员工离职管理标准化操作流程

员工离职管理标准化操作流程一、适用情形本流程适用于公司各类员工因主动辞职、劳动合同终止（如到期、退休）、协商解除劳动合同或公司业务调整等原因需办理离职手续的全过程。无论是正式员工还是试用期员工，均需遵循本流程，保证离职工作规范、有序，保障员工个人权益与公司运营平稳过渡。二、操作步骤详解（一）离职申请阶段员工发起申请主动离职员工需提前提交书面离职申请，注明姓名、工号、所属部门、岗位、预计离职日期及离职原因。试用期内员工需提前3天通知，正式员工需提前30天通知（双方协商一致可缩短）。员工可通过OA系统或线下提交《离职申请表》，部门负责人收到后需在2个工作日内确认接收。部门初步审核部门负责人审核离职原因的合理性，评估员工离职对部门工作的影响。若为关键岗位员工，需启动《岗位替代预案》，保证工作衔接。审核通过后，部门负责人在《离职申请表》中签署意见，转交人力资源部（以下简称“HR”）复核。（二）审批与交接准备阶段HR复核与审批HR核对员工入职信息、劳动合同期限、考勤记录、培训协议等，确认是否符合离职条件（如是否存在未结清的违约金、培训服务期等）。审批权限：一般员工由HR经理审批；部门负责人及以上岗位需由分管副总经理及总经理审批。审批结果需在3个工作日内反馈至员工及部门。制定交接计划审批通过后，部门负责人组织员工与工作接收人共同制定《工作交接清单》，明确交接项目（含工作内容、客户资料、系统账号、文件资料、资产设备等）、交接标准、完成时限及双方责任。交接计划需同步抄送HR备案，保证交接内容无遗漏。（三）工作交接执行阶段逐项交接与确认员工按照《工作交接清单》逐项办理交接，接收人需当场核对交接内容的完整性（如文件是否齐全、设备是否完好、系统权限是否及时撤销等）。每完成一项交接，双方在清单中签字确认，交接过程需有部门负责人或指定监交人全程监督，保证责任清晰。特殊事项处理涉及客户资源、商业秘密的项目，需签订《保密承诺书》，明确离职员工在离职后仍需履行的保密义务。未完成的工作需明确后续处理方案，包括责任人、完成时间及进度反馈机制。（四）离职面谈与手续办理阶段离职面谈HR在员工离职前安排面谈，知晓员工离职的真实原因、对公司管理及文化的意见建议，记录并整理《离职面谈记录表》。面谈需保持尊重与真诚，对于员工提出的合理问题，需明确答复或反馈至相关部门。手续办理员工至HR办理以下手续：（1）核对考勤记录、薪资结算（含未发工资、年假补偿等）；（2）签订《解除劳动合同证明》（注明离职原因，不得含有歧视性内容）；（3）办理社保、公积金停缴手续及转移指南。员工至行政部门办理物品归还（如工牌、电脑、钥匙等），确认无损坏后签字。（五）后续跟进与资料归档阶段薪资与福利结算HR在员工离职后15个工作日内完成薪资核算，通过银行转账支付至员工指定账户，并出具《薪资结算单》。资料归档HR整理员工离职资料（含离职申请表、交接清单、面谈记录、解除劳动合同证明等），纳入员工档案统一保存，保存期限不少于劳动合同终止后2年。工作交接复盘部门负责人在员工离职后1周内，组织交接接收人复盘交接工作，评估是否存在遗留问题，并将结果反馈至HR，持续优化交接流程。三、配套表格模板表1：离职申请表项目内容姓名*某工号X所属部门市场部岗位市场专员入职日期2022年3月1日预计离职日期2024年5月31日离职原因个人职业发展规划调整部门负责人意见同意，已安排交接人*某，保证工作平稳过渡HR审批意见同意，按流程办理后续手续申请人签字___________日期2024年5月10日表2：工作交接清单序号交接项目交接内容说明接收人完成状态交接人签字监交人签字日期1客户资料A客户合同（2023-2024年）及沟通记录*某已完成*某*经理2024.5.252系统账号OA系统权限、CRM系统账号及密码*某已完成*某*经理2024.5.253办公设备公司配发笔记本电脑（SN:56）行政部已完成*某*助理2024.5.264未完成工作6月市场推广方案初稿（已提交至*经理）*某已完成*某*经理2024.5.25表3：离职面谈记录表面谈对象*某所属部门市场部面谈时间2024年5月28日14:00-15:00面谈地点会议室A面谈人HR*经理离职原因个人发展主要反馈内容1.希望公司增加跨部门培训机会；2.考勤制度可更灵活改进建议1.整理各部门培训需求，下半年开展专项培训；2.调研弹性考勤可行性员工签字___________面谈人签字___________日期2024年5月28日表4：物品归还清单物品名称规格型号数量领取日期归还状态经办人签字日期工牌市场部-202400112022.3.1正常*某2024.5.26办公钥匙3楼-30112022.3.1正常*某2024.5.26员工手册2022版12022.3.1正常*某2024.5.26四、执行要点提示沟通规范离职全程需保持专业、尊重的态度，避免与员工发生争执。对于员工的合理诉求，需及时回应并协调解决，维护公司良好雇主形象。交接完整性工作交接需覆盖所有与岗位相关的内容，特别是涉及数据、客户、知识产权等敏感信息，需保证接收人完全掌握，避免因交接不清导致工作中断或信息泄露。法律合规严格遵循《劳动合同法》规定，不得克扣员工工资或违规解除劳动合同。《解除劳动合同证明》需客观填写离职原因，不得含有侮辱性或虚假信息