公司重要证照及印章使用规范

公司重要证照及印章使用规范一、前言公司重要证照（如营业执照、各类资质证书、行政许可文件等）与印章（含公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人章等）是企业开展经营活动、行使法律权利、履行法律义务的核心凭证，其管理与使用的规范性直接关系到公司的合法权益、商业信誉及法律风险防控。为明确管理职责、规范使用流程、防范潜在风险，结合公司实际运营需求，特制定本规范，供全体员工遵循执行。二、重要证照管理规范（一）证照范围与保管职责公司重要证照包含但不限于：企业法人营业执照（正、副本）、组织机构代码证、税务登记证、各类行业资质证书（如工程资质、经营许可等）、知识产权证书（商标、专利等）、备案文件及政府部门出具的其他具有法律效力的证明文件。证照保管实行“专人专责、分类管理”原则：营业执照、组织机构代码证等核心证照由行政部指定专人（以下称“证照管理员”）保管；财务类证照（如税务登记证、发票领购簿）由财务部指定专人保管；业务类资质证书（如行业许可、项目备案证）由对应业务部门指定专人保管，行政部备案。（二）保管与使用要求1.保管安全：证照应存放于加锁的文件柜或保险柜内，避免受潮、污损、遗失；电子证照需加密存储，访问权限仅限指定人员。2.使用登记：任何部门或个人因工作需要使用证照（含原件、复印件），须填写《证照使用申请表》，注明使用事由、使用方式（原件/复印件）、使用时间、归还时间等，经部门负责人审批后，向证照管理员申请。3.复印与外带：复印件使用需注明“仅供××事项使用，再次复印无效”字样，由证照管理员加盖骑缝章（如需）；证照原件原则上不外带，确因投标、政府审批等特殊事由需外带的，须经分管领导审批，由两人以上陪同或签订《证照外带责任书》，明确保管责任。（三）定期核查与更新证照管理员应建立《证照管理台账》，记录证照名称、编号、颁发机关、有效期、年检/换证时间等信息；每季度末对证照进行全面核查，确保有效期内、信息准确，并提前30日启动年检、换证等工作，避免因证照失效影响公司运营。三、印章管理规范（一）印章范围与保管职责公司印章包括：公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人章、发票专用章、部门专用章（如人力资源部章、项目部章等）。印章保管遵循“谁使用、谁负责，分级保管”原则：公章、合同专用章由行政部指定专人保管，法定代表人章可由行政部或财务部保管（需明确权责）；财务专用章、发票专用章由财务部指定专人保管；部门专用章由对应部门负责人或其指定人员保管，行政部备案。（二）保管与使用要求1.保管安全：印章须存放于保险柜，钥匙与密码分离保管（双人管理）；严禁将印章带离办公场所，确因特殊事由需外带的，须经总经理审批，并由两人以上全程陪同。2.使用审批：任何文件需加盖印章，须填写《用印申请表》，注明用印事由、文件名称、份数、申请人等，经以下层级审批：部门内部文件、常规业务文件：部门负责人审批；合同、协议、对外承诺等重要文件：部门负责人初审后，报法务部审核，分管领导或总经理审批；涉及资金支付、担保、借贷的文件：财务部初审，法务部审核，总经理审批。3.禁止性规定：严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信上加盖印章；严禁超权限、超范围使用印章；严禁擅自刻制、伪造、销毁印章。四、使用流程与监督机制（一）证照使用流程1.申请：申请人填写《证照使用申请表》，说明使用事由、使用形式（原件/复印件）、预计归还时间，附相关证明材料（如投标文件、合作协议等）。2.审批：申请表经部门负责人签字确认，如需外带或涉及重大事项（如融资、并购），须报分管领导或总经理审批。3.使用与归还：证照管理员核对申请信息后，提供证照并登记《证照使用登记薄》；申请人使用后须按时归还，管理员检查证照完整性，确认无误后核销登记。（二）印章使用流程1.申请：申请人填写《用印申请表》，附需用印的文件（复印件或电子档），说明用印事由、文件类型、份数。2.审核：部门负责人审核文件内容的真实性、合规性；法务部（如需）审核法律风险（如合同条款、权责约定）。3.审批：根据文件重要性，按本规范第三条第二款的审批层级执行。4.用印与登记：印章保管人核对审批意见后，在文件指定位置加盖印章，填写《用印登记薄》（记录用印时间、文件名称、申请人、审批人），并留存文件副本（或复印件）存档。（三）监督与责任追溯1.定期检查：行政部每季度对证照保管、使用记录进行抽查，财务部每季度对财务类印章使用情况进行核查，发现问题立即整改。2.审计监督：内部审计部门每年对证照、印章管理进行专项审计，重点核查使用审批的合规性、台账记录的完整性。3.责任追究：擅自使用、遗失证照/印章，造成公司损失的，责任人须承担赔偿责任，并视情节给予纪律处分；伪造、私刻印章或违规用印导致法律