财务报销流程操作指引手册

财务报销流程操作指引手册一、手册目的为规范公司财务报销行为，明确报销流程及要求，提高报销效率，确保资金使用合规、透明，特制定本操作指引。本手册适用于公司全体员工及涉及报销业务的相关人员，为报销工作提供清晰可操作的指引。二、适用范围本指引适用于公司各部门（含下属分支机构）的日常费用报销、差旅费报销、采购报销及其他专项费用报销业务。三、报销类型及操作流程（一）日常费用报销日常费用包括办公费、通讯费、交通费、业务招待费等常规性支出，流程如下：1.票据整理与粘贴报销人需收集与费用相关的合法票据（如发票、合规收据等），确保票据信息完整（含开票日期、内容、金额、开票方信息等）。粘贴时，将票据按业务类型（如交通费、餐饮费）分类，使用胶水/胶棒平整粘贴在“报销单附件粘贴单”上，避免折叠、覆盖关键信息；票据较多时可分多张粘贴单整理。2.填写报销单登录公司OA系统（或使用纸质报销单），按要求填写《费用报销单》：填写“报销部门”“报销人”“报销日期”等基础信息；逐行填写费用明细，包括“费用项目”“摘要”“金额”（大小写需一致，小写金额前加“¥”）；若有预借款项，需在“冲销借款”栏填写借款金额，说明冲销情况。3.部门审核报销人将填写完整的报销单及附件提交部门负责人审核。部门负责人需确认费用的真实性（是否为部门业务支出）、合理性（如业务招待费是否符合接待标准），审核通过后签字确认。4.财务初审部门审核通过后，报销单提交至财务部。财务人员将核验：票据合法性：发票是否合规（有无涂改、税号是否正确、是否加盖发票专用章）；报销单规范性：填写是否完整（项目、金额、附件等）；预算符合性：费用是否在预算范围内（超预算需提前提交预算调整申请）。初审通过后转至审批环节；若存在问题，将退回报销人补充或修改。5.审批流程根据报销金额的不同，按以下权限审批（审批需在OA系统线上流转，纸质单据同步签字）：单笔金额≤500元：部门负责人→财务总监终审；500元＜金额≤2000元：部门负责人→分管副总→财务总监；金额＞2000元：部门负责人→分管副总→总经理→财务总监。6.财务付款审批完成后，财务部根据报销类型安排付款：对公支出：转账至收款方对公账户（需提供全称、账号、开户行）；个人报销：支付至报销人工资卡（与公司备案账户一致），一般于审批完成后3个工作日内到账。（二）差旅费报销差旅费指员工因公出差产生的交通费、住宿费、餐费及差旅补贴等费用，流程如下：1.出差申请出差前，需通过OA系统提交《出差申请单》，注明出差事由、时间、地点、预计费用等，经部门负责人及分管领导审批后生效（紧急出差可事后2个工作日内补填）。2.费用发生与票据收集出差期间，需妥善保存以下票据：交通费：机票、火车票、汽车票、网约车发票（需注明行程信息）；住宿费：酒店正规发票（需包含住宿日期、人数、单价）；餐费：因公招待的餐饮发票（需注明接待对象、事由）；个人餐费补贴无需发票，按公司标准执行。3.报销单填写与提交出差结束后5个工作日内，填写《差旅费报销单》，注明出差起止日期、地点、天数，按“交通费”“住宿费”“餐费”“补贴”等项目分类填写金额，并附出差申请单、票据等附件，提交部门审核。4.后续流程部门审核、财务初审、审批、付款流程与“日常费用报销”一致。需注意：差旅补贴按实际出差天数计算（扣除往返当日在途时间），超标准住宿的费用需个人承担超出部分。（三）采购报销（含固定资产、低值易耗品采购）采购报销需结合采购流程，确保“先申请、后采购、再报销”，流程如下：1.采购申请与审批采购前，填写《采购申请单》，注明采购物品名称、规格、数量、预算金额、供应商信息等，经部门负责人、采购部（如需）、分管领导审批后，方可实施采购。2.采购与验收采购完成后，需由使用部门或仓库验收，填写《验收单》，注明物品实际数量、质量情况，验收人签字确认。3.票据与合同提交报销时需提供：采购发票（需与采购申请、验收单内容一致）；采购合同（金额≥2000元的采购需签订合同）；采购申请单、验收单；固定资产采购需额外提供《固定资产入库单》。4.报销单填写与审核填写《费用报销单》或《采购报销单》，注明采购项目、金额、供应商信息等，提交部门审核→财务初审→按金额权限审批→财务付款。四、财务审核要点财务部审核时，将重点关注以下内容：票据合规性：发票需为正规机打/电子发票，加盖发票专用章，内容与业务一致，无涂改、伪造痕迹；收据仅可作为无发票支出的补充凭证（需符合公司规定）。报销单规范性：填写项目完整，金额大小写一致，摘要清晰（能说明费用用途），附件齐全且与报销单对应。预算与权限：费用需在预算范围内，超预算或超权限的支出需提供额外审批文件。逻辑合理性：如差旅费中，交通费与出差行程是否匹配，住宿费单价是否符合地区标准等。五、注意事项1.报销时效：日常费用需在发生后10个工作日内报销，差旅费需在出差结束后5个工作日内报销（特殊情况需提前说明）。2.票据粘贴：票据需按类型整齐粘贴，避免使用订书钉、回形针固定，确保财务人员可清晰查看票据信息。3.电子发票管理：电子发票需打印后粘贴，同时在报销系统中上传电子发票原件（PDF或OFD格式），避免重复报销。4.预借款管理：员工预借款项需在业务完成后10个工作日内报销冲账，逾期未冲账将暂停后续借款申请。六、常见问题解答（一）发票丢失怎么办？若发票丢失，需取得开票方出具的“发票存根联复印件”（加盖发票专用章），同时由报销人出具情况说明（经部门负责人签字），可作为报销凭证（增值税专用发票丢失需按税务规定处理）。（二）报销被退回的常见原因有哪些？票据不规范（如发票抬头错误、无盖章、金额涂改）；报销单填写错误（如金额大小写不一致、摘要不清晰）；附件不全（如差旅费无出差申请单、采购无验收单）；费