公司会议组织与议程安排表

公司会议组织与议程安排工具模板说明一、适用工作情境本工具模板适用于公司内部各类常规及专项会议的组织与议程管理，包括但不限于：部门周例会/月例会：同步工作进展、协调跨部门资源、明确阶段性目标；项目启动会/复盘会：明确项目范围、分工节点，总结经验教训；跨部门协调会：解决跨部门协作中的瓶颈问题，推动流程优化；专项工作推进会：针对特定任务（如新品上市、系统升级）进行进度跟踪与决策；管理层决策会议：讨论公司战略、重大事项等需集体决策的内容。二、会议组织全流程操作指南（一）筹备阶段：明确目标与细节确定会议核心目的组织者需明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3营销方案”“解决研发与生产对接延迟问题”），避免主题模糊导致讨论偏离方向。锁定关键参会人员根据会议目的确定必要参会者：决策层（如总监）、执行层（如经理、主管）、相关支持人员（如专员），避免无关人员参会浪费资源。拟定会议议程框架按“开场-议题讨论-总结-后续行动”逻辑设计议程，明确每个议题的负责人、预计时长，预留弹性时间（如10分钟讨论缓冲）。确定时间与场地时间：优先选择工作日上午（如9:00-11:00），避开项目冲刺期或假期前后；场地：根据会议规模选择会议室（小型会议用5人会议室，大型会议用20人多功能厅），提前确认设备（投影仪、麦克风、视频会议系统）可用性。发布会议通知至少提前2个工作日通过内部通讯工具（如企业/钉钉）发送通知，包含：会议主题、时间、地点、议程、需提前准备的资料（如“请*部门准备项目进度表”）、联系人及联系方式。（二）执行阶段：高效推进与记录会前准备（5分钟）组织者提前10分钟到场，检查设备调试、材料摆放（如议程表、签到表），引导参会人员签到就座。开场与目标重申（5分钟）主持人（如*经理）准时开场，简要说明会议目的、议程及时长要求，提醒会议纪律（如手机静音、围绕议题发言）。按议程逐项推进各议题负责人汇报时，控制发言时间（如“市场推广方案汇报不超过15分钟”），主持人引导聚焦问题，避免冗长讨论；需决策事项当场明确结论（如“同意按方案A执行，由*部门负责落地”），需跟进事项记录“负责人+完成时间”。实时记录关键信息记录人（如*助理）详细记录：各议题讨论要点、决策结果、行动项（负责人、内容、截止时间），避免遗漏。（三）收尾阶段：总结与落地会议总结（5分钟）主持人总结会议成果（如“本次会议明确3项行动项，Q3营销方案定稿时间为本周五”），确认无新增议题后宣布散会。整理与分发会议纪要会后24小时内，记录人整理纪要（含会议基本信息、议程执行情况、决策结果、行动项清单），经主持人审核后发送至所有参会人员及需知会部门。跟进行动项落实组织者负责跟踪行动项进度，提前1天提醒负责人截止时间，保证任务闭环（如“*部门需在周五前提交方案初稿，组织者将于周四同步进度”）。三、会议议程安排表（模板）会议基本信息会议名称例：Q3营销策略启动会会议时间2023年X月X日（周X）14:00-16:00会议地点公司总部3楼多功能厅A/线上会议（腾讯会议号：XXX-XXXX-XXXX）主持人*总监记录人*专员参会人员总监（市场部）、经理（销售部）、主管（产品部）、专员（设计部）等议程详情序号议题名称————————————————–1会议开场与目标重申2Q2营销活动复盘3Q3市场调研报告分享4Q3营销方案讨论与决策5跨部门协作分工确认6会议总结与行动项确认会议目标明确Q3营销策略方向，确定各部门分工，保证方案于X月X日前定稿并启动执行。后续行动项行动项内容负责人修订Q3营销方案预算表*专员（市场部）设计部输出宣传物料初稿*主管（设计部）销售部制定区域执行细则*经理（销售部）四、关键实施要点提前规避风险：如涉及外部人员或线上会议，需提前测试网络及设备，准备备用方案（如备用会议室、录屏功能）。控制会议时长：单次会议建议不超过2小时，避免参会人员疲劳影响效率，超时议题可安排专项会议跟进。明确分工责任：每个行动项需指定唯一负责人，避免多人负责导致推诿，同时抄送相关方便于同步进度。鼓励高效发