供应链采购管理标准流程模板

供应链采购管理标准流程模板一、适用场景与启动条件二、标准流程操作步骤详解步骤1：需求提报与部门初审操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）具体动作：需求部门填写《采购申请单》，详细注明采购物品的名称、规格型号、技术参数、需求数量、预计到货日期、用途说明及预算金额（需附物料市场调研参考价）。需求部门负责人对申请内容的真实性、必要性及合理性进行审核，确认无误后签字。输出文件：《采购申请单》（部门负责人签字版）步骤2：采购部门复核与预算匹配操作主体：采购部具体动作：采购部接收《采购申请单》，重点复核：需求是否清晰明确、规格参数是否完整、预算是否在部门年度预算范围内。若预算超限，需退回需求部门调整需求或申请追加预算（需附《预算调整申请表》）；若预算充足且需求合规，进入下一步。输出文件：《采购申请单》（采购部复核签字版）、《预算调整申请表》（如需）步骤3：供应商寻源与资质审核操作主体：采购部、质量管理部（协同）具体动作：根据采购物品类型，通过企业合格供应商库、公开招标、邀请招标、询价等方式筛选潜在供应商（至少3家，单一来源采购需附特殊说明）。对供应商资质进行审核，包括营业执照、相关行业资质认证（如ISO体系认证）、生产/经营许可、过往合作业绩及质量保证能力等，形成《供应商资质审核表》。对通过资质审核的供应商，发出《询价单》，明确报价要求（含报价截止时间、报价有效期、包含费用范围等）。输出文件：《供应商资质审核表》、《询价单》、《供应商报价汇总表》步骤4：比价议标与确定供应商操作主体：采购部、需求部门、财务部（协同）具体动作：采购部汇总供应商报价，组织需求部门、财务部召开比价会，综合评估价格、质量、交期、付款条件、售后服务等因素（需制定《供应商评分表》，明确各维度权重）。根据评分结果，优先选择综合得分最高的供应商；若价格差异较大，需要求供应商书面说明报价构成。确定供应商后，由采购部负责人签字确认，形成《采购结果审批表》，按审批权限报批（如金额超限需提交总经理审批）。输出文件：《供应商评分表》、《采购结果审批表》步骤5：合同签订与订单下达操作主体：采购部、法务部（协同）具体动作：采购部与供应商草拟《采购合同》，明确标的物名称、规格型号、数量、单价、总金额、质量标准、交货时间与地点、验收方式、付款条件、违约责任等条款。法务部对合同条款进行合规性审核，重点排查法律风险；审核通过后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章（合同一式三份，采购部、财务部、供应商各执一份）。采购部根据合同内容，向供应商下达《采购订单》，同步抄送需求部门、仓库及财务部。输出文件：《采购合同》（正本）、《采购订单》步骤6：订单跟踪与交付协调操作主体：采购部具体动作：采购部定期与供应商沟通订单执行进度，确认生产/备货情况、预计发货时间，保证按合同约定交期交付。若供应商可能延期交货，需提前3个工作日通知采购部，双方协商解决方案（如分批交付、调整交期等），并书面通知需求部门。货物发出后，供应商需提供《发货清单》（含物流单号），采购部同步跟踪物流信息，保证货物安全送达。输出文件：《订单进度跟踪表》、《发货清单》步骤7：货物验收与入库操作主体：需求部门、仓库、质量管理部具体动作：货物送达后，仓库核对实物与《采购订单》《发货清单》信息是否一致（名称、数量、外包装完好度），确认无误后办理入库手续，出具《入库单》。需求部门与质量管理部联合对货物质量进行检验：若为原材料/零部件，需按技术标准抽检或全检，出具《质量检验报告》；若为设备/办公用品，需进行功能测试，确认是否符合使用要求。验收合格，需求部门、仓库、质检人员在《验收单》上签字；若不合格，由采购部联系供应商处理（退换货、索赔等），并记录《不合格品处理报告》。输出文件：《入库单》、《质量检验报告》、《验收单》、《不合格品处理报告》（如需）步骤8：付款结算与财务入账操作主体：财务部、采购部具体动作：供应商根据合同约定开具合法合规发票（需与采购物品名称、金额一致），提交至采购部。采购部核对发票信息与《采购合同》《验收单》《入库单》是否一致，确认无误后填写《付款申请单》，附相关单据报财务部。财务部审核单据完整性、合规性，按审批权限办理付款（如银行转账、电汇等），并在付款后3个工作日内更新应付账款台账。输出文件：《发票》、《付款申请单》、《应付账款台账》步骤9：采购档案归档操作主体：采购部、档案管理部门具体动作：采购部将采购全流程文件（含《采购申请单》《合同》《订单》《验收单》《发票》《付款凭证》等）整理成册，标注采购编号与日期。档案管理部门按企业档案管理规定对采购档案进行分类、编号、存档，保存期限不少于5年（涉及重大项目的档案需永久保存）。输出文件：《采购档案目录》（电子+纸质版）三、配套工具表单设计表1：采购申请单采购编号需求部门申请人申请日期物品名称规格型号技术参数单位需求数量预计到货日期预算金额市场参考价用途说明需求部门负责人签字：日期：采购部复核意见：签字：日期：审批意见（如需）：签字：日期：表2：供应商评分表供应商名称报价（元）价格得分（40%）质量得分（30%）交期得分（20%）服务得分（10%）总分评分标准价格最低者得满分，其他按比例折算过往合作质量合格率、认证资质按合同约定交期偏差天数售后响应速度、质保期表3：验收单采购编号合同编号验收日期验收地点物品名称规格型号数量供应商验收项目验收标准验收结果是否合格需求部门签字：日期：质量管理部签字：日期：仓库签字：日期：采购部签字：日期：表4：付款申请单采购编号供应商名称合同金额申请付款金额付款方式付款事由□预付款□到货款□质保金附单据清单：□发票□验收单□入库单□合同复印件采购部负责人签字：日期：财务部审核意见：签字：日期：审批意见（如需）：签字：日期：四、关键风险控制与执行要点需求管理风险：需求部门需保证采购需求明确、无歧义，避免因规格参数不全导致采购偏差；采购部需对需求合理性进行复核，防止超预算或重复采购。供应商管理风险：严格审核供应商资质，优先选择长期合作、信誉良好的供应商；建立供应商动态评估机制，定期更新合格供应商库。合同合规风险：合同条款需经法务部审核，明确双方权利义务，避免“口头协议”或模糊条款；涉及金额重大的合同需进行公证。验收环节风险：需求部门与质量管理部需独立开展验收，杜绝“未