2026年跨境营销策划公司办公设备使用与维护制度

2026年跨境营销策划公司办公设备使用与维护制度第一章总则第一条为规范公司办公设备的使用与维护管理，保障设备正常稳定运行，提高工作效率，延长设备使用寿命，控制运维成本，结合跨境营销策划行业办公设备依赖度高、涉及业务数据处理的实际特点，根据国家相关法律法规及公司资产管理规定，特制定本制度。第二条本制度所称办公设备，是指公司为保障日常运营及业务开展配置的各类办公用硬件设备，包括计算机（台式机、笔记本电脑）、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、传真机、服务器、网络设备（路由器、交换机等）、移动存储设备（U盘、移动硬盘）、办公电话及其他辅助办公设备。第三条本制度适用于公司各部门及全体员工，涵盖办公设备的采购、领用、使用、日常维护、故障报修、报废等全流程管理。第四条办公设备使用与维护管理遵循“谁使用、谁负责，规范操作、定期维护，按需配置、高效利用”的原则，实行分级管理责任制，确保设备管理责任落实到岗、到人。第五条公司IT部门是办公设备使用与维护的归口管理部门，负责办公设备的统筹规划、采购审核、技术支持、维护检修、台账管理及报废处置等工作；行政部门协助IT部门开展设备采购对接、领用登记等事务性工作；各部门负责人负责本部门办公设备使用与维护的监督管理；全体员工需严格遵守本制度规定，规范使用办公设备并配合做好维护工作。第二章职责分工第六条IT部门主要职责（一）负责制定办公设备配置标准、使用规范及维护流程，建立健全办公设备管理台账，详细记录设备名称、型号、规格、采购时间、价格、使用人、所在部门、维护记录、报废情况等信息；（二）负责办公设备采购的技术审核，根据各部门需求及公司实际情况，提出设备采购建议，协助行政部门选择合格供应商，确保采购设备符合业务需求及技术标准；（三）负责办公设备的安装调试、系统部署及使用培训工作，指导员工正确使用设备及相关软件；（四）负责办公设备的日常维护与定期检修，制定维护计划，定期对设备进行巡检、性能优化、病毒查杀及系统升级，及时发现并处理设备潜在故障；（五）负责受理员工提交的设备故障报修，及时组织技术人员进行维修，无法自行维修的，联系外部专业维修机构处理，并跟踪维修进度；（六）负责办公设备的报废审核与处置工作，对达到报废标准的设备，按规定流程办理报废手续，监督报废设备的妥善处理，防止数据泄露及资产流失。第七条行政部门主要职责（一）协助IT部门开展办公设备采购工作，负责采购流程对接、合同签订、费用结算等事务性工作；（二）负责办公设备的领用登记、发放及回收工作，配合IT部门更新设备管理台账；（三）协助IT部门开展办公设备使用规范的宣传教育，督促各部门及员工落实设备使用与维护要求。第八条各部门主要职责（一）根据本部门工作需求，合理提出办公设备配置申请，配合IT部门开展设备采购调研工作；（二）监督本部门员工规范使用办公设备，制止违规操作行为，确保设备正常使用；（三）协助IT部门开展本部门办公设备的日常维护与定期检修工作，及时上报设备故障情况。第九条员工主要职责（一）严格按照设备使用规范操作办公设备，认真学习设备使用知识，熟悉设备基本功能及操作流程；（二）负责本人使用办公设备的日常保管与基础维护，保持设备清洁，避免设备受潮、碰撞、挤压等损坏；（三）及时发现设备异常情况，第一时间向IT部门提交报修申请，说明故障现象，配合技术人员开展维修工作；（四）离职或岗位调整时，按规定办理办公设备交接手续，确保设备完好、相关数据妥善处理。第三章办公设备使用管理第十条设备领用与登记（一）员工因工作需要领用办公设备的，需通过OA系统提交《办公设备领用申请单》，注明设备名称、型号、领用原因、使用期限等信息，经部门负责人审核、IT部门及行政部门确认后，到行政部门办理领用登记手续；（二）领用设备时，领用人员需现场检查设备外观、性能及配件完整性，确认无误后在领用登记册上签字确认；行政部门及IT部门需同步更新设备管理台账，明确设备使用人及所在部门；（三）办公设备领用后，使用人即为设备直接责任人，负责设备的日常使用、保管及基础维护。第十一条通用使用规范（一）员工需严格按照设备操作说明书及IT部门指导的流程使用办公设备，严禁违规操作、野蛮使用设备；（二）严禁私自拆卸、改装办公设备，严禁更换设备核心配件或修改设备系统配置；确需改装或修改配置的，需提前向IT部门提交申请，经批准后由专业技术人员操作；（三）办公设备使用过程中，如出现异常响声、过热、报错等情况，需立即停止使用，关闭电源，及时提交报修申请，不得自行尝试维修；（四）下班或长时间不使用设备时，需关闭设备电源，拔掉电源插头（部分需持续运行的设备除外，如服务器），防止设备损坏或引发安全隐患；（五）保持设备使用环境整洁、通风，避免在设备周边堆放杂物、易燃易爆物品，远离水源、热源及强磁场。第十二条专项设备使用规范（一）计算机设备：1.严禁安装盗版软件、未经授权的应用软件及游戏程序，严禁下载、传播病毒文件及不良信息；2.定期清理计算机系统垃圾文件，及时更新操作系统及杀毒软件，定期进行病毒扫描；3.妥善保管计算机登录密码，严禁转借他人使用，防止数据泄露；4.存储有公司核心业务数据、客户信息等敏感数据的计算机，需开启加密保护功能，离开座位时锁定计算机。（二）网络设备：1.严禁私自接入无线路由器、交换机等网络设备，严禁修改网络设备配置及IP地址；2.网络设备出现断网、卡顿等问题时，及时向IT部门反馈，由专业人员排查处理。（三）移动存储设备：1.用于存储公司业务数据的移动存储设备，需由IT部门进行加密处理，严禁用于存储个人文件或接入外部公共计算机；2.外接移动存储设备前，需先进行病毒扫描，确认安全后再使用；3.移动存储设备丢失或损坏时，需立即向IT部门报告，说明存储数据情况，配合开展数据安全处置工作。（四）打印复印设备：1.按需求合理打印、复印文件，避免浪费纸张、耗材；2.打印、复印完成后，及时取走文件，防止敏感信息泄露；3.发现耗材不足时，向IT部门提交耗材补充申请；4.设备出现卡纸、缺纸等情况时，按操作说明规范处理，无法处理的及时报修。第四章办公设备维护管理第十三条日常维护要求（一）员工每日使用办公设备前，需检查设备外观是否完好、配件是否齐全，开机后检查设备运行是否正常；使用过程中保持设备清洁，定期用干净的抹布擦拭设备表面灰尘；（二）IT部门每周对公司公共办公设备（如打印机、复印机、投影仪等）进行一次基础维护，检查设备运行状态、耗材剩余量，清理设备内部纸屑、灰尘等；（三）每月对服务器、网络设备等核心设备进行一次性能检查与优化，确保设备稳定运行。第十四条定期检修管理（一）IT部门每季度制定办公设备定期检修计划，明确检修范围、内容、时间及责任人，对公司所有办公设备开展全面检修；（二）检修内容包括设备硬件性能、软件运行状态、安全防护措施、耗材使用情况等，对发现的问题及时进行维修或更换配件；（三）检修完成后，IT部门需做好检修记录，更新设备管理台账，对存在重大故障隐患的设备，及时提出处理建议。第十五条故障报修与维修流程（一）员工发现办公设备故障后，需通过OA系统或书面形式提交《办公设备故障报修单》，详细注明设备名称、型号、故障现象、使用人、所在部门等信息；（二）IT部门接到报修申请后，需在1个工作日内响应，安排技术人员对故障设备进行排查；（三）故障可现场解决的，技术人员立即开展维修；无法现场解决的，将设备带回维修室处理，或联系外部专业维修机构；需要更换配件的，按公司采购流程办理配件采购手续；（四）维修完成后，技术人员需测试设备运行状态，确认故障排除，同时更新维修记录；行政部门及使用部门需对维修结果进行确认；（五）维修费用按公司财务管理制度办理报销手续，IT部门需留存维修合同、发票等相关凭证。第五章办公设备领用与报废管理第十六条设备领用与归还（一）临时领用办公设备（如投影仪、笔记本电脑等）的，需明确领用期限，到期后及时归还至行政部门，行政部门检查设备完好情况后，更新台账；（二）员工离职或岗位调整时，需将本人使用的办公设备归还至行政部门，IT部门对设备进行全面检测，清理设备内存储的个人及公司数据，确认设备完好后，办理交接手续；设备存在损坏或配件缺失的，按公司相关规定处理。第十七条设备报废标准符合下列条件之一的办公设备，可申请报废：（一）达到规定使用年限（如计算机使用年限一般为5年，打印机、复印机使用年限一般为3-5年），性能严重下降，无法满足工作需求，且维修费用过高的；（二）设备因意外事故、自然灾害等原因造成严重损坏，无法修复的；（三）设备技术落后，已被淘汰，且无法兼容公司现有系统及业务需求的；（四）维修费用累计达到设备购置原值50%以上，且修复后性能仍无法保障的；（五）存在重大安全隐患，无法通过维修消除的。第十八条报废流程（一）各部门对达到报废标准的办公设备，提交《办公设备报废申请单》，注明设备基本信息、报废原因、使用年限等，经部门负责人审核后，提交IT部门；（二）IT部门对申请报废的设备进行技术鉴定，确认符合报废标准后，提出报废处置建议，报公司管理层审批；（三）审批通过后，IT部门对报废设备进行数据彻底清理，确保数据无法恢复；行政部门配合办理资产核销手续；（四）报废设备的处置需选择正规机构，可采取回收、拆解等方式，避免环境污染；涉及核心设备或存储敏感数据的设备，需由IT部门全程监督处置过程。第六章监督考核与责任追究第十九条监督检查机制IT部门联合行政部门定期对办公设备使用与维护制度的执行情况进行监督检查，重点检查设备使用规范落实情况、维护记录完整性、故障报修及时性、设备完好率等，检查结果定期向公司管理层汇报；对检查中发现的问题，及时下达整改通知，跟踪整改落实情况。第二十条考核评价公司将办公设备使用与维护管理工作纳入各部门及员工的年度绩效考核体系，考核指标包括设备完好率、违规操作发生率、故障报修及时率、维护配合度等；对严格遵守本制度、设备管理成效显著的部门和个人，公司给予表彰或适当的物质奖励。第二十一条责任追究对违反本制度规定，存在下列行为之一的，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、责令整改、扣减绩效考核分数、赔偿经济损失等处理；构成违法犯罪的，移交司法机关处理：（一）违规操作、野蛮使用办公设备，导致设备损坏或性能下降的；（二）私自拆卸、改装办公设备，修改设备配置或更换核心配件的；（三）在办公设备上安装盗版软件、传播病毒文件，导致设备故障或数据泄露的；（四）丢失、损坏公司办公设备，或未按规定办理领用、交接、归还手续的；