＜金额≤50万元：分管副总*审批；金额＞50万元：总经理*审批，重大合同需提交董事会审议；审批人需重点审查业务必要性、成本效益、合规性审查意见落实情况，签署审批意见。责任主体：各级审批人，行政部备案审批流程。输出文档：《合同审批单》（含各级审批签字及审批意见）。步骤五：签署与用印操作内容：审批通过后，由业务专员*与合作方最终确认合同文本，双方签字（或盖章）页需填写签署日期；向行政部*提交《用印申请单》，附《合同审批单》《合规性审查意见书》及合同最终文本，核对无误后加盖合同专用章或公章（禁止以部门章代替）；涉及多页合同，需加盖骑缝章；合同文本如需变更，需重新履行审批流程。责任主体：业务专员对接，行政专员核实用印材料，印章保管人*执行用印。输出文档：正式合同文本（双方签字盖章页，每页加盖“骑缝章”的完整文本）。步骤六：履行跟踪与风险监控操作内容：业务部门*负责跟踪合同履行进度（如交付节点、付款节点），填写《合同履行跟踪表》，记录履行情况及异常问题；发觉对方违约或可能无法履行合同义务时，应及时向法务部门*报告，启动争议解决程序（如协商、仲裁、诉讼）；合同履行完毕后，业务部门收集履行凭证（如验收单、付款凭证），提交行政部归档。责任主体：业务专员日常跟踪，法务专员协助处理争议，部门负责人*监督履行情况。输出文档：《合同履行跟踪表》《争议处理报告》（如涉及）。步骤七：归档管理操作内容：行政部*在合同签署后10个工作日内，收集合同正本（含附件、审批单、审查意见书等履行材料），按“合同类型-年份-编号”分类归档；建立电子台账，记录合同编号、双方当事人、签订日期、履行期限、金额、归档号等信息，保证可追溯；合同档案保存期限：一般合同不少于10年，涉及知识产权、争议解决的合同不少于20年，到期按规定销毁并留存销毁记录。责任主体：行政专员归档，档案管理员维护台账，保密专员*监督涉密合同管理。输出文档：纸质档案（装订成册）、电子档案（加密存储）、《档案销毁记录》（如涉及）。三、配套工具模板模板1：合同签订申请表申请部门申请日期合同类型□采购□服务□租赁□其他______合作方信息名称（全称）统一社会信用代码法定代表人联系人及电话地址合同核心内容标的物/服务描述数量/规模金额（大写）履行期限交付/履行地点特殊要求（如保密、违约责任等）部门负责人意见签字：______日期：______模板2：合规性审查意见书合同名称合同编号审查部门法务部审查人审查日期审查内容1.主体资格审查：□合作方营业执照有效□授权委托手续完备□其他：______2.内容合法性：□符合法律法规□无无效条款▅其他：______（如“违约责任约定过轻，需补充具体赔偿标准”）3.风险点排查：□违约责任明确□争议解决方式约定▅其他：______（如“保密期限未约定，建议明确为‘合同终止后2年’”）审查结论□通过□修改后通过（需修改内容：______）□不通过（原因：______）审查人签字：______日期：______模板3：合同履行跟踪表合同编号合同名称履行阶段□前期准备□履行中□验收□质保期□已完成计划完成日期履行情况记录日期事项描述（如“货物交付”“进度款支付”）责任人完成情况（□正常▅延迟：原因______）异常问题及处理问题描述：______处理措施：______责任部门：______处理结果：□解决▅持续跟踪部门负责人签字：______日期：______四、关键风险提示主体资格风险：合作方为分支机构或无独立法人资格组织的，需提供其总公司授权书；避免与被吊销营业执照、列入经营异常名录的主体签约。条款表述风险：避免使用“尽可能”“原则上”等模糊表述，质量标准、交付时间、违约责任等需量化或明确约定（如“逾期交付按日万分之五支付违约金”）。审批流程风险：严禁“先签批后补流程”或“越权审批”，重大合同需留存审批过程记录（如邮件、会议纪要），保证审批可追溯。用印管理风险：合同文本需与审批通过