办公费用管控制度

办公费用管控制度为了加强公司办公费用的管理，合理控制办公费用支出，提高资金使用效率，特制定本。办公用品管理1.采购管理办公用品采购实行预算管理，各部门需于每月末根据实际需求和工作安排，填写《办公用品采购预算申请表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量、预计单价等信息，经部门负责人审核后报行政部门汇总。行政部门对各部门提交的采购预算进行审核，结合公司库存情况和历史采购数据，编制公司月度办公用品采购预算，报财务部门和公司领导审批。审批通过后，行政部门按照预算进行采购。采购人员应选择信誉良好、价格合理、质量可靠的供应商进行采购。对于常用办公用品，可与供应商签订长期供货合同，以获得更优惠的价格和服务。采购人员在采购过程中，应严格按照采购预算和审批要求进行采购，不得擅自更改采购品种、数量和规格。如因特殊情况需要变更采购内容，需重新履行审批手续。2.库存管理行政部门应建立办公用品库存管理制度，设置专门的办公用品仓库，配备专人负责库存管理。办公用品入库时，仓库管理人员应根据采购发票和送货清单，对办公用品的品种、数量、规格、质量等进行严格验收，验收合格后办理入库手续，登记库存台账。办公用品应按照类别、规格、型号等进行分类存放，做到整齐有序、标识清晰。同时，应定期对库存办公用品进行盘点，确保账实相符。对于库存积压的办公用品，行政部门应及时进行清理和处理，可采取内部调剂、降价促销等方式，减少库存占用资金。3.领用管理各部门员工需领用办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，注明领用办公用品的名称、规格、数量等信息，经部门负责人审批后到行政部门办理领用手续。行政部门应根据员工的工作需要和办公用品的使用情况，合理控制领用数量。对于一些价值较高、使用周期较长的办公用品，如电脑、打印机等，应实行以旧换新制度。员工领用办公用品后，应妥善保管和使用，不得随意丢弃或浪费。如因个人原因造成办公用品损坏或丢失，应照价赔偿。办公设备管理1.采购管理办公设备采购实行严格的审批制度。各部门因工作需要购置办公设备时，应填写《办公设备采购申请表》，详细说明购置设备的名称、规格、型号、数量、用途、预算金额等信息，经部门负责人审核、行政部门和财务部门会签后，报公司领导审批。对于金额较大的办公设备采购，应进行市场调研和招标采购，选择性价比高的产品。同时，应与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务。采购人员在采购办公设备时，应要求供应商提供设备的质量保证、售后服务等相关承诺，并索取发票和保修卡等凭证。2.使用管理各部门应指定专人负责办公设备的使用和管理，定期对设备进行清洁、维护和保养，确保设备的正常运行。员工在使用办公设备时，应严格按照操作规程进行操作，不得擅自更改设备的设置和参数。如因操作不当造成设备损坏，应承担相应的维修费用。办公设备原则上仅供公司内部使用，不得外借。如因特殊情况需要外借，需经公司领导批准，并办理相关手续。3.维修和报废管理办公设备出现故障时，使用部门应及时通知行政部门安排维修。行政部门应根据设备的故障情况，联系供应商或专业维修人员进行维修。维修费用应严格控制，对于维修费用过高或设备使用寿命已到的办公设备，应及时申请报废。报废申请应经行政部门、财务部门和公司领导审批后，按照相关规定进行处理。办公费用报销管理1.报销范围办公费用报销范围包括办公用品采购费用、办公设备购置费用、办公设备维修费用、水电费、通讯费、网络费等与办公相关的费用。2.报销流程员工在发生办公费用支出后，应及时取得合法有效的发票和相关凭证，并填写《费用报销单》，注明费用的名称、金额、用途等信息。《费用报销单》需经部门负责人审核、财务部门审核和公司领导审批后，方可到财务部门办理报销手续。财务部门应严格按照公司的财务制度和报销标准对报销凭证进行审核，对于不符合规定的报销凭证，应予以退回。3.报销标准办公用品采购费用应按照公司的采购预算和审批要求进行报销，不得超出预算范围。办公设备购置费用应按照公司的固定资产管理规定进行报销，对于金额较大的设备购置，应进行固定资产登记。水电费、通讯费、网络费等费用应按照实际发生额进行报销，同时应提供相关的缴费凭证。监督与考核1.监督机制行政部门和财务部门应定期对各部门的办公费用使用情况进行检查和监督，发现问题及时提出整改意见。公司内部审计部门应不定期对办公费用的管理和使用情况进