办公自动化信息系统分析课件

5）某企业记录控制的数据流程图设计根据企业记录控制的任务和程序，我们可以设计出相应的数据流程图。（1）企业记录控制系统顶层（第一层）数据流程图由于数据流程图是分层次的，绘制时采取自顶向下逐层分解的办法。首先画出企业记录控制系统顶层（第一层）数据流程图。顶层数据流程图只有一张，它说明了系统的总的处理功能、输入和输出。如图5-14所示。2026/1/61精品课件图5-14企业记录控制系统顶层（第一层）数据流程图P0企业记录控制供方接收单位借阅或索取者文件控制D1文件控制程序需要传递的记录记录传阅单记录传阅单回执供方的记录文件/记录借阅登记表记录清单文件/记录2026/1/62精品课件（2）企业记录控制系统顶层（第一层）数据流程图分解下一步是对顶层数据流程图中的“处理”进行分解，也就是将企业记录控制系统顶层（第一层）数据流程图分解为记录的设计和审批、记录处理与查询、记录的存储三个部分。由此可以将图5-14展开成图5-15。2026/1/63精品课件图5-15企业记录控制系统顶层（第一层）数据流程图分解2026/1/64精品课件（3）企业记录的设计和审批处理框分解展开根据企业记录控制工作程序，将记录的设计和审批处理框分解展开为三个模块：*对记录统一编号标识、建立记录清单和审核领用单处理模块；*根据工作需要提出记录表格设计更改；填写“记录领用单”、“记录清单”处理模块；*按现行的格式对记录进行印刷、入库处理模块。由此将图5-15处理框p1展开成图5-16。2026/1/65精品课件图5-16记录的设计和审批处理框分解展开2026/1/66精品课件（4）企业记录处理与查询处理框分解展开根据企业记录控制工作程序，将记录处理与查询处理框分解展开为：*对当年使用的各种记录进行分类整理；传阅处理模块；*审核模块；*填写“记录处理审批单”；复制、处理的实施处理模块；*批准借阅及记录处理模块。由此将图5-15处理框p2展开成图5-17。2026/1/67精品课件图5-17企业记录处理与查询处理框分解展开2026/1/68精品课件

数据流程图描述了系统的组成、各部分之间的联系，但没说明系统中各成分的含义。需要其他工具对数据流程图加以补充说明。数据字典就是其工具之一。

数据字典，主要用来描述数据流程图中的数据流、数据存储、处理过程和外部实体。

5.3.4数据字典2026/1/69精品课件1．数据字典的含义所谓数据字典，是在新系统数据流程图的基础上，进一步定义和描述所有数据的工具，包括对一切动态数据（数据流）和静态数据（数据存贮）的数据结构和相互关系的说明，是数据分析和数据管理的重要工具，是系统设计阶段进行数据库（文件）设计的参考依据。2026/1/610精品课件数据字典把数据最小组成单位看成是数据元素（基本数据项），若干个数据元素可以组成一个数据结构（组合数据项）。数据结构是一个递归概念，即数据结构的成分也可以是数据结构。数据字典通过数据元素和数据结构来描写数据流、数据存储的属性。它们之间的关系如图所示：

2026/1/611精品课件2．数据字典的内容数据字典的内容主要是对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体等六个方面进行具体的定义。数据流程图配以数据字典，就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行完整的描述。数据字典中有六类条目：数据元素数据结构数据流数据存储处理过程外部实体2026/1/612精品课件1）数据项的定义（数据元素）数据项又称数据元素，是数据的最小单位（见图5-18）,也就是不可再分的数据单位,如学号、姓名等。分析数据特性应从静态和动态两个方面去进行。在数据字典中，仅定义数据的静态特性，具体包括：①数据项的名称、编号、别名和简述；②数据项的长度；③数据项的取值范围；2026/1/613精品课件图5-18数据项定义数据元素条目名称：项目名称 总编号：ZJ-7.3-0501别名： 编号：0501说明：数据值类型：离散类型：字符长度：16有关数据结构：设计开发评审报告、设计开发验证报告、设计开发任务书、设计开发输入清单、设计开发输出清单2026/1/614精品课件名称：数据元素的名称要尽量反映该元素的含义，便于理解和技艺。别名：一个数据元素，可能其名称不止一个，若有多个名称，则需要加以说明。类型：说明取值是字符型还是数字型等。取值范围和取值的含义：指数据元素可能取什么值或每个值代表的意思。长度：指出该数据元素有几个数字或字母组成。2026/1/615精品课件2026/1/616精品课件2)数据结构的定义

数据结构描述某些数据项之间的关系（见图5-19）。一个数据结构可以由若干个数据项组成；也可以由若干个数据结构组成，还可以由若干个数据项和数据结构组成。

数据字典中对数据结构的定义包括以下内容：①数据结构的名称和编号；②数据结构的简述③数据结构条目2026/1/617精品课件图5-19数据结构的定义数据结构条目名称：型材设计可行性分析意见表总编号：ZJ-7.3-0511说明：进行型材设计可行性分析时填写的评审意见表编号：0511结构：项目名称有关的数据流：设计开发项目负责人的输入、输出清单评审时间评审人员数量：部门职务或职称评审内容评审结论备注

2026/1/618精品课件

一个数据结构可以包括若干个数据元素或（和）数据结构。这些成分中有三种特殊情况：（1）任选项这是可以出现，也可以省略的项，用“[]"表示。（2）必选项在两个或多个数据项中，必须出现其中的一个称为必选项。

例如:任何一门课程是必修课或选修课,二者必选其一。用“{}”表示。（3）重复项既可以多次出现的数据项。用“*”表示。

例如：本人简历中的“细节项”在一张登记卡中可重复多次。2026/1/619精品课件2026/1/620精品课件3)数据流的定义数据流由一个或一组固定的数据项组成（见图5-20）。定义数据流时，不仅要说明数据流的名称、组成等，还应指明它的来源、去向和数据流量等。关于数据流，在数据字典中描述以下属性：（1）数据流的来源（2）数据流的去向（3）数据流的组成（4）数据流的流通量：单位时间内数据传输的次数。（5）高峰时的流通量2026/1/621精品课件图5-20数据流定义数据流条目名称：设计开发的输入、输出清单总编号：ZJ-7.3-0514说明：编号：0514数据流来源：P3数据流去向：P5.1流通量：包含的数据结构：项目名称项目负责人设计开发输入（附相关资料）设计开发输出（附相关资料）评审部门/人员备注2026/1/622精品课件2026/1/623精品课件4）处理逻辑的定义

对于数据流程图中的处理框，需要在数据字典中描述处理框的编号、名称、功能的简要说明，有关的输入、输出。处理逻辑的定义仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明（见图5-21）。处理过程条目名称：填写设计文件更改申请表总编号：ZJ-7.3-0515说明：填写更改意见并附相关资料编号：0515输入：P5.4->P5.5，P5.6->P5.5输出：P5.5->P5.6处理：根据评审意见提出更改建议，并附上相关资料递交主管经理审批后方可对设计进行必要更改。图5-21处理逻辑的定义2026/1/624精品课件5）数据存储的定义

数据存储在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，而不涉及它的物理结构（见图5-22）。主要描写该数据存储的结构，及有关的数据流、查询要求。数据存储数据存储编号：F03-08数据存储名称：记录单简述：存放型材的库存量和单价数据存储组成：配件编号十配件名称十单价十库存量十备往关键字：配件编号相关联的处理：P3、P4图5-22数据存储定义2026/1/625精品课件6）外部实体的定义

外部实体定义包括：外部实体编号、名称、简述、及有关数据流的输入和输出等（见图5-23）。外部实体外部实体编号：S03-01总编号：ZJ-7.3-0517外部实体名称：用户、使用单位

编号：0517简述：购置本单位产品的用户输入的数据流：新产品输出的数据流：设计开发给予确认书图5-23外部实体定义2026/1/626精品课件5.3.5泡泡表示法(BubbleChart)

由于不同国家和组织都有自己的系统开发标准与图表工具，因此，虽然都称为数据流图，各自的表示符号和方法并不同。泡泡图（BubbleChart）是数据流图的另外一种表示方法，因用圆圈代表处理，故取名为泡泡图。这种方法符号简单，使用方便，可以不考虑布局。一般来说，若用于画数据流图，则较适于徒手草图的绘制。泡泡表示法的符号如下：2026/1/627精品课件图5-24泡泡表示法的符号表示表示处理表示数据存储表示数据流表示外部实体2026/1/628精品课件应