采购合规管理流程和申请表单示例

采购合规管理流程与申请表单工具指南一、适用场景与目标本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的日常采购活动管理，旨在规范采购需求发起、审批、执行、验收等全流程，保证采购行为符合国家法律法规、单位内部管理制度及行业规范，防范合规风险，提升采购效率与资金使用效益。具体场景包括但不限于：办公用品采购、设备采购、服务外包采购、工程物资采购等各类合规采购需求。二、采购合规管理流程步骤（一）需求发起与确认需求提出：采购需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》（详见第三部分），明确采购内容、规格型号、数量、预算金额、用途、交付时间等关键信息，并附相关支撑材料（如部门年度采购计划、项目立项文件、技术参数说明等）。部门初审：需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，确认无误后签字，并提交至采购管理部门。需求复核：采购管理部门对采购需求是否符合单位采购政策（如是否属于集中采购目录、是否达到公开招标限额等）、技术参数是否规范、预算是否在部门年度预算额度内进行复核，提出复核意见。（二）采购方式确定与审批采购方式选择：根据采购金额、项目性质及单位采购管理办法，采购管理部门确定采购方式（如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等），并说明选择依据。采购方案审批：采购管理部门编制采购方案（含采购方式、供应商资格条件、评审标准、时间安排等），按审批权限逐级报批。例如：单次采购金额在1万元以下的，由采购管理部门负责人审批；1万-5万元的，由分管采购的领导审批；5万元以上的，提交单位采购工作领导小组审批。（三）供应商选择与合同签订供应商寻源：采购管理部门通过公开渠道（如采购网、单位合格供应商库、行业平台等）发布采购信息，或向符合资格条件的供应商发出邀请。供应商资格审查：对参与响应的供应商进行资格审核（包括营业执照、相关资质证书、财务状况、业绩信誉等），保证供应商具备履约能力。评审与定标：组建评审小组（由采购部门、需求部门、财务部门及技术人员组成，必要时邀请外部专家），按照评审标准对供应商进行评审，确定中标候选人，公示无异议后报批定标。合同拟定与审批：采购管理部门根据中标结果拟定采购合同，明确双方权利义务、质量标准、交付时间、付款方式、违约责任等条款，按合同审批流程报批（通常需法务部门审核、单位负责人签字）。（四）采购执行与交付订单下达：合同签订后，采购管理部门向供应商下达采购订单，明确交货细节，并同步需求部门。履约跟踪：采购管理部门及需求部门共同跟踪供应商生产/备货进度，保证按合同约定时间交付。如遇延期，及时与供应商沟通，必要时启动违约条款。交付验收：供应商交付货物或提供服务后，由需求部门牵头组织验收（必要时邀请技术部门、质量部门参与），对照合同及技术参数进行核对，形成《验收报告》，确认合格后签字确认。（五）付款与资料归档付款申请：采购管理部门凭《采购申请表》《采购合同》《验收报告》等资料，向财务部门申请付款。财务审核与支付：财务部门审核资料的完整性、合规性及付款条件，确认无误后按合同约定方式办理付款。资料归档：采购管理部门将采购全流程资料（含申请表、审批文件、供应商响应文件、评审记录、合同、验收报告、付款凭证等）整理归档，保证可追溯、可审计，保存期限符合单位档案管理规定。三、采购申请表（模板）采购申请表申请基本信息内容申请部门申请人*某某联系方式（单位内部固话或分机号，禁止填写私人电话）申请日期年月日采购项目信息项目名称采购类别□物资类（办公设备/耗材/原材料等）□服务类（咨询/维修/外包等）□工程类规格型号/服务要求（需详细描述，如技术参数、服务内容、质量标准等）需求数量预算单价（元）预算总价（元）（大写：）资金来源□部门预算□专项经费□其他交付时间年月日前用途说明（简述采购项目对业务开展的必要性）供应商推荐信息（如有）供应商名称推荐理由（如：唯一供应商、合作历史良好等）附件清单□部门年度采购计划□项目立项批复□技术参数说明□其他：审批流程需求部门负责人签字：日期：采购管理部门复核意见：日期：分管领导审批意见：日期：（如需）采购工作领导小组审批：日期：四、关键注意事项预算控制优先：采购申请必须控制在部门年度预算额度内，超预算采购需按预算调整流程报批，严禁无预算、超预算采购。供应商资质合规：供应商必须具备合法经营资格及相关行业资质（如特种设备生产许可证、ISO认证等），避免选择被列入失信名单或行政处罚的供应商。审批权限规范：严格按照单位采购管理办法规定的权限履行审批手续，不得越权审批或简化流程，保证每个环节责任到人。资料完整留存：采购全流程资料需真实、准确、完整，避免缺失或涂改，资料保存期限不少于5年（具体按单位档案管理要求执行）。禁止违规行为：不得拆分采购项目规