采购订单终止审批单-企业管理

会计实操文库1/1采购订单终止审批单-企业管理审批单号：CG-ZS-20XX____（年份+月份+流水号，如CG-ZS-20XX1001）申请日期：____年__月__日一、原采购订单基础信息项目内容原采购订单编号________________订单签订日期____年__月__日供应商名称________________（全称，与营业执照一致）供应商统一社会信用代码________________________采购类别□原材料□固定资产□办公用品□服务采购□其他：________采购内容（需简要列明核心物品/服务，如“采购A型号原材料1000kg，单价50元/kg，价税合计56500元”）原订单金额价税合计：人民币________元整（小写：￥________元）原预计到货/交付日期____年__月__日原订单审批情况已完成审批（审批人：________，审批日期：____年__月__日）订单执行进度□未支付任何款项，未发货□已预付____元（预付比例：%），未发货□已部分发货（发货金额：元），未结清□其他：二、终止原因与佐证材料2.1终止原因（单选，需详细说明）□供应商原因：（如“供应商逾期未确认订单，经3次跟踪仍无法明确交货时间（附跟踪记录）”“供应商反馈无法满足产品质量标准，书面告知终止合作（附供应商函件）”）；□公司需求原因：（如“对应生产任务取消，无需该批原材料（附生产部需求取消通知）”“采购预算调整，该订单超出最新预算额度（附财务部预算调整文件）”）；□市场变化原因：（如“原材料市场价格大幅下跌，原订单价格高于当前市场价20%（附最新市场报价单）”“客户取消对应销售订单，导致采购需求消失（附销售部订单终止证明）”）；□合规风险原因：（如“供应商被列入经营异常名录，存在履约风险（附国家企业信用信息公示系统截图）”“采购物品涉及环保违规，不符合政策要求（附环保部门通知）”）；□其他原因：________________________________（需另附详细说明文件）。2.2佐证材料清单（需逐项附原件/复印件，加盖“与原件一致”章）序号材料名称材料编号/来源页数备注（与终止原因对应）1原采购订单扫描件原订单编号：____________需包含订单核心条款（金额、交付期）2供应商沟通记录如邮件截图、电话录音文字稿____对应“供应商原因”的跟踪记录3内部需求调整文件如生产部/销售部通知____对应“公司需求原因”的证明4外部市场/政策材料如市场报价单、政府通知____对应“市场变化/合规风险原因”5其他支撑材料____________________如预算调整单、信用公示截图三、终止后续处理方案3.1款项处理（无款项涉及则填“无”）款项类型处理方式责任部门/人计划完成时间备注预付账款□无需追回（未支付）□需向供应商追回，金额：￥________元，追回方式：□协商退款□法律途径（附律师函）采购部：________财务部：____________年__月__日需同步提供供应商退款承诺函（如有）已收货未付款□无需支付（未收货）□需与供应商协商退货，退货物流由：□公司承担□供应商承担采购部：________仓储部：____________年__月__日需注明退货验收标准及时间违约金/赔偿金□无违约金约定□需向供应商收取违约金，金额：￥________元（依据订单条款：________）□需向供应商支付违约金，金额：￥________元采购部：________法务部：____________年__月__日需引用原订单违约金条款作为依据3.2供应商沟通与关系处理终止通知发送：□已通过____（邮件/书面函件）向供应商发送《采购订单终止通知》，发送日期：____年__月__日；□计划____年__月__日前发送，由采购部________负责；争议解决：□无争议（供应商已确认终止）□存在争议，需____（法务部介入/高层协商），计划解决时间：____年__月__日；后续合作：□终止后不再合作□保留后续合作可能，需重新评估供应商资质（评估完成时间：____年__月__日）。3.3替代采购安排（如需补充采购则填写）替代采购需求处理方案责任部门计划采购完成时间是否需要重新采购□是，重新采购物品：，数量：采购部：____________年__月__日□否，需求已取消（附内部确认文件）--四、审批流程（按公司采购权限设置）审批环节审批人审批意见审批日期备注（如“同意终止，需重点跟进预付账款追回”）采购部经办人申请__________□申请终止，后续方案已落实□需补充材料：____________年__月__日需对终止原因及处理方案真实性负责采购部负责人初审__________□同意终止□不同意，原因：____________年__月__日需核查佐证材料完整性、处理方案合理性财务部复核__________□款项处理方案合规□需调整款项追回时间：____________年__月__日重点审核预付账款、违约金的财务处理合规性法务部审核（如有争议/法律风险）__________□无法律风险□需补充风险防范措施：____________年__月__日针对供应商争议、违约金条款提供法律意见分管领导终审（订单金额≥____元需）__________□同意终止□不同意，原因：____________年__月__日订单金额阈值按公司《采购管理制度》设定总经理审批（订单金额≥____元需）__________□同意终止□不同意，原因：____________年__月__日如“单笔订单金额≥10万元”需总经理审批五、审批后归档与跟踪归档要求：本审批单经终审通过后，由采购部在3个工作日内整理归档，归档材料包含：审批单原件、原采购订单、佐证材料、终止通知回执（如有），归档路径：采购部-订单管理-终止订单档案-年份-月份，保管期限≥5年；跟踪要求：审批通过后，由采购部经办人（________）负责跟进后续处理方案执行，每周在《采购部待匹配订单跟踪表》中更新进展，直至所有款项处理、争议解决完成；结果反馈：最终处理完成后（如款项追回、替代采购落地），需向财务部、分管领导提交《采购订单终止处理完成报告》，附相关凭证（如退款银行回单、新采购订单）。申请部门（采购部盖章）：________________________经办人联系方式：________________终审通过日期：____年__月__日填写说明终止原因需“一事一因”，避免笼统表述（如“供应商不配合”